Dans le monde numérique d'aujourd'hui, les gens changent d'appareil, mettent à jour leurs applications et expérimentent de nouveaux outils plus que jamais.
Mais à mesure que votre technologie évolue, il est essentiel que vos documents restent accessibles.
En préparant vos PDF pour l'avenir, vous économiserez du temps et du stress à long terme, et vous aurez l'assurance que vos documents resteront exactement tels que vous les avez créés.
Dans cet article, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le PDF/A.
- Qu’est-ce que PDF/A ?
- Pourquoi devrais-je rendre mon document PDF/A ?
- Comment sont utilisés les fichiers PDF/A ?
- Existe-t-il différents types de PDF/A ?
1. Qu'est-ce que le PDF/A ?
Portable Document Format Archive, ou simplement PDF/A, est un format de fichier développé pour assurer la conservation à long terme des documents électroniques. Cela signifie que vos documents PDF apparaîtront de la même manière qu'ils ont été créés, quels que soient les changements de logiciel ou de matériel au fil du temps.
Contrairement aux fichiers PDF standard, qui contiennent des éléments ne se prêtant pas à l'archivage, tels que des composants multimédias, des polices ou des références externes, le PDF/A est conçu pour être autonome. Elle comporte des lignes directrices et des exigences spécifiques concernant la structure des documents, les polices, les espaces colorimétriques, les métadonnées et les polices intégrées. Elle impose également le respect de normes ISO spécifiques.
2. Pourquoi devrais-je rendre mon document PDF/A ?
Que vous soyez une petite entreprise, un étudiant ou un entrepreneur, la création de documents PDF/A présente de nombreux avantages.
- Maintenir la cohérence : Vos documents apparaîtront de la même manière qu'ils ont été créés, quels que soient les changements de logiciel ou de matériel au fil du temps.
- Renforcer les possibilités de recherche : Les documents PDF/A peuvent être indexés et faire l'objet de recherches, ce qui améliore leur accessibilité en vue d'une recherche et d'une référence ultérieures.
- Respecter la législation : De nombreux secteurs d'activité exigent l'utilisation du format PDF/A pour l'archivage afin de garantir la conformité légale et l'authenticité des documents.
- Améliorer l'accessibilité : Les normes PDF/A comprennent des fonctions d'accessibilité qui rendent les documents accessibles aux personnes handicapées.
- Réduire les risques : En archivant les documents au format PDF/A, les entreprises peuvent réduire le risque de perte de données, ce qui garantit la continuité des activités et la conformité.
3. Comment les fichiers PDF/A sont-ils utilisés ?
Voici quelques exemples courants de la manière dont différents secteurs peuvent tirer parti des documents PDF/A.
| Cas d'utilisation du PDF/A | |
| Gouvernement | Assure le stockage à long terme de documents importants tels que les actes de naissance, les titres de propriété et les documents législatifs. |
| Légal | Conserver les documents juridiques, les contrats et les dossiers et garantir leur intégrité et leur admissibilité devant les tribunaux. |
| Santé | Archiver les dossiers des patients, les rapports médicaux et les documents de recherche afin de respecter la réglementation et de préserver l'exactitude des antécédents médicaux. |
| Ingénierie & Fabrication | Conserver la documentation technique complexe, y compris les dessins de CAO et les schémas d'ingénierie. |
| Formation | Veille à ce que les contenus éducatifs, tels que les supports de cours, les travaux de recherche et les documents universitaires, restent cohérents pour pouvoir être consultés ultérieurement. |
| Finances | Archivez les documents financiers tels que les relevés et les factures afin de répondre aux exigences réglementaires, de faciliter les audits et de garantir l'accessibilité des données. |
4. Existe-t-il différents types de PDF/A ?
Le format PDF/A se décline en plusieurs variantes. Pour ce faire, on mélange différentes normes PDF/A et différents niveaux de conformité, qui ont évolué au fil du temps pour tenir compte des progrès technologiques et des cas d'utilisation.
PDF/A-1
- Il s'agit de la norme PDF/A la plus utilisée et la plus originale, qui garantit la préservation de l'aspect visuel du document au fil du temps. C'est aussi le plus restrictif, car il ne prend pas en charge les JPEG 2000, les calques ou les pièces jointes.
- Fonctionnalités manquantes : JPEG2000, transparence, calques et pièces jointes.
- Niveaux de conformité :
- PDF/A-1a (Accessible) permet aux technologies assistées d'améliorer l'accessibilité d'un PDF en fournissant du texte et d'autres éléments dans un format accessible. Cela permet à tous les utilisateurs d'accéder à l'information. Un exemple d'utilisation de la norme PDF/A-1a est le lecteur d'écran pour les malvoyants.
- Le PDF/A-1b (Basic) est utilisé pour créer des versions d'archivage de documents afin qu'ils puissent être restitués tels qu'ils ont été enregistrés. Il s'agit d'un sous-ensemble plus strict de la spécification ISO PDF.
Apprenez à convertir un fichier PDF en PDF/A-1a & 1b dans notre site Web. guide de l'utilisateur.
PDF/A-2
- Le PDF/A-2 s'appuie sur le PDF/A-1 en offrant une prise en charge supplémentaire des espaces colorimétriques, de la compression JPEG2000 et des fichiers incorporés, et en introduisant la transparence. PDF/A-2 ne rend pas PDF/A 1 obsolète, ce qui signifie qu'un fichier PDF/A-1b valide peut être vérifié par un logiciel conçu pour valider PDF/A2b ou PDF/A-3b.
- Nouvelles fonctionnalités : JPEG2000, transparence, calques et pièces jointes (uniquement pour les autres fichiers PDF/A).
- Niveaux de conformité :
- PDF/A-2a (Accessible) s'appuie sur la structure formée par les balises PDF/A-2u, ce qui facilite la recherche et la réutilisation du contenu d'un document PDF. Similaire au PDF/A-1, il rend les documents accessibles aux personnes souffrant de déficiences visuelles.
- PDF/A-2b (Basic ) est la conformité minimale nécessaire pour garantir qu'un document PDF peut être rendu visuellement tel qu'il a été créé.
- PDF/A-2u (Unicode) comprend tous les éléments du niveau B de conformité, avec une exigence supplémentaire selon laquelle tous les textes du document ont des équivalents Unicode, ce qui garantit que tous les textes peuvent être indexés et affichés.
Apprenez à convertir les PDF en PDF/A-2a, 2b & 2u dans notre site Web. guide de l'utilisateur.
PDF/A-3
- Introduit l'intégration dans un fichier PDF/A ou dans des fichiers d'un autre format (et pas seulement dans d'autres fichiers PDF/A comme le permet la norme PDF/A-2), ce qui le rend adapté aux documents qui doivent inclure des pièces jointes autres que des fichiers PDF.
- Nouvelles fonctionnalités : Pièces jointes (tout type de fichier).
- Niveaux de conformité :
- PDF/A-3a améliore l'accessibilité, comme PDF/A 2a et PDF/A-1a.
- Il présente une grande intégrité visuelle et garantit l'affichage d'un document PDF identique à celui qui a été créé.
- Le PDF/A-3u permet la recherche de textes et la copie de textes Unicode pour les documents PDF créés numériquement et ceux qui sont numérisés à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR).
PDF/A-4
- Permet l'archivage de formulaires à remplir en autorisant le contenu non statique dans les documents PDF sous forme de JavaScript. Cela signifie que les informations relatives aux valeurs ou à la logique d'un formulaire interactif peuvent être stockées et archivées. Il simplifie également le traitement des signatures numériques.
- Nouvelles fonctionnalités : modèles 3d, rich media et annotations 3D.
- Niveaux de conformité :
- PDF/A-4e (ingénierie) prend en charge les modèles 3D, les médias enrichis et les annotations 3D ainsi que les fichiers incorporés.
- Le PDF/A-4f permet d'intégrer des fichiers arbitraires.
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Note de la rédaction : Cet article a été initialement publié en décembre 2020 et a été mis à jour pour refléter les versions PDF/A actualisées.