La Guía Completa de la Ley ESIGN

Sin eso, firmar documentos en línea podría no ser posible. Al menos no de la manera en que pensamos al respecto. Estamos hablando de la Ley ESIGN, también conocida como la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional. Más que cualquier otra legislación, esa única ley (aprobada en 2000) es responsable de definir y codificar las leyes relacionadas con las firmas electrónicas.

Pero a menos que le guste leer largos PDFs de nivel del Congreso en línea, puede ser difícil entender la Ley ESIGN. ¿Qué incluye? ¿Qué significa esto para 2021 y más allá? Para resumir, hemos preparado una breve guía sobre la Ley ESIGN y cómo afecta nuestras vidas hoy.

Llámelo el "lejano oeste." Antes del año 2000, la gente todavía estaba descubriendo cómo usar esta cosa que llamamos Internet. El auge de la popularidad de Internet en la década de 1990 significó que más personas estaban haciendo negocios en línea que nunca. En 1999, varios proyectos de ley relacionados con la definición del comercio "electrónico" comenzaron a aparecer. Para el 2000, tenía más sentido combinarlos en una legislación integral que se convirtió en la Ley ESIGN.

Conocida también como la Ley E-Sign, esta legislación se propuso lograr algunos objetivos clave:

• Definir "electrónico" para ayudar a establecer un marco legal para esta y futuras regulaciones, especialmente en lo que respecta a cualquier forma electrónica en línea
• Establecer qué registros electrónicos deben conservar las instituciones para verificar las e-firmas
• Definir los parámetros de lo que constituye una e-firma válida por parte de cualquiera de las partes

La ley se convirtió en ley el 1 de octubre de 2000. Si eso suena bastante simplificado para Washington, es porque la Ley ESIGN no estableció un nuevo organismo regulador. En cambio, ayudó a los tribunales a definir lo que constituye un contrato bajo la ley existente.

Veamos las principales disposiciones de la Ley ESIGN, según la FDIC:

• Consentimiento previo. En términos simples, ¿una firma refleja el consentimiento de alguien que acepta el contrato? Más sobre esto a continuación.
• Requisitos de hardware y software. No puede firmar un contrato y luego ignorar a alguien más que lo firmó. La Ley ESIGN estableció que el consumidor debe tener un acceso razonable a estos registros, así como ver todo lo que necesita ver.
• Conservación de registros. Y hablando de registros, la Ley ESIGN requiere que las instituciones financieras conserven registros válidos de estas firmas electrónicas. 
• Definiciones. La Ley ESIGN también fue diseñada para domesticar el lejano oeste de Internet. ¿Parte de la forma en que logró hacer eso? Estableció definiciones para palabras como "consumidor", "electrónico", "agente electrónico", "registro electrónico", "información", y más. Hoy en día, las leyes de registros electrónicos pueden referirse a la Ley ESIGN para basarse en definiciones previamente establecidas.

¿Qué sucedió cuando se aprobó la Ley ESIGN? Lo más importante, proporcionó respuestas a dos preguntas clave:

• ¿Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes y exigibles? Sí, siempre que una empresa conserve registros electrónicos precisos de las firmas. Cuando lo hace, es como si firmara los documentos en persona.
• ¿Esto se aplica en todo Estados Unidos?. ¿A nivel mundial? La Ley ESIGN se aplica a los ciudadanos estadounidenses y se relaciona con el comercio interestatal, pero no tiene jurisdicción sobre otros ciudadanos. Los ciudadanos estadounidenses pueden seguir firmando documentos incluso si están fuera del país.

La Ley ESIGN esencialmente estableció lo que hace válida una firma electrónica bajo la ley de EE. UU. Al hacerlo, extendió los contratos legalmente vinculantes más allá del mundo papel y hacia el mundo digital. Esta fue una forma esencial de mantener los negocios en movimiento, particularmente para cualquiera que trabajara de forma remota.

¿Una de las razones por las que el Congreso actuó para codificar las firmas electrónicas en la ley? Las e-firmas eran una tendencia en auge en todo el mundo, y el Congreso no quería que los estadounidenses se quedaran atrás.

Sin embargo, eso no quiere decir que los tribunales estadounidenses reconozcan cualquier e-firma antigua. Requirió que cualquier persona que firme documentos como estos tuviera acceso a la misma tecnología de autenticación; de lo contrario, cualquiera de cualquier parte del mundo podría firmar en lugar de otra persona y crear un contrato no vinculante. Por esa razón, la Ley ESIGN ayudó a codificar qué tipo de medidas de seguridad y autenticación deben estar en su lugar para un contrato válido.

No todas las firmas digitales serán válidas. De hecho, la ley deja bastante claro qué contratos no son válidos. Parte de la razón de ser detrás de la Ley ESIGN fue ayudar a codificar qué condiciones deben cumplirse para que una firma electrónica tenga el mismo peso legal que una firma en persona.

Para cumplir con la Ley ESIGN, un contrato necesita lo siguiente:

• Intención de firmar. Si alguien proporciona una firma digital y otra persona la obtiene, la roba y la aplica a un contrato, entonces el firmante original no debería ser responsable. Eso está en el corazón de lo que hace que la Ley ESIGN sea tan importante. Solo porque su firma digital pueda estar disponible en la web, no significa que cualquiera pueda firmar su nombre y esperar que sea un contrato válido.
• Consentimiento para hacer negocios electrónicamente. La razón por la que a menudo ve formularios "Acepto" cuando firma documentos en línea? Necesita dar su consentimiento para hacer estos negocios electrónicamente. Parece una formalidad, pero es importante establecer que no está haciendo algo solo porque algún formulario en línea lo provocó. Necesita otorgar su consentimiento.
• Asociación de firma clara. Esta es la misma regla que se aplica fuera de línea. ¿Su firma coincide con usted? ¿Es la firma suya? 
• Conservación de registros. Es un problema clásico. "Si un árbol cae en un bosque y nadie lo oye, ¿hace ruido?La misma verdad se aplica a los contratos. Si nadie puede proporcionar evidencia de que un contrato tuvo lugar porque no lo guardaron en sus registros, entonces es difícil probar que un contrato existe. La misma verdad se aplica a los registros electrónicos. La Ley ESIGN estableció que cada parte necesita mantener registros del contrato firmado para demostrar que el acuerdo tuvo lugar.

Durante mucho tiempo, las firmas electrónicas fueron mucho más voluntarias. En los años entre 2000 y 2019, el mundo se movió voluntariamente hacia negociaciones y trabajo remoto.

Luego, en 2020, una pandemia inesperada golpeó. Cambió la forma en que trabajamos. En unos meses, el 71% de los adultos en Estados Unidos dijo que trabajaban desde casa.

No obstante, la vida —y los negocios— tuvieron que continuar. Eso significaba que la tecnología digital, incluyendo conferencias web y firmas electrónicas, tenía que tomar el protagonismo. Ahora existen empresas que emplean una fuerza laboral completamente remota, sin tener un espacio de oficina físico que llamar suyo.

Estas empresas se desenvuelven sorprendentemente bien. Empresas como Buffer, Hubstaff y Ghost son reconocidas como empresas completamente remotas, lo que significa que incluso cuando tienen a alguien firmar un contrato de trabajo, ese contrato es probablemente un documento electrónico.

¿Parte de la razón por la que la economía pudo recuperarse tan rápidamente después de los cierres por COVID-19? Ya tenemos la infraestructura en su lugar para mantener el comercio. Las personas pueden firmar contratos en línea sabiendo dos cosas:

• La estructura digital necesaria para almacenar, proteger y asegurar estos contratos no solo está aquí, sino que existe desde hace años. 
• Las personas han estado firmando documentos y contratos en línea desde antes de la Ley ESIGN, y en su mayor parte, ha funcionado bien.

Sin embargo, COVID-19 cambió las cosas. Aceleró nuestra transición hacia un lugar de trabajo digital. Incluso el Banco de la Reserva Federal de Nueva York, por ejemplo, comenzó a aceptar firmas electrónicas para ciertos documentos.

Las realidades del distanciamiento social podrían haber representado un desafío para una economía totalmente en papel. Pero dado lo que ahora podemos lograr con la Ley ESIGN en vigor, la economía continuó funcionando incluso a través de una pandemia que mantuvo a las personas en sus hogares.

La Ley ESIGN es algo que damos por sentado en estos días. Sabemos que al hacer clic en formularios de consentimiento y al cargar nuestra firma, estamos firmando algo tan bien como si estuviéramos en persona.

Y eso es algo bueno. Durante COVID-19, eso significó que las personas podían continuar con sus negocios y socialmente distanciarse. Eso significaba que las personas podían tener confianza en la seguridad y protección de sus registros electrónicos.

Pero, ¿está Usted seguro con sus registros electrónicos?

La Ley ESIGN requiere que Usted cumpla con ciertos estándares para garantizar que sus contratos sean válidos. Y es útil tener sus asuntos en orden, tan automatizados como sea posible, para asegurar que Usted tenga todo lo que necesita para cumplir con la Ley ESIGN.

Por suerte, no tiene que pagar para averiguar cómo funciona todo esto. Comience con un Ensayo Gratuito de Nitro hoy para ver de qué se trata.