Lo que debe saber sobre las firmas manuscritas

La adopción relámpago de la tecnología, junto con la pandemia de COVID-19 y el aumento del trabajo remoto, aceleraron la transformación de las firmas húmedas a las firmas electrónicas o digitales. Sin embargo, todavía hay casos en los que se requieren firmas húmedas en documentos. Aquí está todo lo que necesita saber sobre las firmas húmedas: qué son, cuándo usar una firma en tinta húmeda, cómo insertar las firmas en PDFs y cómo plataformas de productividad como Nitro Sign pueden ayudar a hacer que sus procesos operativos sean más eficientes.

John Hancock, autógrafo, firmar en la línea punteada: cada vez que usted pone un bolígrafo sobre el papel para firmar un documento, está utilizando una firma húmeda, o una firma en tinta húmeda. El término proviene de 'esperar a que la tinta' se seque sobre el papel. Sin embargo, una firma húmeda no necesariamente tiene que ser un nombre firmado. Las firmas húmedas pueden incluir iniciales, una “X”, un símbolo estampado, una huella digital en tinta, o alguna otra forma física de firma.

De hecho, el Código Comercial Uniforme, o UCC, que rige todas las transacciones comerciales en los Estados Unidos, establece: “Una firma puede hacerse manualmente o por medio de un dispositivo o máquina, y mediante el uso de cualquier nombre, incluyendo un nombre comercial o asumido, o por una palabra, marca, o símbolo ejecutado o adoptado por una persona con la intención presente de autenticar un escrito.”

Una firma húmeda requiere algún tipo de bolígrafo, generalmente lleno de tinta negra, o un sello con sus iniciales, firma, o otro sello aprobado. Para crear una firma en tinta húmeda, simplemente firme un documento impreso o fotocopiado en cursiva, iniciale, o selle el documento en los espacios designados.

Sin embargo, puede transferir firmas húmedas a un PDF si un documento lo permite. Cuando utilice Nitro Sign, así es como agregará su firma húmeda al formulario o documento:

• Elija el documento que desea firmar.
• Abra su documento en Nitro. 

• Seleccione Inicio y haga clic en el ícono de Firma Rápida en la barra de herramientas superior. Desde allí, tendrá algunas formas de agregar una firma: 

  • La opción Manuscrita le permite escribir su nombre y generar una firma manuscrita en el documento. 
  • Desde Archivo le da la capacidad de subir una firma húmeda desde una imagen escaneada o un archivo jpeg. 
  • Si elige Dibujar, podrá esencialmente eFirmar el documento usando el cursor. 
  • WebCam utiliza la cámara de su computadora para tomar una foto de su firma en tinta húmeda.
• Una vez que haya creado su firma, seleccione Aceptar.
• Coloque su firma en la línea del documento, redimensione según sea necesario y seleccione Aplicar.
• Envíe su documento a otros firmantes donde corresponda.  

Estas instrucciones paso a paso serán similares si está utilizando otros lectores de PDF o formularios electrónicos rellenables.

En general, el tipo de documento y las instrucciones de la otra entidad dictarán si usted usará o no una firma en tinta húmeda. Si bien las firmas electrónicas digitales se han convertido en una forma común de firmar documentos, particularmente en las empresas modernas, se requiere una firma húmeda en dos instancias principales:

• Utilizará una firma húmeda si ambas partes no consienten a firmas electrónicas o digitales. 
• Utilice una firma húmeda cuando sea exigido por la ley. Por ejemplo, los procedimientos judiciales, desalojos, adopciones, documentos de divorcio y custodia requieren todas firmas en persona en tinta húmeda. Un cambio en las pólizas de seguros de salud y vida, como una cancelación, también requiere firmas húmedas, al igual que los cambios en testamentos y fideicomisos. El transporte de materiales peligrosos también se basa en firmas en tinta húmeda. 

Una firma electrónica, también llamada firma electrónica, se utiliza ampliamente en diversas industrias que van desde la medicina y la construcción hasta el comercio minorista y la tecnología de la información. Las firmas digitales son un tipo de firmas electrónicas que esencialmente aseguran un documento mediante el uso de técnicas de encriptación y certificados de seguridad.

Una firma electrónica puede ser una imagen, un símbolo, reconocimiento de huella dactilar, un clic en una casilla, un sonido verbal, un PIN, o un nombre escrito en un contrato o acuerdo. Al igual que sus homólogas en tinta húmeda, las eSignatures son legalmente vinculantes. En 2000, la federal Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional de los Estados Unidos (ESIGN) estableció directrices sobre firmas electrónicas, que siguen siendo el estándar hoy en día. Similar en directrices y regulación a la ESIGN, un Uniform Electronic Transaction Act (UETA) de 1999 establece estándares de firma electrónica que están bajo la supervisión de cada estado. Cuarenta y siete Estados, Washington, D.C., y los EE.UU. Las Islas Vírgenes adoptaron UETA.

Con sede en Sídney, Australia, la empresa de logística Pacific National buscó una solución rentable que ofreciera a todos los más de 3.500 trabajadores las herramientas de productividad de PDF y las capacidades de firma electrónica.

Los empleados de Pacific National trabajan desde más de 90 sitios en todo el país, y el desafío era encontrar una solución que se integrara mejor con la plataforma de software de escritorio Citrix. La tarea monumental de implementar nuevos procesos de firma electrónica requirió mucha colaboración con el equipo de Éxito de Nitro para llevar a cabo una transición fluida. La solución Nitro PDF Pro se integró en el marco existente de software empresarial de la compañía, y hoy en día, cada usuario y dispositivo cuenta con la plataforma de PDF y eSigning de Nitro.

Lea más sobre cómo Pacific National realizó la transición para extender las licencias de Nitro a sus miles de empleados en toda Australia.

En late 2020, McConnell Dowell buscaba una forma de reducir los exorbitantes costos de licencias mientras disminuía los costos de impresión y fotocopiado en toda la empresa.

Al hacer el cambio de Adobe a Nitro, el departamento de TI de McConnell Dowell trabajó en estrecha colaboración con el equipo de Nitro para identificar casos en toda la empresa constructora que se beneficiarían de la solución de firma electrónica ilimitada, reduciendo así la necesidad de costosas impresiones. En su primer año, McConnell Dowell redujo sus costos de licencia e impresión en hasta un 50%.

Lea más sobre cómo McConnell Dowell ahorró significativamente al hacer el cambio a Nitro.

Si bien las firmas húmedas seguirán utilizándose en ciertas instancias, las eSignatures pueden reducir significativamente sus costos de papel, hacer que los flujos de trabajo de su empresa funcionen con más fluidez, y darle a usted y a sus empleados la capacidad de crear eSignatures desde cualquier dispositivo.

¿Está listo para dar los primeros pasos hacia una transformación digital integral de documentos en su propia empresa? Ya sea que usted sea un individuo, una pequeña empresa, una cadena nacional o una entidad global, puede aprovechar los beneficios y eficiencias de avanzar hacia herramientas digitales sin papel y capacidades de firma electrónica. Nitro Productivity Platform agrupa Nitro PDF Pro y Nitro Sign Essentials para ofrecerle una combinación poderosa de productividad en PDF y firma electrónica ilimitada.

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