Si regarder votre bureau ou votre dossier de documents vous angoisse, il est très facile de désencombrer et d'organiser vos fichiers numériques avec des PDF !
Des chercheurs ont découvert que le désordre dans la maison peut entraîner une augmentation du stress, et votre maison numérique n'est pas différente. Nous sommes nombreux à passer l'essentiel de notre journée sur notre ordinateur. Ainsi, passer du temps supplémentaire à chercher les informations et les documents dont vous avez besoin sur un bureau en désordre peut être source d'anxiété, de stress et de frustration. La bonne nouvelle ? Il existe de multiples façons de mettre votre ordinateur en forme en utilisant Nitro PDF Pro.
Convertissez différents formats de fichiers en PDF
Combiner et empaqueter des fichiers
Utiliser les PDF pour rechercher des informations
Sécurisez vos informations grâce à la protection par mot de passe
Compresser la taille des fichiers
1. Convertissez différents formats de fichiers en PDF
Unifiez vos documents en convertissant différents formats de fichiers en PDF, l'un des formats les plus populaires et universels au monde. Si tous vos fichiers sont dans un seul format, presque tout le monde peut les consulter et collaborer, quels que soient la version ou le système d'exploitation.
Les types de fichiers les plus courants à convertir sont les suivants :
- Microsoft Word (.doc, .docx)
- Microsoft Excel (.xlsx, .csv, .xlsm, etc.)
- Microsoft PowerPoint (.pptx, .ppt)
- Images au format PDF (.jpeg, .jpg, .png, .gif)
- Emails au format PDF (.eml, .msg, .mbox, etc.)
- Pages Web et autres textes (.html, .txt, etc.)
2. Combiner et empaqueter des fichiers
Vous voulez un moyen simple de vous organiser ? Fusionnez vos fichiers de différents formats - documents, feuilles de calcul, présentations, rapports, courriels, photos/images, etc. - en un seul fichier PDF pour organiser et archiver des informations similaires. Le regroupement de fichiers connexes dans un seul PDF vous permet d'accéder à ces fichiers et de les partager rapidement, plutôt que de trier et de copier des fichiers provenant de plusieurs endroits.
Quand les PDF fusionnés peuvent-ils être utiles ?
Les cas d'utilisation des fichiers combinés sont apparemment infinis. Le fait de disposer d'un point d'accès unique aux informations est particulièrement utile dans les situations où d'autres personnes comptent sur l'accès aux informations, par exemple :
Travail :
- Partager et joindre rapidement un seul fichier pour un projet
- Gardez les dossiers des clients et des employés ensemble
- Archivez vos anciens fichiers et protégez-les par un mot de passe pour un stockage sécurisé.
- Impressionnez vos collègues par vos talents d'organisateur !
École :
- Référencez plusieurs sources de recherche
- Créer des documents modifiables
- Partager des fichiers volumineux ou des devoirs dans un format compressé
Accueil :
- Compiler et partager en toute sécurité les documents fiscaux
- Conserver les dossiers de propriété et d'hypothèque
- Consolider les informations sur la santé de la famille
En conservant tous les fichiers connexes dans un seul document, vous éviterez de cliquer dans des puits de dossiers sans fond. Cela ne semble-t-il pas agréable ? C'est ce que nous pensons.
3. Utiliser les PDF pour rechercher des informations
Levez la main si vous avez déjà voulu faire CTRL+F papier...
C'est pourquoi les PDF sont la solution de stockage parfaite pour les informations importantes. Grâce au moteur de reconnaissance optique de caractères (OCR) de Nitro, leader sur le marché, , vous pouvez rendre les PDF numérisés éditables et consultables en quelques minutes (ou secondes !), tout en ayant accès à d'autres fonctions intéressantes telles que
- Ajouter des images et des logos aux documents
- Ajouter des signatures
- Créer des formulaires
- Incorporer des liens et des fichiers
- Créez une table des matières
Une fois que vos documents sont interrogeables, vous pouvez trouver rapidement les informations que vous recherchez sans devoir creuser et faire défiler des pages et des pages de documents.
4. Sécurisez vos informations grâce à la protection par mot de passe
La cybersécurité est un besoin de plus en plus important pour les particuliers comme pour les entreprises. Nitro PDF Pro vous permet de sécuriser vos fichiers avec une protection par mot de passe afin que les informations très sensibles ne tombent pas entre de mauvaises mains.
Notre outil de rédaction vous permet également de dissimuler de façon permanente les informations incluses dans les documents que vous ne voulez pas voir. La rédaction de texte et la protection par mot de passe sont toutes deux recommandées pour les informations confidentielles ou sensibles, en particulier lors de l'envoi de documents par des méthodes non cryptées ou non sécurisées comme le courrier électronique, certains partages en nuage, etc.
Bien que la sécurité ne soit pas nécessairement un moyen d'organiser vos fichiers, c'est un excellent moment pour se concentrer sur la sécurisation de vos fichiers afin de prévenir le vol potentiel d'informations, les virus et autres menaces qui pourraient provoquer des événements catastrophiques. Le futur vous remerciera plus tard.
5. Compresser la taille des fichiers
Vous pourriez être surpris de l'espace que vos fichiers occupent à la fois dans votre stockage en nuage et sur votre ordinateur. La réduction de la taille des fichiers à l'aide du format PDF vous permettra de gagner de l'espace et de partager facilement des fichiers volumineux sur n'importe quelle plateforme.
Il existe de multiples façons de réduire la taille de vos fichiers dans Nitro PDF Pro, notamment :
- Compresser le PDF
- Sauvegarde avec la fonction "Enregistrer sous
- Suppression des objets indésirables (signets, annotations, polices incorporées, etc.)
- Réduire la taille des images
Conseil : Examinez votre bande passante de stockage avant et après votre campagne de compression, puis félicitez-vous pour tout l'espace que vous avez libéré (ce qui permettra probablement à votre ordinateur de fonctionner plus rapidement !) Vous utilisez déjà Nitro PDF Pro ? Partagez vos résultats avec nous sur les médias sociaux !
Mais d'abord, ayez un plan d'action
Avant de vous plonger dans ces méthodes de désencombrement, établissez un plan d'action. Veillez à aborder vos tentatives d'organisation de manière méthodique afin de ne pas perdre accidentellement des fichiers importants, et sauvegardez toujours votre stockage avant d'effectuer des changements radicaux, au cas où quelque chose tournerait mal.
Et pour faciliter encore plus les choses, vous pouvez créer un formulaire interactif à remplir dans Nitro PDF Pro , , pour vous aider, vous et/ou vos collègues, à suivre les actions, les emplacements de fichiers, etc.
Nitro peut vous aider !
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