La guía completa de la Ley ESIGN

Sin ella, firmar documentos en línea podría no ser posible. Al menos no de la forma en que lo pensamos. Estamos hablando de la Ley ESIGN, también conocida como Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional. Más que ninguna otra legislación, esa única ley (aprobada en 2000) es la responsable de definir y codificar las leyes relativas a la firma electrónica.

Pero, a menos que le guste leer en línea largos documentos PDF de nivel congresual, puede resultar difícil encontrarle sentido a la Ley ESIGN. ¿Qué incluye? ¿Qué significa para 2021 y más allá? Para resumir, hemos elaborado una breve guía sobre la Ley ESIGN y cómo afecta a nuestras vidas hoy en día.

Llámelo el "salvaje oeste". Antes del año 2000, la gente aún estaba descubriendo cómo utilizar esta cosa que llamamos Internet. El aumento de la popularidad de Internet en la década de 1990significó que más gente que nunca hacía negocios en línea. En 1999, empezaron a surgir varios proyectos de ley relativos a la definición del comercio "electrónico". Para el 2000, tenía más sentido combinarlas en una legislación global que se convirtió en la Ley ESIGN.

También conocida como la E-Sign Act , esta legislación se propuso alcanzar algunos objetivos clave:

• Definir "electrónico" para ayudar a establecer un marco jurídico para ésta y futuras normativas, especialmente en lo que se refiere a cualquier forma electrónica en línea.
• Establecer qué registros electrónicos deben conservar las instituciones para verificar las firmas electrónicas
• Establezca los parámetros de lo que constituye una firma electrónica válida de cualquiera de las partes

El acta se convirtió en ley a partir del 1 de 2000 de octubre. Si eso suena bastante simplificado para Washington, es porque la ESIGN no estableció un nuevo organismo regulador. En su lugar, ayudó a los tribunales a definir lo que constituye un contrato según la legislación vigente.

Veamos las principales disposiciones de la Ley ESIGN, según la FDIC :

• Consentimiento previo. En pocas palabras, ¿refleja una firma el consentimiento de alguien que acepta el contrato? Más información a continuación.
• Requisitos de hardware y software. No se puede muy bien firmar un contrato y luego fantasmear con quien lo firmó. La Ley ESIGN estableció que el consumidor tiene que tener un acceso razonable a estos registros, así como ver todo lo que necesite ver.
• Conservación de registros. Y hablando de registros, ESIGN exige a las instituciones financieras que mantengan registros válidos de estas firmas electrónicas. 
• Definiciones. La Ley ESIGN también fue diseñada para domar el salvaje oeste de Internet. ¿Parte de la forma en que pudo lograrlo? Establece definiciones para palabras como "consumidor", "electrónico", "agente electrónico", "registro electrónico", "información" y más. En la actualidad, las leyes sobre registros electrónicos pueden remitirse a la Ley ESIGN para basarse en definiciones previamente establecidas.

¿Qué ocurrió cuando se aprobó la Ley ESIGN? Y lo que es más importante, proporcionó respuestas a dos preguntas clave:

• ¿Son las firmas electrónicas legalmente vinculantes y ejecutables? Sí, siempre que la empresa mantenga registros electrónicos precisos de las firmas. Cuando lo haga, será como si hubiera firmado los documentos en persona.
• ¿Esto se aplica en todo EE.UU.? ¿En todo el mundo? La Ley ESIGN se aplica a los ciudadanos estadounidenses y está relacionada con el comercio interestatal, pero no tiene jurisdicción sobre otros ciudadanos. Los ciudadanos estadounidenses pueden firmar documentos aunque estén fuera del país.

La Ley ESIGN estableció esencialmente lo que hace que una firma electrónica sea válida según la legislación estadounidense. Al hacerlo, extendió los contratos jurídicamente vinculantes más allá del mundo del papel y los introdujo en el mundo digital. Esta era una forma esencial de mantener el negocio en marcha, especialmente para quienes trabajaban a distancia.

¿Una de las razones por las que el Congreso actuó para codificar las firmas electrónicas en la ley? La firma electrónica era una tendencia al alza en todo el mundo, y el Congreso no quería que los estadounidenses se quedaran atrás.

Sin embargo, eso no quiere decir que los tribunales estadounidenses vayan a reconocer cualquier firma electrónica antigua. Exigía que cualquiera que firmara documentos de este tipo tuviera acceso a la misma tecnología de autenticación; de lo contrario, cualquier persona de cualquier parte del mundo podría firmar en lugar de otra y crear un contrato no vinculante. Por esa razón, ESIGN ayudó a codificar qué tipo de medidas de seguridad y autenticación deben existir para que un contrato sea válido.

No todas las firmas digitales van a ser válidas. De hecho, la ley deja bastante claro qué contratos no son válidos. Parte del razonamiento detrás de ESIGN fue ayudar a codificar qué condiciones deben cumplirse para que una firma electrónica tenga el mismo peso legal que una firma en persona.

Para cumplir con la Ley ESIGN, un contrato necesita lo siguiente:

• Intención de firmar. Si alguien pone una firma digital y otra persona levanta esa firma, la roba y la aplica a un contrato, entonces el firmante original no debería ser responsable. Ese es el núcleo de lo que hace que la Ley ESIGN sea tan importante. El hecho de que su firma digital pueda estar disponible en la web no significa que cualquiera pueda firmar con su nombre y esperar que sea un contrato válido.
• Consentimiento para hacer negocios electrónicamente. ¿La razón por la que a menudo se ven formularios de "Estoy de acuerdo" cuando se firman documentos en línea? Es necesario que dé su consentimiento para realizar este negocio de forma electrónica. Parece una formalidad, pero es importante establecer que no está haciendo algo sólo porque algún formulario en línea se lo pide. Tiene que dar su consentimiento.
• Asociación clara de firmas. Esta es la misma regla que se aplica fuera de línea. ¿Coincide su firma con usted? ¿La firma es suya? 
• Conservación de registros. Es un problema clásico. "Si un árbol cae en un bosque y nadie lo oye, ¿hace ruido?". Lo mismo ocurre con los contratos. Si nadie puede aportar pruebas de que un contrato tuvo lugar porque no lo guardaron en sus registros, entonces es difícil demostrar que existe un contrato. Lo mismo ocurre con los registros electrónicos. La Ley ESIGN estableció que cada parte debe conservar registros del contrato firmado para demostrar que el acuerdo tuvo lugar.

Durante mucho tiempo, las firmas electrónicas eran mucho más voluntarias. En los años comprendidos entre el 2000 y el 2019, el mundo se desplazó voluntariamente hacia las negociaciones y el trabajo a distancia.

Entonces, en 2020, se produjo una pandemia inesperada. Cambió nuestra forma de trabajar. En pocos meses, 71% de los adultos estadounidenses afirmaron trabajar desde casa .

Sin embargo, la vida -y los negocios- tenían que continuar. Eso significaba que la tecnología digital, incluidas las conferencias web y las firmas electrónicas, tenían que pasar a un primer plano. En la actualidad hay empresas que emplean a una plantilla totalmente a distancia, sin disponer de un espacio físico de oficina propio.

Estas empresas se llevan sorprendentemente bien. Compañías como Buffer, Hubstaff y Ghost son reconocidas como compañías totalmente remotas, lo que significa que incluso cuando hacen que alguien firme un contrato de trabajo, ese contrato es probablemente un documento electrónico.

¿Parte de la razón por la que la economía pudo recuperarse tan rápidamente tras los cierres de COVID-19? Ya disponemos de la infraestructura necesaria para mantener el comercio. La gente puede firmar contratos en línea sabiendo dos cosas:

• La estructura digital necesaria para almacenar, proteger y asegurar estos contratos no sólo está aquí, sino que existe desde hace años. 
• La gente lleva firmando documentos y contratos en línea desde antes de la Ley ESIGN y, en su mayor parte, ha ido bien.

Sin embargo, COVID-19 cambió las cosas. Aceleró nuestro paso a un lugar de trabajo digital. Incluso el Banco de la Reserva Federal de Nueva York, por ejemplo, empezó a aceptar firmas electrónicas para determinados documentos.

Las realidades del distanciamiento social podrían haber supuesto un reto para una economía totalmente de papel. Pero teniendo en cuenta lo que podemos conseguir ahora con la Ley ESIGN en vigor, la economía siguió funcionando incluso durante una pandemia que hizo que la gente se quedara en sus casas.

La Ley ESIGN es algo que hoy en día damos por sentado. Sabemos que al hacer clic en los formularios de consentimiento y cargar nuestra firma, estamos firmando algo igual que si estuviéramos en persona.

Y eso es bueno. Durante el COVID-19, significaba que la gente podía seguir con sus negocios y socialmente distantes. Significaba que la gente podía confiar en la seguridad y protección de sus registros electrónicos.

Pero, ¿tiene confianza en sus registros electrónicos?

La Ley ESIGN sí exige que cumpla ciertas normas para garantizar la validez de sus contratos. Y ayuda tener sus patos en fila -tan automatizados como sea posible- para asegurarse de que tiene todo lo que necesita para adherirse a la Ley ESIGN.

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