Selon l’enquête 2023 Cloud Business Survey de PwC, 78 % des dirigeants interrogés déclarent que la plupart ou la totalité des secteurs de leur entreprise utilisent la technologie cloud.
Malgré les taux croissants d’adoption du cloud, de nombreuses entreprises prennent également en charge les processus hérités sur site, y compris la gestion des documents physiques.
Que votre entreprise gère des documents dans le cloud, sur site ou les deux, le maintien de la conformité aux réglementations sectorielles et gouvernementales doit être une priorité absolue. En fonction du secteur d’activité et de l’emplacement de votre entreprise, la façon dont vous gérez, stockez, transmettez et éliminez les documents peut être régie par des réglementations, telles que GDPR, HIPAA, SOX et CCPA. Le non-respect des directives réglementaires peut entraîner des amendes et des pénalités pour non-conformité, et mettre en danger les données de vos clients et de votre entreprise.
11 bonnes pratiques pour maintenir la conformité document
Atteindre et maintenir la conformité peut sembler écrasant au début, mais l’adoption de ces meilleures pratiques éprouvées en matière de gestion des documents peut vous aider à établir une stratégie solide.
1. Effectuer des audits et des examens réguliers
En examinant et en mettant à jour régulièrement les politiques et les processus de gestion des documents de votre organisation, vous vous assurez qu’ils sont alignés sur les changements apportés aux réglementations et aux politiques internes.
L’audit interne et externe évalue l’efficacité de vos contrôles internes et la conformité aux lois, réglementations et normes applicables, et identifie les domaines à améliorer.
2. Utilise un système de gestion des documents
Le bon système de gestion des documents (DMS) peut vous aider à simplifier document conformité en automatisant de nombreuses fonctions qui contribuent à vos efforts de conformité.
Recherchez un logiciel DMS qui inclut des fonctionnalités telles que le contrôle de version, les contrôles d’accès et les pistes d'auditqui s’intègrent à vos autres systèmes d’entreprise pour créer une visibilité et une traçabilité dans toute l’organisation.
3. Mettre en œuvre un outil de contrôle d’accès
Le contrôle d’accès est un composant non négociable d’une stratégie de conformité document , car il vous permet de gérer qui peut accéder, afficher, modifier et distribuer des informations sensibles.
Les outils de contrôle d’accès courants qui permettent de restreindre l’accès au personnel autorisé comprennent uniquement :
- Authentification multifacteur (MFA)
- Chiffrement
- Contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC)
- Politiques de moindre privilège
- Pistes d'audit
- Formation de sensibilisation des employés
4. Appliquer les politiques et les procédures
Élaborer, documentet, surtout, appliquer des politiques et des procédures claires pour la création, la manipulation, le stockage et l’élimination des document . En veillant à ce que ces politiques soient facilement accessibles et comprises par tous les employés, vous ferez de la conformité une initiative à l’échelle de l’organisation.
5. Prioriser la formation et la sensibilisation des employés
Préparez les employés à la réussite en organisant régulièrement des sessions de formation sur les exigences de conformité et les meilleures pratiques. Cela permettra de sensibiliser les gens à l’importance de la gestion des documents et de favoriser une culture de conformité.
6. Établir des calendriers de conservation et d’élimination document
Les directives nationales et internationales en matière de conservation des document exigent des entreprises qu’elles conservent certains documents pendant une période définie, qui varie selon le type de document et la juridiction. Lorsque vous établissez votre calendrier, reportez-vous à vos politiques pertinentes pour assurer la conformité légale.
L’établissement d’un calendrier de conservation document permettra à votre organisation de se débarrasser correctement des documents à la fin de leur période de rétention, en maintenant la conformité et en libérant de l’espace dans votre stockage physique et basé sur le cloud.
7. Baliser avec précision les métadonnées
Bien que la plupart des réglementations n’imposent pas spécifiquement le balisage des métadonnées, elles exigent une tenue de registres, une récupération des données et une sécurité précises et organisées, le tout facilité par une gestion efficace des métadonnées.
Par exemple:
- Le règlement général sur la protection des données (GDPR) exige la conformité avec les demandes d’accès des personnes concernées; Le balisage des métadonnées permet de récupérer rapidement tous les documents pertinents lorsque quelqu’un demande l’accès à ses données personnelles.
- La loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA ) exige que les dossiers des patients soient protégés et restent confidentiels ; Le balisage des métadonnées permet de classer les documents de manière appropriée et de les rendre accessibles uniquement au personnel autorisé.
- Les règles fédérales de procédure civile (FRCP) exigent que les entreprises se conforment aux demandes d’e-discovery; L’étiquetage des métadonnées permet de localiser et de produire facilement des documents électroniques sur demande dans le cadre d’une procédure judiciaire.
8. Surveiller les systèmes de l’entreprise pour détecter les tentatives d’accès non autorisées
Qu’il soit involontaire ou malveillant, l’accès non autorisé à des documents sensibles enfreint les termes de nombreuses normes et réglementations de la gestion des document.
La solution de surveillance et d’alerte en temps réel permet à votre équipe de sécurité de détecter et de répondre aux accès et modifications suspects document .
9. Restez à jour sur les lois et réglementations en matière de conformité
Les lois et réglementations relatives à la conformité des documents sont susceptibles d’être modifiées, ce qui peut laisser votre organisation non conforme par inadvertance. Rester à jour sur les mises à jour, les modifications et les nouvelles réglementations qui ont un impact sur votre entreprise réduit votre risque de non-conformité en cas d’audit, de procédure judiciaire ou d’atteinte à la sécurité.
10. Créer un forfait de récupération d’urgence et de sauvegarde
Les cyberattaques et les catastrophes naturelles ont un impact sur les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, ce qui rend indispensable un forfait complet de reprise après sinistre pour maintenir document conformité.
Une stratégie de reprise après sinistre et de sauvegarde dans le cloud bien conçue et testée aide les entreprises à reprendre rapidement leurs activités et à restaurer l’accès aux documents essentiels après une panne ou un événement de sécurité.
11. Comprendre les normes et réglementations internationales
Les entreprises qui exercent leurs activités dans plusieurs pays doivent respecter des réglementations de conformité spécifiques à chaque pays et document à chaque région , telles que GDPR dans l’UE, HIPAA aux États-Unis, et diverses normes internationales telles que ISO 19475:202. 10}1.
Comme mentionné précédemment, les normes et les réglementations sont loin d’être statiques. Le suivi des modifications et la mise à jour régulière des politiques et des processus de gestion des documents sont essentiels pour maintenir la conformité mondiale.
Éliminez les incertitudes en matière de conformité document
Des réglementations telles que GDPR HIPAA, SOX et CCPA établissent des normes strictes en matière de protection des données, de confidentialité et de pratiques de tenue de registres.
La mise en œuvre d’une stratégie de gestion des documentqui intègre les meilleures pratiques décrites ci-dessus permet à votre organisation de créer, de transmettre, de conserver et d’éliminer des documents sensibles conformément aux exigences réglementaires ainsi qu’aux politiques internes et aux normes de l’industrie.
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