Catalysé par le passage généralisé au travail à distance pendant la pandémie, le logiciel eSign est devenu un outil indispensable pour les petites et les grandes entreprises.
La capacité de signer électroniquement des documents, qu’il s’agisse de contrats, d’ententes juridiques, de documents et de dossiers médicaux pour les nouveaux employés, et de les intégrer à la gestion de la relation client (CRM) et à d’autres systèmes d’entreprise a transformé la gestion des documents.
Bien que la signature numérique pour PDF document accélère et accélère de nombreux processus d’affaires et les rende moins coûteux, vos clients se demandent peut-être : « Sont-ils sécurisés ? »
La réponse courte est : absolument !
Mais examinons plus en profondeur comment eSign solution assure la sécurité de vos clients.
Problèmes courants de sécurité des logiciels eSign
Alors que les nouvelles d’une nouvelle violation de données font la une des journaux presque chaque semaine, il n’est pas surprenant que de nombreuses personnes se demandent s’il est sécuritaire de soumettre leurs signatures par voie électronique.
Comme pour toute technologie connectée, il existe un certain risque de fraude, d’usurpation d’identité, de falsification, et même de malware. Cependant, avec les bonnes mesures de sécurité en place, le logiciel eSign est plus sûr qu’une signature physique sur un document papier.
Nous examinons ci-dessous six facteurs qui protègent les signatures et autres informations personnelles de vos clients contre les accès malveillants et non autorisés.
6 des mesures de sécurité logicielles eSign qui assurent la sécurité de vos clients et renforcent la confiance
De nos jours, la majorité des transactions commerciales se font par voie électronique, il est donc important de créer un environnement d’affaires où vos clients se sentent en sécurité.
Le choix d’un logiciel eSign solution qui aide à ces six mesures de sécurité démontre que vous prenez la sécurité de vos clients aussi au sérieux qu’eux.
1. Vérification d’identité
L’outil de vérification permet de s’assurer que la personne qui signe un document est bien celle qu’elle prétend être. Cela permet de réduire la fraude et d’empêcher l’accès non autorisé aux documents sensibles.
Les formulaires courants de vérification d’identité comprennent :
- Authentification basée de connaissances (par exemple, questions de sécurité)
- vérification des documents (p. ex., passeport ou permis de conduire)
- Vérification biométrique (p. ex., empreintes digitales ou reconnaissance faciale)
- Vérification de l’identité numérique (par exemple, itsme, ConnectID)
2. Certifications de sécurité
Les certifications de sécurité fournissent la preuve qu’un fournisseur de logiciel eSign respecte des normes de sécurité et des bonnes pratiques strictes et que le logiciel a mis en place des mesures de protection pour protéger les données sensibles.
Voici quelques-unes des certifications de sécurité que de nombreux consommateurs attendent de leurs logiciels :
- ISO/CEI 27001
- SOC 2 Type II
- Règlement général sur la protection des données (GDPR)
- Norme de signature numérique (DSS)
3. Tests de conformité
Des tests de conformité réguliers permettent de s’assurer que votre logiciel eSign continue de répondre aux exigences légales et réglementaires, telles que HIPAA et E-SIGN Act aux États-Unis, et à la réglementation eIDAS dans l’UE.
Les tests de conformité permettent également de s’assurer que le document signé électroniquement de votre entreprise est juridiquement contraignant et qu’il résistera devant les tribunaux.
4. Piste d’audit
Renforcez la confiance des clients dans votre produit en offrant une visibilité de bout en bout dans le processus de signature électronique.
La compilation de journaux détaillés permet d’éviter la falsification et la fraude et fournit une preuve de conformité en suivant quand et où un document a été consulté, signé et modifié. qui a accédé au document ; et les actions qu’ils ont effectuées pendant qu’ils y avaient accès.
5. Authentification multifactorielle
L’authentification multifacteur (MFA) renforce la sécurité des documents en obligeant les utilisateurs à fournir au moins deux facteurs de vérification. La combinaison des titres de compétences comprend généralement :
- Quelque chose que vous savez : Un mot de passe ou un code PIN constitue la première couche de protection.
- Quelque chose que vous avez : Un smartphone, un jeton de sécurité ou tout autre appareil physique fournit une deuxième couche de sécurité.
- Quelque chose que vous êtes : La vérification biométrique, telle qu’une empreinte digitale ou un scan facial, offre une couche d’authentification supplémentaire et hautement sécurisée.
L’intégration de l’authentification multifacteur dans vos processus de gestion des documentpermet à votre entreprise de rester conforme aux meilleures pratiques de l’industrie et donne à vos clients l’assurance que leurs signatures sont protégées contre les menaces potentielles.
6. Authentification unique
La technologie d’authentification unique (SSO) permet aux utilisateurs de se connecter en toute sécurité à l’aide d’un seul ensemble d’informations d’identification dans plusieurs applications.
Cette approche très efficace de gestion des accès réduit les risques pour votre entreprise et vos clients en :
- Centralisation de l’authentification vers un point d’accès unique et sécurisé.
- Réduire le nombre de fois où les informations d’identification sont transmises sur le réseau, ce qui peut les exposer à des acteurs malveillants.
- Générer des journaux détaillés des événements d’authentification des utilisateurs et les consolider en une seule piste d'audit.
Établissez-vous une relation de confiance avec vos clients logiciels eSign ?
Si votre solution logicielle eSign n’offre pas de mesures de protection adéquates, vous passez à côté d’une excellente occasion d’établir une relation de confiance avec vos clients.
Aujourd’hui, la signature numérique pour PDF est la norme pour de nombreuses transactions commerciales. Assurez-vous que votre logiciel rassure vos clients sur le fait que la sécurité de leurs données est votre priorité absolue.
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