¿Qué es una firma S?

¿Sabía que hay muchas maneras de firmar un documento? Por supuesto, puede utilizar un bolígrafo para escribir su nombre o un sello para verificar su aprobación en un contrato. Estos métodos de firma caen bajo la categoría de "firma húmeda", así nombrados por la tinta húmeda utilizada para crearlas.

A lo largo de las últimas décadas, las firmas electrónicas han sido ampliamente adoptadas. Sin embargo, hay muchos subconjuntos de las eFirmas. Cuando recibe ese contrato o documento que requiere su firma, ¿está utilizando una firma electrónica, una firma digital o una firma S? Aquí explicamos las diferencias, similitudes y cómo puede hacer que la firma para usted, sus empleados y sus clientes sea un proceso sin problemas utilizando las capacidades de Nitro Sign.

 

Una firma S es una forma de firma electrónica que reemplaza legalmente la firma en un documento sin necesidad de firmar físicamente. O, dicho de manera más simple, para crear una firma S, debe escribir su nombre en la línea de un documento utilizando una barra inclinada a cada lado, sin espacios entre el nombre y las barras. Luego, escribirá su nombre debajo de la firma S. En lugar de usar su dedo para dibujar su firma electrónicamente como lo haría en una máquina de tarjetas de crédito, rodeará su firma escrita entre barras que sirven como su firma oficial.

 

• Asegúrese de espaciar correctamente la firma. 
• Verifique la puntuación adecuada, como las barras, las líneas y cualquier punto en su firma. 
• Utilice letras, números arábigos o una combinación de ambos en su firma. 
• Asegúrese de imprimir o escribir su nombre ya sea a la derecha de su firma S o justo debajo de ella. 

 

Utilizar firmas S permite a las entidades gubernamentales y a las empresas evitar retrasos por la espera de la recepción de documentos en papel con una firma manuscrita. Las firmas conformadas permiten a cualquier persona firmar documentos electrónicamente y devolverlos a las partes relevantes de manera más oportuna. El uso de firmas S también puede eliminar la necesidad de imprimir, firmar y escanear documentos.

 

Si bien las barras dobles tradicionales son tanto aceptables como el tipo de firma S preferido, también existen otras formas de firmas S. Una firma conformada entra dentro del ámbito de las firmas S (y, por lo tanto, también de las eFirmas). Para crear una firma conformada, simplemente escriba su nombre con un /s/ antes de él. El nombre firma S proviene del estilo de firma conformada. Por ejemplo, si utiliza una firma conformada, firmará su nombre como /s/ John B. Doe.

 

Las firmas S son una forma conveniente de firmar y autenticar de manera segura un documento que tiene validez legal. En lugar de esperar una firma húmeda, las firmas S ayudan a agilizar todo el proceso de firma, eliminando esos puntos problemáticos en el flujo de trabajo. Las situaciones en las que puede utilizar una firma S incluyen:

 

Documentos judiciales, excluyendo papeles como adopciones, testamentos, fideicomisos, ejecuciones hipotecarias, desalojos y transferencias de servicios públicos, pueden aceptar firmas S. Algunos tribunales federales de circuito y de distrito permiten a los abogados firmar grandes cantidades de documentos a través de firmas S.

 

Las entidades gubernamentales como la Comisión Federal de Comercio, Oficina de Patentes y Marcas de EE. UU. y la Comisión Federal de Comunicaciones aceptan firmas S en muchas instancias, especialmente cuando se trata de solicitar patentes e invenciones. Tenga en cuenta que antes de firmar o enviar cualquier documento, debe familiarizarse con las reglas de las firmas S de la agencia gubernamental o el tribunal con el que esté trabajando.

 

Si bien una variedad de profesiones puede emplear firmas S, la Oficina de Patentes y Marcas de EE. UU. ofrece algunas de las orientaciones más completas cuando se trata de formatos aceptables de firmas S. Como con cualquier firma electrónica, querrá determinar cómo firmar un documento para que sea válido.

 

• Espacios entre las barras inclinadas y el nombre con el nombre del firmante escrito debajo de la firma S: / John B. Doe / ——————-

John B. Doe

• Sin espacios entre las barras, y sin línea debajo de la firma. El nombre escrito debajo de la firma S permanece: 

/John B. Doe/

John B. Doe

• Firma escrita dentro de las barras con el nombre al lado: /John B. Doe/  John B. Doe
• Firma escrita dentro de las barras en una fuente de script en la línea, con el nombre debajo: /John B. Doe /———---------

John B. Doe

• El nombre arriba con la firma S ubicada debajo de la línea: 

John B. Doe _________

/John B. Doe/

• Firma S dentro de las barras sin espacios y el nombre al lado derecho: 

/John B. Doe/ John B. Doe

 

Dos entidades principales regulan las eFirmas en los Estados Unidos:

• Uniform Electronic Transaction Act: Promulgada en 1999, la UETA otorga a los estados la jurisdicción para decidir si un documento firmado electrónicamente es válido. Actualmente, casi todos los estados, Puerto Rico, las Islas Vírgenes de los EE. UU. y Washington D.C. están bajo la UETA. Para considerar un documento legal y válido bajo la UETA: 

  • Todas las partes deben intentar firmar electrónicamente el documento. 
  • Todas las partes deben consentir a realizar negocios electrónicamente. 
  Para considerar un documento como legal y válido bajo UETA: 
  • Todas las partes deben tener la intención de firmar electrónicamente el documento. 
  • Todas las partes deben consentir en realizar negocios electrónicamente. 

• La Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional: También conocida como ESIGN, esta ley federal entró en vigor en 2000. Con el paisaje tecnológico en constante cambio, el Senado de los EE. UU. presentó un proyecto de ley a finales de 2020 para modernizar la ley, derogando parte del lenguaje original. presentó un proyecto de ley a finales de 2020 para modernizar la ley, derogando parte del lenguaje original. ESIGN adopta esencialmente los principales principios de la UETA a nivel federal. Además de la intención y el consentimiento, las regulaciones bajo ESIGN incluyen: 

  • Verificar que esté utilizando la firma S con un documento específico. 
  • Almacenar y reproducir cualquier documento firmado electrónicamente en caso de que todas las partes soliciten copias.

Tenga en cuenta que, aunque muchos estados, incluidos Connecticut, Delaware, Florida, Nevada, Nueva York y Utah, permiten firmas S y firmas conformadas, otros estados aún requieren firmas en tinta para ciertos documentos. E incluso aquellos estados que permiten firmas S pueden tener ciertas restricciones y situaciones donde exigen una firma original.

 

¿Puedo utilizar una caja de firma S para escribir el nombre de otra persona? 

No. Solo el firmante designado del documento puede utilizar una firma conformada u otra firma S.

¿Qué sucede si tengo permiso para firmar un documento en nombre de alguien más? 

Coloque un prefijo “p.p.” antes del nombre del firmante para indicar que ha obtenido permiso para firmar electrónicamente el documento.

¿Qué significa el /s/ colocado antes de una firma digital? 

La “s” encerrada en barras indica que la persona está utilizando una firma S para firmar el documento.

 

Ya sea que esté tratando con documentos legales federales y estatales, presentando documentos de patentes o vendiendo su antigua casa, puede elevar sus flujos de trabajo aprovechando el poder de las capacidades de firma electrónica de Nitro. Nitro PDF Pro, por ejemplo, le brinda capacidades de firma S con poderosa protección por contraseña. Con Nitro Sign, puede:

• Crear y subir firmas S y firmas conformadas. 
• Firmar documentos en bloque en segundos. 
• Colaborar en documentos para crear un flujo de trabajo más fluido. 
• Rastrear un documento a través de todo el proceso de firma. 
• Agregar la marca de su entidad a cualquier documento que requiera una firma S. 
• Enviar solicitudes de firma electrónica ilimitadas. 

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