5 Considérations relatives à la signature électronique de documents contenant des données sensibles

Les entreprises n’ont jamais été aussi nombreuses à passer des signatures classiques aux signatures électroniques, mais cette transition soulève des problèmes pratiques. Si votre entreprise traite des données sensibles, comment garantir que vous prenez toutes les précautions de sécurité avec les documents numériques et la signature électronique ?

Lisez cet article pour découvrir les points importants à prendre en compte et vous assurer que votre fournisseur et votre solution de signature électronique vous aident à traiter les données sensibles de manière appropriée. Vous pouvez également télécharger notre Guide complet des signatures électroniques pour explorer tout ce que vous devez savoir sur ces outils.

• Données concernant la santé et informations personnelles (santé, finance, RH)
• Données génétiques (médical, assurance-vie)
• Affiliation syndicale (HR)
• Affiliation politique et opinions (administration, secteur public)
• Données concernant l’orientation sexuelle d’une personne (santé, finance)
• Données biométriques (applicable lors de l’utilisation de méthodes de signature biométriques)

Polices d’assurance générées automatiquement, contrats immobiliers signés numériquement, accueil numérique des patients dans les hôpitaux : autant d’exemples concrets de la façon dont les entreprises modernisent leurs processus papier grâce aux signatures électroniques. Mais les entreprises des secteurs qui traitent de gros volumes de données personnalisées et sensibles doivent faire très attention à la manière dont elles manipulent ces informations.

Les entreprises des secteurs de la santé, du droit, de la banque, de l’assurance et des administrations publiques traitent quotidiennement des informations sensibles. La rotation des documents est incessante, et chaque élément d’information personnelle et/ou confidentielle doit être répertorié. De plus, un manque de rigueur dans le traitement des données sensibles peut entraîner de graves sanctions. Par exemple, la réglementation européenne complète du RGPD est entrée en vigueur en 2018, et les failles de données très médiatisées ont infligé un énorme revers aux entreprises concernées ces dix dernières années.

Le traitement des données personnelles requiert une attention et une vigilance particulières. Les entreprises doivent veiller à suivre les directives de leur secteur d’activité lorsqu’elles manipulent des informations numériques. Cela vaut pour tous les types de documents numériques, et la signature électronique ne fait pas exception.

Voici 5 éléments à garder à l’esprit lorsque vous évaluez des solutions de signature électronique et que vous cherchez à savoir si elles vous permettront de gérer adéquatement les données sensibles.

Lorsque vous transmettez un document pour signature électronique, veillez à ce que l’accès soit réservé à la personne dont vous demandez la signature. Identifiez le(s) signataire(s) autorisé(s) et attendu(s) pour chaque document. Ensuite, vous pouvez utiliser des outils en ligne sécurisés offrant des services d’identification afin de restreindre l’accès au document. Ces outils peuvent s’appuyer sur une carte d’identité nationale, un programme d’identité ou un service qui fournit des capacités d’identification.

Certaines catégories de données personnelles ne peuvent être traitées qu’après avoir reçu le consentement explicite de la personne concernée. Dans ces cas, veillez à recueillir la confirmation nécessaire auprès de vos signataires. Certaines solutions de signature électronique proposent des outils de gestion du consentement, qui permettent aux responsables de la collecte de données d’obtenir l’autorisation de leurs destinataires.

En outre, vous devrez faire preuve de transparence quant à vos activités de traitement et informer les personnes concernées de manière appropriée. Choisir une solution de signature électronique qui présente ces informations sous forme de fenêtre contextuelle avant que vos destinataires ne signent leurs documents permet d’automatiser ce processus.

Les délais de conservation (durée de stockage des données personnelles) sont devenus un sujet sensible dans le domaine de la sécurité informatique. Lorsque vous traitez un grand volume de documents comportant des signatures électroniques, il est très important de tenir compte de leur durée de conservation et de leur lieu d’archivage.

La décision la plus importante à prendre est probablement celle qui consiste à faire un choix entre une solution de stockage des données dans le cloud ou sur site. Les solutions cloud stockeront les documents signés dans le cloud ou proposeront des intégrations API permettant de connecter le logiciel de signature numérique à un DMS ou à d’autres progiciels appropriés. Si vous utilisez des intégrations API, veillez à supprimer les documents signés des serveurs de votre fournisseur dès que la signature est finalisée.

Le chiffrement garantit la confidentialité du contenu d’un document et constitue probablement le moyen le plus adéquat de protéger les données personnelles. Grâce au chiffrement, seules les parties autorisées auront accès aux informations qui leur sont transmises. Veillez à ce que le chiffrement des informations porte aussi bien sur les données stockées que sur les données en transit.

Il est essentiel de ne pas perdre de vue la législation nationale en vigueur en matière de stockage et de transfert de données. Les pays peuvent adopter une législation spécifique pour certains types de données. La France, par exemple, a pris des mesures réglementaires importantes concernant le traitement des données relatives à la santé. Soyez conscient des règles de conformité concernant le transfert de données entre pays.

Mesures de sécurité de Nitro en matière de signatures électroniques
Identification du signataire
Services d’identification		Identifiez le signataire avant de donner accès aux documents en intégrant nos services d’identité dans votre environnement de signature électronique.
Protection des données intégrée
Bouton de confirmation		Ajoutez des boutons de confirmation pour obtenir les consentements nécessaires.
Gestion du consentement		Configurez votre propre politique de gestion des consentements.
Charte de confidentialité		Incluez des politiques de confidentialité personnalisées dans le processus de signature.
Délais de conservation
Intégrations API		Configurez nos API selon vos besoins pour garantir que les documents signés sont stockés en toute sécurité dans vos systèmes internes.
Suppression automatique		Paramétrez la suppression automatique pour vous assurer que les documents ne sont pas stockés après leur signature.
Chiffrement
Chiffrement		Les documents (et les données incluses) sont chiffrés pendant leur stockage et en transit.
Services et fournisseurs d’hébergement cloud
Hébergement		Hébergé sur Microsoft Azure, appliquant de nombreuses dispositions techniques et organisationnelles (certifiées ISO 27001) pour garantir une sécurité adéquate. Consultez le centre de gestion de la confidentialité de Microsoft pour en savoir plus.
Certification HDS		Microsoft Azure est certifié HDS.
Sur site		Microsoft Azure est certifié HDS.

Nitro dispose de l’une des solutions de signature électronique les plus sûres et les plus conformes du marché. Nitro Sign Premium offre une expérience utilisateur et une efficacité supérieures, sans compromettre la sécurité et la gestion des données.

Notre plateforme possède des certifications propres à chaque secteur et à chaque pays, ainsi qu’une conformité juridique internationale, comme l’a récemment vérifié DLA Piper.

Si vous avez des exigences spécifiques ou des préoccupations en matière de sécurité concernant votre solution de signature électronique, ou si vous souhaitez découvrir comment Nitro Sign simplifie le respect des réglementations, contactez-nous pour planifier une démonstration.