Lo que hay que saber sobre las firmas húmedas

Durante siglos, la firma manuscrita fue la norma de facto cuando se trataba de verificar y autentificar papeles importantes. Ese no es en gran medida el caso hoy en día. A medida que las firmas digitales y electrónicas han ido ganando terreno y han contribuido a transformar las empresas modernas, las firmas manuscritas o húmedas ya no son tan frecuentes como antes.

La rapidísima adopción de la tecnología, unida a la actual pandemia de COVID-19 y al consiguiente aumento del trabajo a distancia, aceleró la transformación de la firma húmeda a la firma electrónica o digital. Sin embargo, todavía hay casos en los que se requieren firmas húmedas en los documentos. Aquí tiene todo lo que necesita saber sobre las firmas húmedas -qué son, cuándo utilizar una firma con tinta húmeda, cómo colocar las firmas en PDF- y cómo las plataformas de productividad como Nitro Sign pueden ayudarle a que sus procesos operativos sean más eficientes.

John Hancock, autógrafo, firmar en la línea de puntos: siempre que ponga el bolígrafo sobre el papel para firmar un documento, estará utilizando una firma húmeda, o una firma con tinta húmeda. El término procede de "esperar a que la tinta" se seque en el papel. Sin embargo, una firma húmeda no tiene por qué ser necesariamente un nombre firmado. Las firmas húmedas pueden incluir iniciales, una "X", un símbolo estampado, la huella de un pulgar entintado o cualquier otra forma física de firma.

De hecho, el Código Comercial Uniforme , o UCC, que rige todas las transacciones comerciales en Estados Unidos, establece: "Una firma puede ser hecha manualmente o por medio de un dispositivo o máquina, y por el uso de cualquier nombre, incluyendo un nombre comercial o supuesto, o por una palabra, marca o símbolo ejecutado o adoptado por una persona con la intención presente de autenticar un escrito".

Una firma húmeda requiere algún tipo de bolígrafo, normalmente lleno de tinta negra, o un sello con sus iniciales, firma u otro sello aprobado. Para crear una firma de tinta húmeda sólo tiene que firmar un documento impreso o fotocopiado en cursiva, poner sus iniciales o estampar su sello en los espacios designados.

No obstante, puede transferir firmas húmedas a un PDF si el documento lo permite. Cuando utilice Nitro Sign, así es como añadirá su firma húmeda al formulario o documento:

• Elija el documento que desea firmar.
• Abra su documento en Nitro. 

• Seleccione Inicio y haga clic en el icono de firma rápida de la barra de herramientas superior. A partir de ahí, tendrá varias formas de añadir una firma: 

  • La opción Escrito a mano le permite escribir su nombre y generar una firma manuscrita en el documento. 
  • Desde archivo le ofrece la posibilidad de cargar una firma húmeda a partir de una imagen escaneada o de un archivo jpeg. 
  • Si elige Dibujar, podrá firmar electrónicamente el documento utilizando el cursor. 
  • WebCam utiliza la cámara de su ordenador para tomar una foto de su firma con tinta húmeda.
• Una vez que haya creado su firma, seleccione Aceptar.
• Coloque su firma en la línea del documento, cambie el tamaño si es necesario y seleccione Aplicar.
• Envíe su documento a otros firmantes si procede.  

Estas instrucciones paso a paso serán similares si utiliza otros lectores de PDF o formularios electrónicos rellenables.

En general, el tipo de documento y las instrucciones de la otra entidad dictarán si utilizará o no una firma con tinta húmeda. Aunque la firma electrónica digital se ha convertido en una forma habitual de firmar documentos, sobre todo en las empresas modernas, la firma húmeda es necesaria en dos casos principales:

• Utilizará una firma húmeda si ambas partes no aceptan las firmas electrónicas o digitales. 
• Utilice una firma húmeda cuando lo exija la ley. Por ejemplo, los procedimientos judiciales, los desahucios, las adopciones, el divorcio y los documentos de custodia requieren todos ellos firmas de tinta húmeda en persona. Un cambio en las pólizas de seguro médico y de vida, como una cancelación, también requiere firmas húmedas, al igual que los cambios en testamentos y fideicomisos. El transporte de materiales peligrosos también depende de las firmas con tinta húmeda. 

La firma electrónica, también llamada eSignature, se utiliza ampliamente en sectores que van desde la medicina y la construcción hasta el comercio minorista y la tecnología de la información. Las firmas digitales son un tipo de firmas electrónicas que esencialmente aseguran un documento empleando técnicas de encriptación y certificados de seguridad.

Una firma electrónica puede ser una imagen, un símbolo, el reconocimiento de una huella dactilar, el clic de una casilla, un sonido verbal, un PIN o un nombre tecleado en un contrato o acuerdo. Al igual que sus homólogas de tinta húmeda, las firmas electrónicas son legalmente vinculantes. En 2000, la ley federal United States Electronic Signature in Global and National Commerce (ESIGN) estableció una guía de firma electrónica, que sigue siendo la norma hoy en día. Similar en orientación y regulación a ESIGN, una 1999 Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) establece normas de firma electrónica que son competencia de cada estado. Cuarenta y siete estados, Washington D.C. y las Islas Vírgenes estadounidenses adoptaron la UETA.

Con sede en Sídney (Australia), la empresa de logística Pacific National buscaba una solución rentable que proporcionara a todos los 3,500 trabajadores las herramientas de productividad PDF y las funciones de firma electrónica. Antes de realizar el cambio a Nitro PDF Pro en 2014, más del 85% de los trabajadores del conocimiento de Pacific National imprimían documentos para firmarlos y compartirlos físicamente, lo que suponía un enorme desperdicio de eficiencia y una merma del flujo de trabajo.

Los empleados de Pacific National trabajan desde más de 90 sedes en todo el país, y el reto consistía en encontrar una solución que se integrara mejor con la plataforma de software de escritorio Citrix. La monumental tarea de implantar nuevos procesos de firma electrónica requirió mucha colaboración con el equipo de éxito de Nitro para ejecutar una transición sin problemas. La solución Nitro PDF Pro encajó en el marco de software empresarial existente de la empresa, y hoy en día todos los usuarios y dispositivos vienen equipados con la plataforma eSign y PDF de Nitro.

Lea más en sobre cómo Pacific National hizo el cambio para ampliar las licencias Nitro a sus miles de empleados en toda Australia.

A finales de 2020, McConnell Dowell buscaba una forma de recortar las exorbitantes tarifas de las licencias y, al mismo tiempo, reducir los costes de impresión y fotocopiado en toda la empresa. La empresa de construcción creativa con sede en Victoria, Australia, cuenta con más de 2,500 empleados y construye activos emblemáticos, instalaciones e infraestructuras en todo el mundo. Para facilitar una mayor colaboración global y ejecutar más fácilmente los contratos firmados, los empleados de McConnell Dowell necesitaban una solución de software empresarial que fuera rentable y fácil de usar.

Al realizar el cambio de Adobe a Nitro, el departamento de TI de McConnell Dowell trabajó estrechamente con el equipo de Nitro para identificar los casos en toda la empresa de construcción que se beneficiarían de la solución de firma electrónica ilimitada, reduciendo así la necesidad de costosas impresiones. En su primer año, McConnell Dowell redujo sus costes de licencias e impresión hasta un 50%.

Lea más en sobre cómo McConnell Dowell ahorró a lo grande al hacer el cambio a Nitro.

Aunque las firmas húmedas seguirán utilizándose en determinados casos, las firmas electrónicas pueden reducir significativamente sus costes en papel, hacer que los flujos de trabajo de su empresa funcionen de forma más fluida y ofrecerle a usted y a sus empleados la posibilidad de crear firmas electrónicas desde cualquier dispositivo.

¿Está preparado para dar los primeros pasos hacia la transformación integral de los documentos digitales en su propia empresa? Tanto si es usted un particular, una pequeña empresa, una cadena nacional o una entidad global, puede beneficiarse de las ventajas y la eficacia que supone pasar a utilizar herramientas digitales sin papel y capacidades de firma electrónica. La plataforma de productividad Nitro combina Nitro PDF Pro y Nitro Sign Essentials para ofrecerle una potente combinación de productividad PDF y firma electrónica ilimitada.

Dé los primeros pasos hoy mismo poniéndose en contacto con Nitro para obtener más información sobre cómo liberar el potencial de su pila de documentos mientras aumenta el ROI de su empresa y protege sus documentos más críticos.