Lo que debe saber sobre las firmas húmedas

La adopción rápida de tecnologías, junto con la actual pandemia de COVID-19 y el aumento del trabajo remoto, aceleraron la transformación de las firmas húmedas a las firmas electrónicas o digitales. Sin embargo, aún hay casos en los que se requieren firmas húmedas en documentos. Aquí está todo lo que necesita saber sobre las firmas húmedas: qué son, cuándo utilizar una firma en tinta húmeda, cómo incluir las firmas en PDF, y cómo plataformas de productividad como Nitro Sign pueden ayudar a hacer sus procesos operativos más eficientes.

John Hancock, autógrafo, firmar sobre la línea punteada: cada vez que pone el bolígrafo sobre el papel para firmar un documento, está utilizando una firma húmeda o una firma en tinta húmeda. El término proviene de "esperar a que la tinta" se seque en el papel. Sin embargo, una firma húmeda no necesariamente tiene que ser un nombre firmado. Las firmas húmedas pueden incluir iniciales, una "X", un símbolo estampado, una huella dactilar entintada, o alguna otra forma física de firma.

De hecho, el Código Comercial Uniforme, o UCC, que rige todas las transacciones comerciales en los Estados Unidos, establece: "Una firma puede ser hecha manualmente o por medio de un dispositivo o máquina, y mediante el uso de cualquier nombre, incluyendo un nombre comercial o supuesto, o por una palabra, marca o símbolo ejecutado o adoptado por una persona con la intención presente de autenticar un escrito."

Una firma húmeda requiere algún tipo de bolígrafo, generalmente lleno de tinta negra, o un sello con sus iniciales, firma, o otro sello aprobado. Para crear una firma en tinta húmeda, simplemente firme un documento impreso o fotocopiado en cursiva, iniciale, o selle el documento en los espacios designados.

Sin embargo, puede transferir firmas húmedas a un PDF si un documento lo permite. Al utilizar Nitro Sign, aquí le mostramos cómo agregará su firma húmeda al formulario o documento:

• Elija el documento que desea firmar.
• Abra su documento en Nitro. 

• Seleccione Inicio y haga clic en el icono de Firma Rápida en la barra de herramientas superior. Desde allí, tendrá varias formas de agregar una firma: 

  • La opción Manuscrita le permite escribir su nombre y generar una firma manuscrita en el documento. 
  • Desde Archivo le da la capacidad de subir una firma húmeda desde una imagen escaneada o un archivo jpeg. 
  • Si elige Dibujar, podrá esencialmente eFirmar el documento usando el cursor. 
  • WebCam utiliza la cámara de su computadora para tomar una foto de su firma en tinta húmeda.
• Una vez que haya creado su firma, seleccione Aceptar.
• Coloque su firma en la línea del documento, ajuste el tamaño según sea necesario y seleccione Aplicar.
• Envíe su documento a otros firmantes cuando corresponda.  

Estas instrucciones paso a paso serán similares si utiliza otros lectores de PDF o formularios electrónicos rellenables.

En general, el tipo de documento y las instrucciones de la otra entidad dictarán si utilizará o no una firma en tinta húmeda. Aunque las firmas electrónicas digitales se han convertido en una forma común de firmar documentos, particularmente en empresas de negocios modernas, se requiere una firma húmeda en dos casos principales:

• Utilizará una firma húmeda si ambas partes no consienten las firmas electrónicas o digitales. 
• Utilice una firma húmeda cuando lo exija la ley. Por ejemplo, los procedimientos judiciales, desalojos, adopciones, documentos de divorcio y custodia requieren todas firmas húmedas en persona. Un cambio en las pólizas de seguros de salud y vida, como una cancelación, también requiere firmas húmedas, así como los cambios en testamentos y fideicomisos. El transporte de materiales peligrosos también depende de las firmas en tinta húmeda. 

Una firma electrónica, también llamada eFirma, se utiliza ampliamente en industrias que van desde la medicina y la construcción hasta el comercio minorista y la tecnología de la información. Las firmas digitales son un tipo de eFirma que esencialmente asegura un documento mediante el uso de técnicas de cifrado y certificados de seguridad.

Una firma electrónica puede ser una imagen, un símbolo, reconocimiento de huellas dactilares, hacer clic en una casilla, sonido verbal, PIN, o un nombre escrito en un contrato o acuerdo. Al igual que sus contrapartes en tinta húmeda, las eFirmas son legalmente vinculantes. En 2000, la Ley de Firma Electrónica en el Comercio Global y Nacional de los Estados Unidos (ESIGN) estableció orientaciones sobre firmas electrónicas, que siguen siendo el estándar hoy en día. Similar en orientación y regulación a ESIGN, un Código Uniforme de Transacción Electrónica (UETA) establece estándares de eFirma que caen bajo la supervisión estatal. Cuarenta y siete estados, Washington, D.C., y las Islas Vírgenes de EE.UU. Las Islas Vírgenes adoptaron UETA.

Con sede en Sídney, Australia, la empresa logística Pacific National buscaba una solución rentable que brindara a todos los más de 3.500 trabajadores las herramientas de productividad en PDF y las capacidades de eSigning.