Q&R sur Shoalhaven : Réduire les coûts et augmenter les licences avec Nitro

Les agences gouvernementales locales sont confrontées à des pressions pour améliorer l’efficacité opérationnelle, se transformer numériquement et tout maintenir dans les limites du budget, tout en maintenant la responsabilité et la conformité publiques. Le conseil municipal de Shoalhaven, en Nouvelle-Galles du Sud, en Australie, a ressenti ces pressions croissantes alors qu’il essayait de gérer la documentation et les processus d’approbation via une solution PDF qui l’obligeait à jongler avec des licences d’utilisation limitées.

Le conseil a ensuite adopté Nitro pour soutenir les initiatives de transformation numérique rentables. Lors du Local Government IT NSW Summit, nous avons eu l’honneur d’être rejoints sur scène par deux dirigeants du conseil municipal de Shoalhaven : Dane Hamilton et Dan Jones, responsable de l’infrastructure informatique et de la prestation de services. Dane et Dan ont expliqué comment ils sont facilement passés de leur ancienne solution à Nitro, quelles sont les efficacités qu’ils ont constatées depuis la mise en œuvre et comment Nitro leur permet d’améliorer les opérations dans plusieurs départements.

Lisez la suite pour découvrir les points saillants de l’entretien entre notre vice-président des ventes (APAC) Michael Helder et Dane and Dan.

R : À l’origine, c’était de la valeur. Nous avons examiné la façon dont nous avons géré notre solution de signature et de PDF, et nous avons constaté que nous étions limités à un certain nombre d’utilisateurs. Nous avons pris la décision d’examiner le marché pour voir ce qu’il y avait d’autre. Nous avons estimé qu’il y avait quelque chose qui devait être disponible avec de bien meilleures fonctionnalités – quelque chose qui pourrait nous aider à éviter d’avoir à réduire et à modifier le nombre d’utilisateurs. Nous étions également à la suite de la COVID à cette époque. La plupart des organisations, y compris la nôtre, avaient connu la Grande Démission et avaient vu de nombreuses personnes entrer et sortir de l’entreprise. Il a été très difficile d’essayer de gérer les sièges et les licences pendant cette période.

R : Non seulement nous avons vu qu’il s’agissait d’un éditeur PDF complet, mais le coût total de la licence par rapport à Adobe était beaucoup moins élevé. L’élimination de la nécessité d’une gestion continue des frais généraux de gestion des permis en raison de la licence d’exploitation était très attrayante.

R : Nous étions préoccupés par le changement et nous nous attendions à ce qu’il soit difficile d’obtenir l’adhésion de notre personnel, en particulier parce qu’une grande partie du travail administratif de la haute direction impliquait des combinaisons de PDF pour les ordres du jour, la rédaction de procès-verbaux, etc. Mais nous avons été très satisfaits du soutien fourni par Nitro. Nous avons d’abord mené un projet pilote et mené un sondage à la fin de ce projet pilote. Les utilisateurs expérimentés qui ont été principalement impliqués dans le processus étaient vraiment satisfaits et ont parlé très positivement du produit. Cela a rendu la décision d’aller de l’avant facile. À partir de là, nous l’avons déployé et organisé un certain nombre d’autres sessions de formation et webinaires pour soutenir la main-d’œuvre dans ce changement. Je pense que le soutien fourni est un point fort pour Nitro.

Apprenez-en plus sur les quatre piliers de Nitro pour votre succès dans notre Guide de changement de fournisseur de PDF.

R : C’est une véritable réussite. Nitro nous a aidés à mettre en œuvre et à élaborer un plan de communication. Dès le départ, nous avions une histoire claire pour aller de l’avant. La formation continue et le soutien à l’adoption par les utilisateurs nous ont vraiment permis de mettre en œuvre le plan. Nous avons également enregistré nos sessions de formation et les avons mises à la disposition du personnel qui n’a pas suivi la formation, afin que personne ne soit laissé de côté. Tous les utilisateurs qui ont été plus lents à adopter ont simplement fourni plus de formation. Nitro a également fourni un portail d’apprentissage en libre-service avec des guides pratiques qui facilitent l’adoption de la solution.

R : Nitro a définitivement rendu les gens plus efficaces, en particulier en ce qui concerne les petites tâches. Nous avions l’habitude d’imprimer et de signer manuellement, mais Nitro a vraiment amélioré l’efficacité avec la fonctionnalité QuickSign et l’option Nitro Sign.

Les licences de site illimitées ont facilité la collaboration entre les départements. Nous avons Nitro comme éditeur et lecteur PDF par défaut, il fait donc maintenant partie de notre environnement d’exploitation standard. Tous les utilisateurs l’obtiennent, et ils bénéficient tous des fonctionnalités premium. Cela nous a donné beaucoup de flexibilité et a ouvert de nombreuses possibilités dans un produit d’édition PDF que d’autres utilisateurs ou membres du personnel de notre conseil n’auraient pas eues dans notre programme précédent.

R : Le Customer Success Manager et le support au changement de Nitro nous ont vraiment permis de ne pas avoir à nous soucier de trop de choses en interne. J’encourage les autres conseils qui veulent faire ce voyage à les utiliser. Ils ont été super puissants avec notre implémentation. Les analyses montrent également l’histoire de la progression de l’adoption par les utilisateurs : nous avons 600 utilisateurs sur cet outil maintenant là où nous avions 200 sur notre solution précédente.

La formation continue a vraiment contribué à l’adoption par les utilisateurs. C’est un produit complet et facile à utiliser, et nous n’avons aucun problème avec le personnel qui l’utilise maintenant. Ceux qui l’utilisent occasionnellement se rendent sur le portail d’apprentissage pour apprendre à effectuer des tâches de base. Nous avons suivi le plan de mise en œuvre recommandé par Nitro, et ce fut un véritable succès. Le simple fait de suivre ces conseils et de tirer parti de la formation continue en a fait un tel succès.

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