El software de tu firma electrónica es un pilar de tu productividad, por lo que la idea de cambiar de proveedor probablemente te dé visiones de caos y tiempo de inactividad. Pero con el proveedor adecuado, puede ser una migración fluida y sin problemas al software que, en última instancia, transforma su eficiencia, mejora las experiencias de los usuarios y clientes y reduce los costos.
Esta guía paso a paso le ayudará a planificar un cambio limpio a un mejor proveedor de servicios y a evitar cualquier interrupción operativa.
Paso 1: Evalúe dónde se queda corta su solución de firma electrónica actual
Evaluar las carencias de su actual solución es la única manera de identificar las características que desea y necesita en una nueva. Por ejemplo, ¿su solución actual no se integra con cierta herramienta, lo que agrega complejidad a su pila de TI? ¿Cumple con sus estándares de seguridad o requisitos regulatorios? O tal vez sus usuarios simplemente no lo usarán porque es demasiado difícil y engorroso. Esta información le servirá de base para el siguiente paso: los requisitos para una nueva empresa y proveedor.
Paso 2: Defina sus requisitos para una nueva firma electrónicamente solución
Haga una lista de requisitos para su nuevo software de firma electrónicamente para que pueda evaluar fácilmente las características y capacidades de los proveedores y su solución. Es fundamental incluir lo siguiente en la lista para garantizar una migración sin interrupciones:
- Dedicated gestión del cambio soporte: La gestión del cambio debe ser una parte inherente de la oferta de su proveedor. El proveedor debe ser capaz de delinear claramente cómo apoyará su transición, capacitará a sus equipos, responderá a los problemas y se comunicará.
- A prueba gratuita o programa piloto de negocios: Es necesario probar una nueva solución antes de invertir. Solo considera firmar electrónicamente soluciones que te permitan participar en una prueba gratuita u ofrecer programas piloto para equipos y organizaciones más grandes. Esto también hace que la transición sea más fluida si decide implementar la solución.
- Integración con sus sistemas existentes: Evite firmar electrónicamente una herramienta que simplemente se sumará a su pila de TI y no juegue bien con su software existente.
- Cumplimiento normativo y seguridad: Los protocolos y políticas de ciberseguridad sólidos no son negociables hoy en día, y su proveedor debe ofrecer garantías de que su organización estará protegida y cumplirá.
Las organizaciones globales eligen Nitro como su proveedor de firma electrónica preferido por todas estas razones y más. Desarrollamos una comprensión profunda de las necesidades de nuestros clientes durante la fase piloto para que el cambio a Nitro sea sencillo. Tómalo de mozzeno, que ahora procesa firmas electrónicas 60000 cumplen con la normativa al año con Nitro.
"La comprensión de Nitro de las necesidades de mozzeno impulsó una implementación estratégica adaptada a nuestros desafíos únicos".
Frederic Dujeux, cofundador de mozzeno
Paso 3: Participar en un Programa Piloto si es posible
Probar su nuevo software de firmar electrónicamente con un programa piloto es una excelente manera de permitir que sus equipos prueben la solución y realicen un seguimiento de su retorno de la inversión (ROI) antes de tomar una decisión. No solo garantiza que tome la decisión correcta, sino que le da tiempo para resolver cualquier posible pregunta o ajuste con su nuevo proveedor. Utilice la fase piloto para probar escenarios del mundo real en los que necesite la herramienta firmar electrónicamente y recopilar comentarios honestos de los usuarios.
No solo está probando la funcionalidad y las capacidades del software, sino que también está probando su experiencia en soporte y gestión del cambio. Una vez finalizada la prueba piloto, el proveedor debería poder migrarlo completamente a la solución de forma más rápida y sencilla, ya que la mayoría de los requisitos y las necesidades de personalización ya estarán en su lugar.
Paso 4: Implemente su nueva solución firmar electrónicamente
Si bien poner en marcha una nueva solución puede ser el paso más aterrador para muchas organizaciones, su proveedor de firmar electrónicamente debe proporcionar un proceso documentado y una comunicación directa a lo largo de su implementación. Nitro ha perfeccionado este proceso para nuestros clientes utilizando una metodología probada. Puede confiar en nuestros especialistas altamente capacitados y receptivos para asegurarse de que experimente poca o ninguna interrupción en su flujo de trabajo y operaciones diarias. Deberías empezar a ver el retorno de la inversión (ROI) de tu nueva solución de firmar electrónicamente rápidamente.
"La integración de la solución de Nitropara firma digital fue muy fluida. Solo 24 horas después de nuestra decisión, la solución fue completamente renombrada a Four & Five y está lista para usar".
Anneleen Vander Elstraeten, socia gerente de Four & Five
Paso 5: Entrena y apoya a tu equipo
La capacitación debe ser fácil, rápida e indolora para los usuarios o, de lo contrario, no maximizarán el valor de su nueva solución. Sus equipos deben recibir capacitación y soporte con recursos detallados para que tanto los principiantes como los profesionales utilicen la herramienta de manera efectiva y se entusiasmen por cómo les ayudará en sus tareas diarias.
Nitro brinda capacitación integral y soporte personalizado, así como análisis en tiempo real para ayudarlo a realizar un seguimiento del uso y retorno de la inversión (ROI) de nuestros PDF y firmar electrónicamente solución. Puede ver las tasas de adopción de los usuarios y ver las mejoras de productividad después de la implementación. Nuestro equipo de soporte 24/7 está siempre disponible para solucionar cualquier problema o pregunta.
Comience su transición sin problemas para firmar electrónicamente el éxito con Nitro
Si está explorando la posibilidad de cambiar de firmar electrónicamente solución, considere Nitro. Únase a las miles de organizaciones en todo el mundo que prefieren nuestra gestión del cambio comprobada, la Satisfacción del cliente dedicada y la capacitación y soporte superiores. Estamos aquí para ayudarte a acelerar la transformación digital.
Nitroexperiencia nos permitió integrar a la perfección las firmas electrónicas dentro de nuestra plataforma digital. Nos ha ayudado a ahorrar tiempo a nuestros clientes y empleados, mejorar nuestra oferta digital y ofrecer una experiencia superior del usuario".
Maxim D'Hoogh, director de producto de Degroof Petercam
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