La Guía Completa sobre la Ley ESIGN

Sin ella, la firma de documentos en línea podría no ser posible. Al menos no de la manera en que lo pensamos. Estamos hablando de la Ley ESIGN, también conocida como la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional. Más que cualquier otra legislación, esa única ley (aprobada en 2000) es responsable de definir y codificar las leyes relacionadas con las firmas electrónicas.

Pero, a menos que le guste leer largos PDFs a nivel del Congreso en línea, puede ser difícil comprender la Ley ESIGN. ¿Qué incluye? ¿Qué significa esto para el 2021 y más allá? Para resumir, hemos elaborado una breve guía sobre la Ley ESIGN y cómo afecta nuestras vidas hoy en día.

Llámelo el “oeste salvaje.” Antes del año 2000, la gente todavía estaba descubriendo cómo utilizar esta cosa que llamamos Internet. El auge de la popularidad de Internet en la década de 1990 significó que más personas estaban haciendo negocios en línea que nunca. En 1999, varios proyectos de ley relacionados con la definición del comercio “electrónico” comenzaron a aparecer. Para el 2000, tenía más sentido combinarlos en una legislación integral que se convirtió en la Ley ESIGN.

También conocida como la Ley E-Sign, esta legislación se propuso lograr algunas metas clave:

• Definir “eléctrico” para ayudar a establecer un marco legal para esta y futuras regulaciones, especialmente en lo que se relaciona a cualquier forma electrónica en línea.
• Establecer qué registros electrónicos deben mantener las instituciones para verificar las firmas electrónicas.
• Definir los parámetros de lo que constituye una firma electrónica válida de cualquiera de las partes.

La ley entró en vigor el 1 de octubre de 2000. Si eso suena bastante ágil para Washington, es porque ESIGN no estableció un nuevo organismo regulador. En cambio, ayudó a los tribunales a definir lo que constituye un contrato bajo la ley vigente.

Veamos las disposiciones principales de la Ley ESIGN, según la FDIC:

• Consentimiento previo. En términos simples, ¿refleja una firma el consentimiento de alguien que acepta el contrato? Más sobre esto a continuación.
• Requisitos de hardware y software. No se puede firmar un contrato y luego ignorar a alguien más que lo firmó. La Ley ESIGN estableció que el consumidor debe tener un acceso razonable a estos registros, así como ver todo lo que necesita visualizar.
• Mantenimiento de registros. Y hablando de registros, ESIGN requiere que las instituciones financieras mantengan registros válidos de estas firmas electrónicas. 
• Definiciones. La Ley ESIGN también fue diseñada para domar el oeste salvaje de Internet. ¿Parte de la manera en que pudo lograr eso? Proporcionó definiciones de palabras como “consumidor”, “electrónico”, “agente electrónico”, “registro electrónico”, “información” y más. Hoy en día, las leyes sobre registros electrónicos pueden referirse a la Ley ESIGN para fundamentar definiciones previamente establecidas.

¿Qué sucedió cuando se aprobó la Ley ESIGN? Lo más importante, proporcionó respuestas a dos preguntas clave:

• ¿Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes y exigibles? Sí, siempre que una empresa mantenga registros electrónicos precisos de las firmas. Cuando lo hace, es como si hubiera firmado los documentos en persona.
• ¿Esto aplica en todo Estados Unidos? ¿Globalmente? La Ley ESIGN se aplica a los ciudadanos estadounidenses y se relaciona con el comercio interestatal, pero no tiene jurisdicción sobre otros ciudadanos. La Ley ESIGN se aplica a los ciudadanos estadounidenses y se relaciona con el comercio interestatal, pero no tiene jurisdicción sobre otros ciudadanos. Los ciudadanos de EE. UU. aún pueden firmar documentos incluso si están fuera del país.

La Ley ESIGN establece, en esencia, qué hace que una firma electrónica sea válida según la legislación de EE. UU. Al hacer esto, extendió los contratos legalmente vinculantes más allá del mundo en papel y hacia el mundo digital. Esta fue una forma esencial de mantener los negocios en movimiento, particularmente para cualquiera que trabajara de forma remota.

¿Una de las razones por las que el Congreso actuó para codificar las firmas electrónicas en la ley? Las firmas electrónicas eran una tendencia creciente en todo el mundo, y el Congreso no quería que los estadounidenses se quedaran atrás.

Sin embargo, eso no quiere decir que los tribunales estadounidenses reconozcan cualquier antigua firma electrónica. Requirió que cualquier persona que firme documentos como estos tenga acceso a la misma tecnología de autenticación; de lo contrario, cualquier persona de todo el mundo podría firmar en nombre de alguien más y crear un contrato no vinculante. Por esa razón, ESIGN ayudó a codificar qué tipo de medidas de seguridad y autenticación deben estar en su lugar para un contrato válido.

No todas las firmas digitales serán válidas. De hecho, la ley deja bastante claro cuáles contratos no son válidos. Parte de la razón detrás de ESIGN fue ayudar a codificar qué condiciones deben cumplirse para que una firma electrónica tenga el mismo peso legal que una firma en persona.

Para cumplir con la Ley ESIGN, un contrato necesita lo siguiente:

• Intención de firmar. Si alguien presenta una firma digital y otra persona levanta esa firma, la roba y la aplica a un contrato, entonces el firmante original no debería ser responsable. Eso está en el corazón de lo que hace que la Ley ESIGN sea tan importante. Solo porque su firma digital podría estar disponible en la web no significa que cualquiera pueda firmar su nombre y esperar que sea un contrato válido.
• Consenso para hacer negocios electrónicamente. ¿La razón por la cual a menudo ve firmas de “Acepto” cuando firma documentos en línea? Necesita consentir hacer negocios electrónicamente. Parece una formalidad, pero es importante establecer que no está haciendo algo solo porque algún formulario en línea se lo sugirió. Necesita otorgar su consentimiento.
• Asociación clara de la firma. Esta es la misma regla que se aplica fuera de línea. ¿Su firma coincide con usted? ¿Es la firma suya? 
• Mantenimiento de registros. Es un problema clásico. “Si un árbol cae en un bosque y nadie lo escucha, ¿hace ruido?” Lo mismo ocurre con los contratos. Si nadie puede proporcionar evidencia de que se realizó un contrato porque no lo mantuvieron en sus registros, entonces es difícil probar que existe un contrato. Lo mismo ocurre con los registros electrónicos. La Ley ESIGN estableció que cada parte necesita mantener los registros del contrato firmado para probar que se realizó el acuerdo.

Durante mucho tiempo, las firmas electrónicas eran mucho más voluntarias. En los años entre 2000 y 2019, el mundo avanzó voluntariamente hacia negociaciones y trabajos remotos.

Luego, en 2020, una pandemia inesperada golpeó. Cambiò la forma en que trabajamos. En cuestión de meses, el 71% de los adultos estadounidenses dijeron que estaban trabajando desde casa.

Sin embargo, la vida—y los negocios—tenían que continuar. Eso significó que la tecnología digital, incluidos los conferencias web y las E-firmas, tenían que estar en primer plano. Ahora hay empresas que emplean una fuerza laboral completamente remota, no teniendo espacio de oficina físico que reclamar como propio.

Estas empresas se llevan sorprendentemente bien. Empresas como Buffer, Hubstaff y Ghost son conocidas como empresas completamente remotas, lo que significa que incluso cuando tienen a alguien que firme un contrato de trabajo, ese contrato probablemente sea un documento electrónico.

¿Parte de la razón por la que la economía pudo recuperarse tan rápidamente después de los cierres por COVID-19? Ya tenemos la infraestructura necesaria para mantener el comercio en marcha. Las personas pueden firmar contratos en línea sabiendo dos cosas:

• La estructura digital necesaria para almacenar, proteger y asegurar estos contratos no solo está aquí, sino que ha estado presente durante años. 
• Las personas han estado firmando documentos y contratos en línea desde antes de la Ley ESIGN, y en su mayor parte, ha ido bien.

Sin embargo, COVID-19 cambió las cosas. Aceleró nuestro paso hacia un lugar de trabajo digital. Incluso el Banco de la Reserva Federal de Nueva York, por ejemplo, comenzó a aceptar firmas electrónicas para ciertos documentos.

Las realidades del distanciamiento social podrían haber representado un desafío para una economía completamente en papel. Pero dado lo que ahora podemos lograr con la Ley ESIGN en su lugar, la economía continuó funcionando incluso a través de una pandemia que obligó a las personas a permanecer en sus casas.

La Ley ESIGN es algo que damos por sentado hoy en día. Sabemos que al hacer clic en formularios de consentimiento y subir nuestra firma, estamos firmando algo tan efectivamente como si estuvimos en persona.

Y eso es algo bueno. Durante COVID-19, significó que las personas podían seguir llevando a cabo su negocio y distanciarse socialmente. Significó que las personas podían tener confianza en la seguridad de sus registros electrónicos.

Pero, ¿está usted seguro con sus registros electrónicos?

La Ley ESIGN requiere que cumpla con ciertos estándares para garantizar que sus contratos sean válidos. Y ayuda tener todo en orden—tan automatizado como sea posible—para asegurarse de que tiene todo lo necesario para adherirse a la Ley ESIGN.

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