Un travailleur moyen utilise environ 10,000 feuilles de papier par an. C'est la valeur d'un arbre entier ! Si vous multipliez ce chiffre par le nombre de personnes dans votre organisation ? C'est autant d'arbres que vous pourriez sauver.
Mais l'environnement n'est pas le seul à être affecté par le papier. Deux des actifs les plus précieux de votre entreprise - le temps et le personnel - sont également mis à mal.
La gestion de la paperasserie entraîne des pertes de temps, une baisse de la productivité, des clients frustrés et des problèmes de conformité potentiels. Il n'est donc pas surprenant que 31% des personnes exerçant des fonctions techniques déclarent que "l'équipement et le soutien des employés, tant au bureau qu'à distance" constituent un défi important.
C'est là qu'intervient l'automatisation des documents et ses nombreux avantages.
Qu'est-ce que l'automatisation des documents ?
L'automatisation des documents est exactement ce qu'elle signifie : créer des documents automatiquement à l'aide d'une solution intelligente et technologique - commeNitro - quipermet aux organisations de rationaliser la création, la génération, la distribution et la gestion des documents.
Grâce à l'utilisation de logiciels spécialisés, les entreprises peuvent automatiser les tâches manuelles et répétitives liées à la création, au formatage et à la distribution des documents.
D'un point de vue fonctionnel, l'automatisation des documents peut inclure de nombreux éléments, tels que
- Création, conversion et combinaison de fichiers en toute simplicité
- Numérisation de n'importe quel document en PDF éditable avec OCR
- Envoi de PDF pour signature électronique avec suivi en temps réel
- Création de formulaires à remplir pour une saisie rapide des informations
- Des prix abordables pour les entreprises afin d'équiper un plus grand nombre d'utilisateurs à moindre coût
Avantages de l'automatisation des documents
L'évolutivité et la flexibilité offertes par l'automatisation des documents sont des avantages que ne permet pas la paperasserie manuelle. Dans le cadre de la transformation numérique de votre organisation, l'automatisation des documents offre une multitude d'avantages qui rationaliseront vos flux de travail.
1. Augmentation de la rentabilité
En réduisant considérablement le temps consacré aux tâches documentaires manuelles, l'automatisation intelligente peut aider les entreprises à réaffecter leurs ressources à des activités génératrices de revenus. En outre, un traitement plus rapide des documents permet d'accélérer les délais d'exécution, ce qui peut avoir un impact positif sur les flux de trésorerie. Découvrez comment l'entreprise de construction internationale Mace Group a réduit ses coûts de 634 % par utilisateur en intégrant des fonctionnalités PDF dans ses flux de travail.
2. Amélioration de l'expérience des clients et des utilisateurs
Il est prouvé que le marketing personnalisé génère des revenus. L'automatisation profite à votre entreprise en offrant des modèles flexibles permettant de personnaliser chaque interaction en fonction du destinataire. Il garantit également la cohérence du formatage et du contenu des documents, ce qui se traduit par une apparence plus professionnelle et une amélioration de l'expérience client. Les clients reçoivent des documents précis et normalisés, ce qui renforce leur confiance dans votre marque.
3. Efficacité accrue des documents
Les modèles intelligents tirent des données et des informations de sources prédéterminées plutôt que de devoir chercher et trouver manuellement ces données dans une base de données, ce qui élimine la nécessité d'une saisie et d'un formatage répétitifs des données.
L'utilisation d'un contenu dynamique dans le cadre de l'automatisation constitue un autre avantage : les documents sont mis à jour au fur et à mesure de la mise en œuvre des changements. En outre, le stockage numérique permet de tout conserver de manière centralisée afin de minimiser la duplication. Vous voulez savoir à quoi peut ressembler l'automatisation des documents pour votre entreprise ? Lisez l'histoire de T-Mobile et découvrez comment l'entreprise a amélioré sa productivité en s'associant à Nitro.
4. Plus de cohérence et de conformité
Des modèles automatisés et un contenu normalisé garantissent la cohérence des documents, réduisant ainsi le risque d'erreurs. En outre, l'automatisation peut intégrer des règles de conformité, ce qui garantit que légales et réglementaires légales et réglementaires.
5. Sensibilisation à la marque
Les documents de marque établissent une forte identité de marque. L'un des principaux avantages des logiciels d'automatisation des documents est qu'ils permettent souvent d'intégrer facilement des logos, des couleurs et d'autres éléments de marque, renforçant ainsi la notoriété de la marque à chaque communication.
Aspects clés d'une automatisation efficace des documents
N'oubliez pas que l'objectif de l'automatisation des documents est de rationaliser l'ensemble du processus, du début à la fin.
Lorsque vous cherchez un partenaire pour cette entreprise, il y a un certain nombre d'éléments à prendre en compte pour garantir une transformation réussie.
Facilité de création de documents
Le logiciel doit offrir des outils intuitifs pour la conception et la personnalisation des modèles de documents. Les interfaces "glisser-déposer" et les éditeurs conviviaux simplifient le processus, réduisant ainsi le besoin de compétences techniques spécialisées.
Entrée des données
L'intégration avec des sources de données telles que les CRM ou les bases de données permet l'extraction automatique d'informations pour alimenter les documents, ce qui minimise les erreurs et fait gagner du temps.
L'image de marque
Les documents doivent refléter l'identité de votre organisation. La possibilité d'incorporer des éléments de marque dans les modèles garantit que chaque document reflète l'identité visuelle de votre entreprise, favorisant ainsi une image cohérente et professionnelle.
Collaboration et achèvement
Les outils d'automatisation des documents doivent aider votre organisation à faciliter collaboration entre les membres de l'équipe, en permettant à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur le même document, garantissant ainsi un travail d'équipe sans faille.
Ensuite, si vous avez besoin d'une signature finale (par exemple, sur un contrat d'employé ou un accord de confidentialité), recherchez des outils de signature électronique qui peuvent être intégrés dans le processus d'automatisation des documents.
Contrôle des versions et production en masse
Un contrôle efficace des versions permet d'éviter toute confusion en conservant une trace des modifications apportées aux documents. En outre, l'automatisation permet de générer plusieurs documents en masse, ce qui permet de gagner du temps lorsqu'il s'agit de traiter des volumes importants.
Comment profiter des avantages de l'automatisation des documents ?
L'automatisation des documents offre un moyen transformateur d'améliorer l'efficacité, de réduire les erreurs et d'offrir une expérience client de qualité supérieure. Nitro PDF Pro et Nitro Sign bénéficient de la confiance de 67% de la fortune 500 et nous pouvons rendre votre transformation plus rapide et plus facile.
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