¿Qué es una firma S?

Por supuesto, puede usar un bolígrafo para escribir su nombre o un sello para verificar su aprobación en un contrato. Estos métodos de firma entran en la categoría de “firma húmeda” — así llamados por la tinta húmeda utilizada para crearlas.

En las últimas décadas, las firmas electrónicas han sido ampliamente adoptadas. Sin embargo, hay muchos subconjuntos de firmas electrónicas. Cuando reciba ese contrato o documento que requiere su firma, ¿está utilizando una firma electrónica, una firma digital o una firma S? Aquí desglosamos las diferencias, similitudes y cómo puede hacer que la firma sea un proceso fluido para usted, sus empleados y sus clientes utilizando las capacidades de Nitro Sign.

 

Una firma S es una forma de firma electrónica que reemplaza legalmente la firma en un documento sin tener que firmar realmente. O, dicho de manera más simple, para crear una firma S, deberá escribir su nombre en la línea de un documento utilizando una barra oblicua a cada lado, sin espacios entre el nombre y las barras. Luego, escribirá su nombre debajo de la firma S. En lugar de utilizar su dedo para garabatear su firma electrónicamente como lo haría en un terminal de tarjeta de crédito, encerrará su firma escrita a máquina entre barras que servirán como su firma oficial.

 

• Asegúrese de espaciar correctamente la firma. 
• Verifique la puntuación adecuada, como las barras, líneas y puntos en su firma. 
• Utilice letras, números árabes o una combinación de ambos en su firma. 
• Asegúrese de imprimir o escribir su nombre ya sea en el lado derecho de su firma S o justo debajo de ella. 

 

El uso de firmas S permite a las entidades gubernamentales y a las empresas evitar los retrasos de esperar la recepción de documentos en papel con una firma manuscrita. Las firmas conformadas permiten a cualquier persona firmar documentos electrónicamente y devolverlos a las partes relevantes de manera más oportuna. El uso de firmas S también puede eliminar la necesidad de imprimir, firmar y escanear documentos.

 

Si bien los dobles slashes tradicionales son aceptables y el tipo preferido de firma S, también hay otras formas de firmas S. Una firma conformada se encuentra bajo el paraguas de las firmas S (y, por lo tanto, también de las firmas electrónicas). Para crear una firma conformada, simplemente escribirá su nombre con un /s/ delante. El nombre firma S proviene del estilo de firma conformada. Por ejemplo, si usa una firma conformada, firmará su nombre como /s/ John B. Doe.

 

Las firmas S son una forma conveniente de firmar y autenticar de manera segura un documento que es vinculante legalmente. En lugar de esperar una firma húmeda, las firmas S ayudan a agilizar todo el proceso de firma, eliminando esos puntos de dolor del flujo de trabajo. Las situaciones en las que puede usar una firma S incluyen:

 

Los documentos judiciales, excluyendo documentos como adopciones, testamentos, fideicomisos, ejecuciones hipotecarias, desalojos y transferencias de servicios públicos, pueden aceptar firmas S. Algunos tribunales federales de circuito y de distrito permiten a los abogados firmar grandes lotes de documentos a través de firmas electrónicas.

 

Entidades gubernamentales como la Comisión Federal de Comercio, Oficina de Patentes y Marcas de EE. UU., y la Comisión Federal de Comunicaciones aceptan firmas electrónicas en muchos casos, especialmente en lo que respecta a la presentación de solicitudes de patentes e invenciones.

Tenga en cuenta que antes de firmar o enviar un documento, deberá familiarizarse con las reglas de firmas electrónicas de la agencia gubernamental o del tribunal con el que está trabajando.

 

Aunque una variedad de profesiones puede emplear firmas electrónicas, la Oficina de Patentes y Marcas de EE. UU. ofrece algunas de las directrices más completas en cuanto a los formatos aceptables de firmas electrónicas.

Oficina de Patentes y Marcas de EE. UU., y la Comisión Federal de Comunicaciones aceptan firmas electrónicas en muchos casos, especialmente en lo que respecta a la presentación de solicitudes de patentes e invenciones.

Tenga en cuenta que antes de firmar o enviar un documento, deberá familiarizarse con las reglas de firmas electrónicas de la agencia gubernamental o del tribunal con el que está trabajando.

 

Aunque una variedad de profesiones puede emplear firmas electrónicas, la Oficina de Patentes y Marcas de EE. UU. ofrece algunas de las directrices más completas en cuanto a los formatos aceptables de firmas electrónicas.

Al igual que con cualquier firma electrónica, querrá determinar cuál es la forma correcta de firmar un documento para que sea válido.

 

• Espacios entre las barras y el nombre con el nombre del firmante escrito debajo de la firma S: / John B. Doe / ——————-

John B. Doe

• Sin espacios entre las barras, y sin línea bajo la firma.
El nombre escrito bajo la firma S permanece: 

/John B. Doe/

John B. Doe

• Firma escrita dentro de las barras con el nombre al lado: /John B. Doe/  John B. Doe
• Firma escrita dentro de las barras en una fuente manuscrita en la línea, con el nombre debajo: /John B. Doe /———---------

John B. Doe

• El nombre arriba con la firma S ubicada debajo de la línea: 

John B. Doe _________

/John B. Doe/

• Firma S en las barras sin espacios y el nombre a la derecha: 

/John B. Doe/ John B. Doe

 

Dos entidades principales regulan las firmas electrónicas en los Estados Unidos:

• Uniform Electronic Transaction Act: Promulgada en 1999, la UETA otorga a los estados la jurisdicción para decidir si un documento que se firma electrónicamente es válido. Actualmente, casi todos los estados, Puerto Rico, las Islas Vírgenes de los EE. UU., y Washington D.C., caen bajo la UETA. Islands, y Washington D.C., están bajo la UETA. Para considerar un documento como legal y válido en virtud de la UETA: 

  • Todas las partes deben tener la intención de firmar electrónicamente el documento. 
  • Todas las partes deben consentir a llevar a cabo negocios electrónicamente. 

• Electronic Signatures in Global and National Commerce Act: También conocida como ESIGN, esta ley federal entró en vigencia en 2000. Para considerar un documento como legal y válido bajo la UETA: 

  • Todas las partes deben tener la intención de firmar electrónicamente el documento. 
  • Todas las partes deben consentir a llevar a cabo negocios electrónicamente. 

Tenga en cuenta que mientras que muchos estados, incluidos Connecticut, Delaware, Florida, Nevada, Nueva York y Utah, permiten firmas electrónicas y firmas conformadas, otros estados aún requieren firmas en tinta húmeda en ciertos documentos.

El Senado introdujo un proyecto de ley a finales de 2020 para modernizar la ley, derogando parte del lenguaje original. ESIGN adopta esencialmente los principales principios de la UETA a un nivel federal. Además de la intención y el consentimiento, las regulaciones bajo ESIGN incluyen: 

• Verificar que está utilizando la firma electrónica con un documento específico. 
• Guardar y reproducir cualquier documento firmado electrónicamente en caso de que todas las partes soliciten copias.

Tenga en cuenta que aunque muchos estados, incluidos Connecticut, Delaware, Florida, Nevada, Nueva York y Utah, permiten firmas electrónicas y firmas conformadas, otros estados aún exigen firmas en tinta húmeda en ciertos documentos.

E incluso aquellos estados que permiten las firmas electrónicas pueden tener ciertas restricciones y situaciones en las que exigen una firma original.

 

¿Puedo utilizar una caja de firma electrónica para escribir el nombre de otra persona? 

No.

Sólo el firmante designado del documento puede utilizar una firma conformada u otra firma electrónica.

¿Y si tengo permiso para firmar un documento en nombre de alguien? 

Coloque un prefijo "p.p." antes del nombre del firmante para denotar que ha obtenido permiso para firmar electrónicamente el documento.

¿Qué significa el /s/ colocado antes de una firma digital? 

La “s” encerrada en barras indica que la persona está utilizando una firma electrónica para firmar el documento.

 

Ya sea que esté manejando documentos legales federales y estatales, presentando documentos de patentes, o vendiendo su antigua casa, puede elevar sus flujos de trabajo aprovechando el poder de las capacidades de firma electrónica de Nitro. Nitro PDF Pro, por ejemplo, le proporciona capacidades de firma electrónica con una potente protección por contraseña. Con Nitro Sign, usted puede:

• Crear y subir firmas electrónicas y firmas conformadas. 
• Firmar documentos en masa en segundos. 
• Colaborar en documentos para crear un flujo de trabajo más fluido. 
• Rastrear un documento a través de todo el proceso de firma. 
• Añadir la marca de su entidad a cualquier documento que requiera una firma electrónica. 
• Enviar solicitudes de firma electrónica ilimitada 

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