En 2020, la pandémie a fait passer la transformation digitale à la vitesse supérieure. Les entreprises de presque tous les secteurs ont accéléré l'adoption de l'outil numérique et des solutions basées sur le cloud pour connecter les employés à distance et continuer à servir les clients.
Aujourd'hui, de nombreuses organisations sont revenues à des lieux de travail en personne ou ont adopté un modèle de travail hybride, mais elles continuent à compter sur la numérisation pour maintenir l'efficacité, connecter les équipes, gérer les documents et automatiser les flux de travail.
Dans cet article, nous examinons les cinq principales façons dont la numérisation transforme le lieu de travail et les moyens de vous assurer que vous utilisez le bon outil pour rester compétitif et efficace dans un environnement numérique qui évolue rapidement.
5 impacts de la numérisation sur le lieu de travail moderne
La numérisation est aujourd'hui tellement présente sur le lieu de travail que beaucoup d'entre nous considèrent ses avantages comme allant de soi. Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, nous nous concentrerons sur cinq domaines clés dans lesquels la numérisation et l'outil numérique font une différence significative.
1. Efficacité
L'intégration de l'outil numérique dans les opérations quotidiennes permet aux entreprises d'améliorer considérablement l'efficacité des processus et la productivité des employés. Lorsque les employés consacrent moins de temps aux tâches administratives ou répétitives, ils ont plus de temps pour se concentrer sur les initiatives stratégiques qui stimulent la croissance.
Par exemple, le logiciel intégré signature électronique assure la fluidité des processus d'entreprise en éliminant la nécessité de signer, de numériser et d'envoyer les documents nécessitant une signature.
Certaines solutions signature électronique rendent ces processus encore plus efficaces en permettant aux utilisateurs de rédiger des contrats et des accords, d'insérer des champs de signature, de demander des signatures et d'envoyer des documents, le tout au sein de Microsoft Word et d'Outlook.
2. Communication et collaboration
La numérisation a créé un environnement de travail plus connecté en transformant la façon dont les équipes interagissent, partagent l'information et collaborent à travers les plateformes et les systèmes d'entreprise.
PDF Les logiciels d'édition sont l'un des outils fondamentaux permettant d'améliorer la collaboration. Cette technologie permet aux équipes de convertir des feuilles de calcul Excel, des présentations PowerPoint et des documents Word en documents consultables et modifiables PDF.
En transformant les documents dans un format universellement accessible, les entreprises s'assurent que les membres de l'équipe peuvent facilement partager, réviser et collaborer sur des fichiers importants.
Les plateformes de collaboration telles que Slack, Microsoft Teams et Asana ont considérablement modifié la façon dont les entreprises travaillent en regroupant des méthodes de communication disparates - chat, vidéo et partage de fichiers - dans un espace centralisé.
Cette intégration contribue à supprimer les cloisonnements au sein des organisations et permet aux équipes de collaborer efficacement tant en interne qu'avec les clients et les fournisseurs externes.
3. Accessibilité
Les solutions de stockage en nuage telles que SharePoint, OneDrive, Google Drive et Dropbox sont essentielles pour permettre aux travailleurs de rester connectés. Ces plateformes permettent de stocker en ligne et d'accéder en toute sécurité, de n'importe où, des fichiers critiques pour l'entreprise, tels que des contrats, des rapports financiers et d'autres documents dont les employés ont besoin pour faire leur travail.
Considérez ce cas d'utilisation réel : Une équipe juridique doit finaliser un contrat impliquant plusieurs parties prenantes. En utilisant les logiciels d'édition signature électronique et PDF intégrés à une solution de stockage en nuage telle que SharePoint ou Google Drive, l'équipe juridique peut facilement convertir le contrat en un document modifiable PDF, apporter les révisions nécessaires et le partager sous forme numérique.
Chaque partie prenante peut accéder au document depuis l'endroit où elle se trouve, examiner les modifications et signer le contrat électroniquement. Le site document signé est ensuite automatiquement réenregistré dans le stockage en nuage, ce qui garantit que toutes les versions sont stockées en toute sécurité et accessibles à tous.
4. gestion des documents
La numérisation a radicalement transformé les processus de gestion des documents. Voici quelques exemples d'outils qui rationalisent document flux de travaux, améliorent l'accessibilité et garantissent que les informations essentielles sont toujours à jour et facilement récupérables.
● Système électronique de gestion des document s (SGED) : un SGED numérise et organise les documents, réduisant ainsi la dépendance à l'égard du stockage physique et permettant un accès facile aux fichiers importants.
● Contrats numériques : le logiciel signature électronique élimine la nécessité d'imprimer, de signer, de scanner et parfois même d'envoyer les contrats par la poste. Le passage à la signature électronique réduit les délais d'exécution et offre un moyen plus sûr et plus traçable de gérer les contrats.
● Reconnaissance optique des caractères (OCR ) : la technologie OCR convertit les documents et les images numérisés en texte éditable et consultable, ce qui permet aux entreprises d'intégrer de manière transparente de grands volumes de documents - tels que des factures, des reçus ou des documents juridiques - dans leur GED.
● les systèmes de contrôle de version : Ces outils conservent un historique des révisions de document qui permet aux utilisateurs de consulter la version précédente, de comparer les modifications et de revenir à des itérations antérieures si nécessaire. Cela permet de disposer d'une piste d'audit claire, ce qui est essentiel dans les secteurs hautement réglementés où la précision et la conformité sont cruciales.
5. Sécurité et conformité
La numérisation présente à la fois des opportunités et des défis en matière de protection des données sensibles et de respect des exigences réglementaires mondiales dans les processus et les outils de travail.
piste d'audit : Comme mentionné ci-dessus, la piste d'auditaudit fournit un enregistrement détaillé de qui a accédé à quels fichiers et quand - depuis la création de document jusqu'à la signature finale. Cette visibilité aide à maintenir la conformité avec les réglementations mondiales, telles que RGPD, eIDAS, PECR, HIPAA et ETA, et fournit des informations précieuses pour l'analyse médico-légale en cas de violation de la sécurité.
Chiffrement des données : l' outil de chiffrement encode les données de manière à ce qu'elles ne soient accessibles qu'aux utilisateurs disposant de la bonne clé de déchiffrement. Cela garantit que les informations confidentielles restent illisibles et sécurisées si des contrats ou des états financiers sont interceptés pendant la transmission ou consultés sans autorisation.
L'authentification multifactorielle (AMF) : L'AMF exige des utilisateurs qu'ils fournissent au moins deux formulaires de vérification avant d'accéder à des systèmes ou à des données sensibles. Il s'agit généralement des éléments suivants
● Quelque chose qu'ils connaissent (un mot de passe)
● quelque chose qu'ils ont (un jeton de sécurité)
● Quelque chose qu'ils sont (une empreinte digitale ou une reconnaissance faciale).
L'AMF réduit considérablement le risque d'accès non autorisé, même si les informations d'identification d'un utilisateur sont compromises.
La numérisation est désormais un impératif pour les entreprises
La numérisation n'est pas négociable pour les entreprises qui veulent conserver un avantage concurrentiel. L'adoption de la bonne solution numérique peut transformer le mode de fonctionnement des entreprises, en les rendant plus agiles, plus efficaces et plus sûres. En sélectionnant et en intégrant soigneusement ces outils, vous pouvez vous assurer que votre organisation est bien équipée pour prospérer dans un monde numérique.
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