Comment passer à l'administration en ligne ?

Les agences et organisations gouvernementales sont poussées à passer au numérique, car les citoyens réclament les mêmes expériences que celles qu'ils obtiennent partout ailleurs. Mais l'administration publique est une machine qui évolue beaucoup plus lentement que d'autres secteurs et qui se heurte à des obstacles différents pour passer au numérique. La longueur des processus de décision et d'approbation, les problèmes de sécurité et les budgets sont autant d'éléments qui peuvent empêcher les agences d'adopter l'administration en ligne.

Le passage aux processus numériques est essentiel pour les organisations gouvernementales, non seulement parce que les citoyens exigent des interactions numériques, mais aussi parce que la transformation numérique est la voie vers une meilleure gouvernance pour tous. L'enquête des Nations Unies 2022 L'enquête des Nations Unies sur l'e-gouvernement note que "ne laisser personne de côté" est un "axe central" du développement durable, et que combler les lacunes dans l'écosystème de l'administration numérique est un moyen essentiel de s'assurer que l'e-gouvernement ne profite pas uniquement aux segments de la société ayant des revenus plus élevés et plus favorisés.

Si vous ne savez pas par où commencer en matière d'administration en ligne, pensez aux solutions de documents numériques. Ils constituent l'une des composantes les plus cruciales d'une stratégie de transformation numérique, et les outils documentaires spécifiques tels que les solutions PDF et eSign sont un grand pas vers la réussite.

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Tout d'abord, vous constaterez des progrès considérables dans l'efficacité du site . L'utilisation de solutions de documents numériques vous permet d'automatiser un grand nombre de processus manuels qui ont tendance à paralyser les organisations qui utilisent beaucoup de papier, comme les agences gouvernementales. L'automatisation vous permet d'intégrer des flux de travail en libre-service afin que les administrés puissent traiter eux-mêmes les documents numériques.

Le passage à une approche de gouvernance électronique vous donne également un certain degré d'agilité et la capacité de soutenir une main-d'œuvre numérique. Le bon partenaire digital transformation permettra à votre organisation d'accéder aux documents par le biais d'une plateforme unique que les employés pourront exploiter sur plusieurs appareils. Vous pouvez vous adapter à des environnements de travail modernes et vous serez plus souple face au changement.

La sécurité et la conformité de vos données, documents et informations sensibles sont également des avantages que vous obtiendrez grâce aux solutions de documentation numérique telles que PDF et eSign. Vous appliquerez des politiques qui vous permettront de respecter les règles de conformité, tandis que les solutions eSign génèreront des signatures juridiquement contraignantes. La bonne solution vous aidera à répondre à de multiples exigences sectorielles avec des mesures de sécurité sur lesquelles vous pouvez compter pour une administration numérique réussie.

Le paysage de la cybersécurité est bouleversé chaque jour par une nouvelle brèche préjudiciable. Mais le bon fournisseur de solutions indiquera clairement les fonctions de sécurité et le respect de la conformité qu'il peut fournir.

Un partenaire de transformation numérique comme Nitro garde toutes les données confidentielles en sécurité grâce à des pratiques de sécurité strictes, et il maintient l'intégrité des documents et les pistes d'audit pour garantir la conformité. Vous simplifierez les audits grâce à la documentation numérique, car vos employés n'auront plus à perdre un temps fou à examiner des dossiers physiques ou des dossiers électroniques éparpillés. Le suivi des versions permet de démontrer clairement que vous respectez les réglementations. De plus, les processus hautement sécurisés de signature électronique et de vérification de l'identité vous permettent de vous reposer sur une approche proactive de la protection des données.

Posez-vous les questions suivantes avant de trouver un fournisseur de documents et une solution pour vous aider à passer à l'administration en ligne.

• Le fournisseur propose-t-il des intégrations avec vos solutions existantes afin que vous n'ayez pas à les remplacer ?
• Le ROI que vous obtiendrez de la solution est-il clair et démontrable ?
• Leurs pratiques de sécurité sont-elles sophistiquées ?
• Les licences ou la formation entraîneront-elles des frais imprévus ?
• Sont-ils prêts à travailler dans les limites de votre budget?
• Fournissent-ils des services gratuits de gestion du changement et d'assistance à la clientèle?
• Avez-vous la possibilité de essayer avant d'acheter?

En posant ces questions, vous vous rapprocherez du partenaire idéal pour une transformation numérique intelligente et stratégique de l'administration.

En tant qu'entité gouvernementale, vous disposez probablement de plusieurs systèmes intégrés à vos opérations. La bonne solution de documentation numérique ne vous obligera pas à les déraciner. Au contraire, la solution doit s'intégrer avec eux par le biais d'API puissantes afin que vous puissiez rationaliser les données entre les systèmes et consolider le travail sur un nombre réduit de plates-formes.

Des questions sur le fonctionnement des intégrations dans votre organisation gouvernementale ? Nous sommes là pour vous aider.

Voici quelques exemples concrets de la façon dont les entités gouvernementales utilisent les solutions suivantes pour apporter des améliorations.

• PDFs vous permet de tirer parti d'une plateforme unique et sécurisée dotée d'une interface utilisateur intuitive pour créer, modifier, convertir, combiner et signer des documents PDF.
  
• Les signatures électroniques permettent aux personnes impliquées dans les flux de travail documentaires de signer en toute sécurité et de manière conforme des documents numériques avec des signatures juridiquement contraignantes. Pour en savoir plus sur la signature électronique de haute qualité, consultez notre Ultimate Guide to Electronic Signatures.
  
• Les analyses vous donnent une visibilité et un aperçu de vos flux de travail afin que vous puissiez comprendre l'utilisation et apporter des améliorations pour obtenir le meilleur retour sur investissement de votre solution.

Grâce aux signatures électroniques, vous pouvez automatiser une grande partie des allers-retours qui sont généralement associés aux flux de travail sur papier. Vous pouvez attribuer des rôles tels que les approbateurs, les accepteurs, les destinataires et bien d'autres encore à un large éventail de documents, notamment les permis, les licences, , les contrats, les documents juridiques et bien d'autres encore. Les documents peuvent être acheminés vers les bonnes personnes dans le bon ordre.

Les agences de services sociaux ont souvent une lourde charge de travail administratif et peuvent exiger que de nombreuses parties - médecins, enquêteurs, gestionnaires de cas - examinent et signent les documents du dossier. Les signatures électroniques rendent le processus de collaboration, d'approbation et de révision des dossiers plus transparent pour toutes les parties, et elles permettent aux personnes concernées d'examiner et de signer les documents où qu'elles se trouvent. La numérisation de vos dossiers peut accélérer le travail des services sociaux, qui peut souvent sauver des vies.

Les processus documentaires manuels peuvent retarder inutilement la réception des subventions si le personnel doit être physiquement présent pour faire avancer la documentation de la demande ou approuver les dossiers. Les solutions PDF et eSign facilitent ces flux de travail importants afin que les agences puissent recevoir des fonds plus rapidement.

Nitro connaît les difficultés rencontrées par les organismes publics lorsqu'il s'agit de technologies dépassées, de méthodes de travail anciennes et d'obstacles à l'adoption de nouvelles solutions. C'est pourquoi nos outils PDF et eSign sont conçus pour intégrer et introduire de manière transparente et rentable l'administration en ligne dans votre organisation.

Nitro ne vous donne pas une solution de document numérique et ne vous laisse pas vous débrouiller tout seul. Nous proposons une aide à la gestion du changement de plusieurs manières. Nous fournissons à chaque utilisateur un accueil et une assistance spécialisés, et nous identifions les obstacles potentiels - et leurs solutions - dès le début. La planification des étapes, des actions et des sessions de formation garantit l'adhésion des employés.

Lorsque vous vous engagez dans un logiciel qui fera partie intégrante de votre transformation numérique, vous devez l'essayer avant de l'acheter. De nombreux "essais gratuits" proposés par les fournisseurs de solutions de documents numériques sont de courte durée et ne vous permettent pas d'accéder à leurs fonctionnalités comme vous le feriez en tant qu'utilisateur réel.

Si vous souhaitez une expérience d'essai immersive, Le programme pilote de Nitro vous offre le meilleur moyen, le plus complet, de savoir si Nitro convient à votre organisation gouvernementale. Vous avez accès à la plate-forme de productivité Nitro avec un essai sans risque, et le projet pilote dure plusieurs semaines. Pendant cette période, vos utilisateurs peuvent effectuer des tests approfondis et une évaluation technique de notre solution tout-en-un de PDF, d'eSign et d'analyse. Si vous décidez d'opter pour Nitro, votre intégration sera rapide, ce qui vous permettra d'obtenir rapidement un retour sur investissement.

Le produit analytique de Nitro vous permet de montrer clairement comment vous optimisez votre investissement dans vos outils de documentation numérique, tout en vous aidant à améliorer l'utilisation à l'échelle de l'organisation. En saisissant les données pertinentes, vous pouvez suivre l'utilisation des produits Nitro, éliminer les goulets d'étranglement et calculer automatiquement les économies. Vous prouverez le retour sur investissement grâce à une productivité mesurable.

Chez Nitro, nous pensons qu'une assistance clientèle dédiée ne doit pas être un supplément coûteux. Notre équipe s'engage à ce que vous utilisiez notre solution avec succès sur le long terme, c'est pourquoi nous restons disponibles 24x7 pour vous aider avec tous les services d'assistance dont vous pourriez avoir besoin. Nous avons une expérience historique dans l'aide aux agences gouvernementales pour surmonter les obstacles à l'adoption de solutions numériques, et nos experts se consacrent à la résolution de tous les problèmes pour vous dans les plus brefs délais.

Avec Nitro, vous pouvez rationaliser les flux de travail pour les types de documents suivants :

• Documents financiers & documents fiscaux
• Subventions et prêts
• Permis et licences
• Approvisionnement
• Services sociaux
• Gestion des dossiers
• Rapports
• Contrats & accords
• Documents juridiques
• Documents relatifs à l'emploi
  

Pour en savoir plus sur la manière de choisir un partenaire de transformation numérique pour votre organisation gouvernementale, téléchargez notre eBook gratuit.

Nous serions ravis de connaître les objectifs et les besoins de votre agence. Contactez Nitro dès aujourd'hui pour voir une démonstration de nos solutions et découvrir comment nous pouvons vous aider.