Qu'est-ce que la transformation numérique ?

La technologie a changé le paysage commercial, mais il peut être difficile de savoir comment faire pour que votre organisation reste compétitive.

De nombreux responsables informatiques qualifient la transition vers les nouvelles technologies de "transformation numérique." Ce guide vous aidera à comprendre les concepts fondamentaux de la transformation numérique et la manière dont vous pouvez élaborer une stratégie efficace.

Qu'est-ce que la transformation numérique ?
Pourquoi la transformation numérique est-elle importante ?
Qu'est-ce qui motive la transformation numérique ?
Quelles sont les composantes d'un cadre de transformation numérique ?
Comment créer une stratégie de transformation numérique
Quels sont les avantages de la transformation numérique ?
Exemples de transformation numérique
Comment mesurer le ROI de la transformation numérique
Rôles de l'équipe de transformation numérique
Quels sont les défis de la transformation numérique ?
Tendances de la transformation numérique

La transformation numérique (DX ou DT) est le processus d'intégration de technologies numériques intelligentes dans les opérations, les solutions et la culture d'une entreprise afin de répondre à la demande du marché pour des produits et des services meilleurs et plus accessibles. Une transformation numérique efficace peut permettre aux entreprises d'attirer et de fidéliser davantage de clients, d'augmenter les revenus, de réduire les coûts et de permettre une main-d'œuvre entièrement distante ou hybride.

Pour les entreprises qui évoluent vers des environnements de travail distants ou hybrides, la migration des processus et de la gestion des documents traditionnels et hors ligne vers des flux de travail numériques devient une nécessité. Pour d'autres entreprises, le passage au numérique peut consister à réduire les coûts d'impression et leur empreinte carbone en signant les documents électroniquement.

Quels que soient les objectifs de numérisation que vous cherchez à atteindre au sein de votre organisation, une initiative de transformation bien planifiée est essentielle pour réussir.

Parfois, la capacité d'adaptation à l'aide de la technologie peut faire la différence entre la continuité des activités et la fermeture des portes, comme dans le cas d'une pandémie mondiale.

Dans une récente enquête menée par Dell Technologies auprès de plus de 4,300 entreprises mondiales, 80% des dirigeantsont indiqué qu'ils avaient accéléré leurs programmes de transformation numérique pendant la pandémie afin de pouvoir poursuivre leurs activités. Ils ont notamment mis l'accent sur la mise en œuvre de technologies permettant le travail à distance, la réinvention des expériences numériques pour les clients et les employés, et le renforcement de la cybersécurité.

Plutôt que d'attendre un autre événement mondial pour imposer la transformation numérique, les entreprises devraient continuer à accélérer leurs initiatives. Ces efforts ne créeront pas seulement des sécurités pour la continuité mais les aideront à répondre plus efficacement aux demandes de leur marché.

Il existe trois principales technologies ou moteurs du changement numérique dans les entreprises, notamment l'informatique en nuage, l'intelligence artificielle (IA) et les applications mobiles (apps).

Voici un examen plus approfondi de chacune de ces technologies :

- Cloud computing : Fournit des services tels que des serveurs, du stockage, des bases de données et des logiciels à la demande via Internet ("le nuage"), offrant aux entreprises une plus grande flexibilité dans l'accès aux informations essentielles et aux clients une expérience utilisateur améliorée et plus efficace.

- Intelligence artificielle (IA) : Utilise des machines et des ordinateurs pour imiter les compétences humaines en matière de résolution de problèmes et de prise de décision.

- Applications mobiles (apps) : Programme informatique ou logiciel conçu pour fonctionner sur un appareil mobile, comme un téléphone.

Bien que ces technologies puissent être des outils précieux, il est essentiel de les mettre en œuvre pour les bonnes raisons, comme le remplacement d'une technologie obsolète ou héritée, plutôt que pour le plaisir d'avoir le dernier cri.

Il convient également de noter que les employés peuvent être un moteur important de la transformation numérique. Le rapport de productivité 2022 de Nitro a révélé que les travailleurs s'attendent à plus de flexibilité dans la manière et le lieu de travail. Comme le souligne le rapport, 50% des 1,183 travailleurs interrogés souhaitent disposer de meilleurs outils ou de plus d'outils pour permettre le travail à distance, et 95% estiment que la manière dont leur entreprise traite les documents peut être améliorée. En outre, les employés ont déclaré que les outils qui leur étaient accessibles avaient une influence sur le choix des entreprises pour lesquelles ils souhaitaient travailler.

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Un cadre solide de transformation numérique se concentre sur trois composantes essentielles : personnes, processus et plateformes.

La transformation numérique doit commencer par les personnes - en particulier les employés et les clients. Un cadre pratique se concentre sur l'autonomisation de la main-d'œuvre, l'amélioration de l'expérience client et le renforcement de la culture et du leadership.

Pour les employés, vous devrez peut-être répondre à toute inquiétude concernant la sécurité de l'emploi en veillant à ce que votre message soit fort et clair : la technologie ne remplace personne. Expliquez comment les changements les aideront à résoudre les problèmes plus rapidement et leur faciliteront la vie. Une solide pratique de gestion du changement peut aider à diriger l'aspect humain du changement afin que votre organisation puisse atteindre les résultats souhaités.

Il est également essentiel d'équiper tous les départements et toutes les unités commerciales de manière égale. La concurrence et le ressentiment peuvent se former si les travailleurs ont l'impression que la direction fait des favoritismes, alors assurez-vous que tout le monde a la même configuration de base et des attentes largement partagées.

Il ne s'agit peut-être pas de mettre en œuvre un processus de travail allégé et d'éliminer tout gaspillage, mais la transformation numérique implique d'évaluer vos processus . Trouver les goulets d'étranglement et les endroits où les nouvelles technologies pourraient permettre d'économiser de l'argent sera du temps bien employé.

En outre, cette composante de la transformation numérique se concentre sur la normalisation des processus afin de promouvoir une collaboration plus importante et de meilleure qualité. Par exemple, au lieu que chaque département ait différents moyens d'obtenir les approbations (comme imprimer, joindre un document à un e-mail ou travailler dans un document sur un serveur), une entreprise peut mettre en place des flux de documents numériques pour permettre à toutes les parties nécessaires de partager et de modifier rapidement les documents par le biais de liens sécurisés.

Un processus qui devrait également faire l'objet d'une grande attention lors d'une initiative de transformation numérique est gestion du changement, c'est-à-dire les étapes permettant d'assurer une transformation numérique en douceur.

La dernière composante d'un cadre de transformation numérique est platforms, c'est-à-dire les technologies intelligentes que vous intégrez dans les opérations, les offres et la culture de votre entreprise pour travailler plus efficacement.

La mise en œuvre d'une nouvelle plateforme ne sera pas une situation unique où vous pourrez dire : "Nous avons fait de la transformation numérique !" Au lieu de cela, évaluez régulièrement les plateformes pour vous assurer que vous disposez de la technologie optimale pour répondre aux besoins de votre marché.

Prenez un peu de recul par rapport à la planche à dessin et réfléchissez à la vision de votre entreprise. Quel genre d'expérience voulez-vous faire vivre à vos clients et à vos employés ? Voici d'autres questions à poser :

- Quels sont les besoins et les attentes de mes clients ?

- Comment mon organisation échoue-t-elle ?

- Que pouvons-nous apprendre de nos concurrents par ce qu'ils font bien ou moins bien ?

- Comment mon entreprise peut-elle mieux soutenir sa main-d'œuvre grâce à la technologie ?

Définir vos objectifs de transformation numérique en fonction des ambitions de votre entreprise vous permettra d'avancer dans la bonne direction.

Sachez qui doit être à bord pour faire des progrès significatifs et alignez ces leaders sur un objectif unificateur. L'implication permanente de ces dirigeants et leur collaboration à l'exécution de l'initiative peuvent accélérer le travail.

Une étude récente de McKinsey a révélé que les entreprises qui engagent un Chief Digital Officer (CDO) pour soutenir leurs évolutions étaient 1.6 fois plus susceptibles de faire état d'une transformation numérique réussie. Les dirigeants clés tels que le CDO jouent un rôle déterminant dans l'instauration d'un état d'esprit de changement et dans la détermination de la priorité des actions.

Travaillez avec les dirigeants pivots pour constituer une équipe de personnes capables de superviser l'initiative et de veiller à ce que votre organisation atteigne ses objectifs. Parmi les exemples de personnes qui pourraient être de bons candidats pour votre équipe, citons les utilisateurs expérimentés des technologies que vous avez introduites dans le passé ou les personnes ayant une attitude positive à l'égard de l'exploration de nouvelles idées et ayant fait preuve d'ambition.

Outre la constitution d'une équipe, cette étape est le moment idéal pour présélectionner les plateformes ou technologies dont votre entreprise a besoin pour répondre aux demandes du marché. Cette étape nécessitera une recherche approfondie et réfléchie pour vous assurer de choisir la ou les meilleures options parmi les nombreuses possibilités.

Lorsque vous constituez votre équipe de transformation et recherchez des solutions, il est essentiel de garder les besoins de vos clients en tête. Cela peut aider tous les autres éléments d'une stratégie de transformation numérique à se mettre en place. Vous constaterez que les processus et les plateformes qui améliorent le plus les résultats des clients façonneront votre plan et guideront la manière dont vous le mettez en pratique.

Cette dernière étape est peut-être la plus critique, en particulier pour les employés qui travaillent à distance et ne peuvent assister à aucune formation en personne. Il s’appuie également fortement sur les principes de gestion du changement pour donner aux employés les moyens de contribuer à la mise en œuvre du changement.

Dans cette étape, votre équipe de transformation devra travailler en étroite collaboration avec toutes les unités commerciales pour s'assurer que les employés reçoivent la formation et le soutien nécessaires pour utiliser les nouvelles technologies en toute confiance.

Au lieu de limiter la formation à la technologie à un ou deux webinaires "comment faire", vous pourriez également créer une solide bibliothèque de ressources et offrir une formation qui se concentre principalement sur la façon dont elle profite aux employés. En utilisant un service de réseau social d'entreprise ou un autre forum d'entreprise, vous pouvez maintenir le dialogue en communiquant de manière ouverte et cohérente.

Les changements opérationnels efficaces issus de la transformation numérique peuvent souvent amener les employés à regarder en arrière et à penser : "Pouvez-vous croire que nous faisions cela manuellement ?"

Un exemple de ce changement est l'intégration de la technologie de signature électronique sécurisée . L'eSigning peut éliminer de nombreuses tâches manuelles, notamment :

- Rencontrer les clients, les vendeurs ou les parties prenantes en personne pour signer des contrats et des documents.

- Envoi physique de documents à signer

- Numérisation et impression de pages et de pages de documents

Grâce au logiciel eSign, ils peuvent signer, envoyer et suivre électroniquement des documents de manière sécurisée et quasi instantanée, ce qui leur fait gagner des heures de temps précieux.

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L'innovation peut apparaître comme un luxe dans les environnements professionnels caractérisés par un haut degré de travail manuel et des exercices d'incendie fréquents.

La rationalisation du travail par une initiative de transformation numérique donne aux employés un temps précieux pour le brainstorming et la résolution créative des problèmes. Une fois que vous aurez créé plus d'espace pour la collaboration et la recherche ambitieuse, vous serez en mesure de trouver des idées qui mènent à de nouvelles opportunités de marché, à une meilleure perception de la marque et à des avantages concurrentiels.

Les clients ne se soucient peut-être pas de l'état de pointe de votre technologie, mais ils savent si leur expérience est fluide. Lorsque vous aurez fait le point sur les pratiques qui ont un impact positif sur les résultats des clients et les rendent plus heureux, vous pourrez vous concentrer sur l'augmentation du nombre de nouveaux clients, la fidélisation des clients et l'augmentation du chiffre d'affaires et du chiffre d'affaires.

Les logiciels hérités peuvent être coûteux à maintenir et ont souvent des mises à jour rares ou inexistantes qui entravent la productivité. Si le coût du passage à un nouveau logiciel peut être élevé, l'efficacité opérationnelle et la réduction des dépenses que vous obtiendrez en vaudront la peine à long terme.

La transformation numérique peut aider à réduire les coûts dans d'autres domaines également. Par exemple, lorsqu'une entreprise passe au zéro papier, elle économise sur les ressources physiques comme les timbres, les enveloppes, le papier, l'encre et les systèmes de classement. De plus, avec une solution de signature électronique sécurisée en place au lieu du papier, une organisation peut aider à prévenir les activités frauduleuses, qui peuvent coûter des milliers de dollars à corriger.

Bien que la transformation numérique s'accompagne d'une courbe d'apprentissage initiale pour les employés actuels, elle peut contribuer à améliorer l'engagement à long terme. À mesure que les tâches des employés deviennent plus simples, plus efficaces et plus intuitives, ils deviennent plus compétents et plus confiants dans leur travail. Dans le rapport de productivité 2022 de Nitro, environ 70% des 1,183 travailleurs interrogés ont trouvé que les outils de collaboration et de productivité étaient extrêmement utiles.

Un investissement dans les outils de votre personnel sera ressenti comme un investissement direct en lui. Cela peut augmenter la satisfaction et, par conséquent, la rétention des employés.

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L'examen d'exemples réels de transformation numérique peut vous aider à estimer ce à quoi cela pourrait ressembler pour votre entreprise.

- McConnell Dowelldépensait des sommes considérables en licences pour la création, l'impression et la photocopie de fichiers PDF. Le passage à une solution plus rentable leur a permis d'économiser près de 50% de coûts connexes.

- Zebra Technologies a connu une nouvelle saison de croissance passionnante après avoir acquis l'activité Entreprise de Motorola Solutions. Mais cette croissance s'est accompagnée d'importants problèmes de croissance. Zebra s'est associé à Nitro pour simplifier la transition et accélérer l'évolution grâce à une gestion supérieure du changement.

- Leonardo DRS possède plus de 40 sites et avait besoin d'une source unique pour un logiciel PDF capable de les unifier. Tout en centralisant les opérations informatiques sur tous les sites, ils ont découvert un besoin de standardiser les outils pour leurs groupes de travailleurs intellectuels. Ce changement a eu un impact immédiat sur la productivité.

En pratique, un KPI peut être une mesure de l'amélioration de l'expérience client que vous saisissez par le biais de brèves enquêtes de feedback client en boucle fermée. Un autre exemple peut être le temps gagné sur une tâche particulière grâce à l'automatisation par rapport au temps qu'elle prenait manuellement. D'autres analyses pourraient inclure l'optimisation des processus et de l'utilisation ou l'impact sur la durabilité.

Pour vous aider à identifier les ICP appropriés pour votre initiative, posez-vous la question suivante :

- Quelles métriques nous aideront à raconter l'histoire de notre transformation numérique ?

- Quel type et quel niveau de croissance espérons-nous atteindre ?

- Quels sont les objectifs réalisables mais ambitieux ?

- Quels types de rapports utiliserons-nous pour garder un œil sur nos IRC ?

- À quelle fréquence allons-nous établir des rapports et ajuster notre stratégie ?

Si la recherche des meilleures solutions et l'ajustement de vos processus sont essentiels, placer les bonnes personnes aux bons postes peut considérablement stimuler vos efforts.

Voici quelques-uns des rôles que vous voudrez vous assurer d'avoir dans votre équipe :

- CIO/CDO : De nombreux DSI ont endossé le rôle de Chief Digital Officer (CDO). Cette personne aide une entreprise à stimuler sa croissance en menant la charge de la transition des technologies analogiques aux technologies numériques.

- Directeur financier : Un directeur financier sera essentiel à l'approbation budgétaire des projets et pourra donner des conseils sur les possibilités de dépenser efficacement.

- Responsables IT/Helpdesk : L'équipe de déploiement de première ligne pour les nouvelles technologies.

- Ingénieurs logiciels : Comprenant des spécialistes du cloud computing et des gestionnaires de produits numériques, les ingénieurs logiciels sont responsables des solutions logicielles, de l'idéation à la mise en œuvre en passant par les tests.

- Responsables de la mise en œuvre : Plusieurs rôles UX - concepteurs, rédacteurs et architectes UX - peuvent aider à guider la mise en œuvre de la transformation numérique.

- Chefs de projet : Les chefs de projet veillent à l'organisation et au bon déroulement du travail. Ils peuvent mettre les membres de l'équipe en contact avec des ressources et soulever des préoccupations si nécessaire.

- Marketers : C'est en diffusant le message - tant au sein de l'entreprise qu'auprès des clients - que les marketeurs ont le plus d'impact.

- Support client : La voix du client est toujours utile pour déterminer les points douloureux de tout processus ou produit que la transformation numérique peut améliorer.

- Mauvaise communication : Qu'il en résulte des efforts redondants, des objectifs ambigus ou une confusion sur l'avancement d'un projet, la mauvaise communication est le défi qui peut le plus rapidement faire échouer la transformation numérique.

- Manque d'adhésion des employés : Les gens sont des créatures d'habitudes, et la technologie vient avec une courbe d'apprentissage. Les entreprises dont la culture numérique est immature peuvent rencontrer des difficultés lors du déploiement des solutions.

- Contraintes budgétaires : Les technologies transformatrices sont de plus en plus accessibles, mais chaque entreprise a des limites budgétaires.

La mise en place d'un flux de communication efficace, d'une formation adéquate à la gestion du changement et d'une budgétisation minutieuse permettra de se prémunir contre ces défis.

Il y a plusieurs tendances technologiques autour de la transformation numérique qu'il est important de garder à l'esprit, notamment :

- Poursuite de la migration du matériel ancien vers le cloud computing

- Des documents numériques à la place du papier

- Accès accru à l'IA et à l'apprentissage automatique

- Options de télétravail

- Plus de développement mobile

Avec ces tendances, l'accent est resté et restera probablement sur la composante la plus critique du changement : people.

Pour les clients, il s'agit d'améliorer leur parcours avec votre marque et de leur fournir des offres de la manière la plus fluide possible. Pour les employés, la mise en œuvre d'une technologie qui les aide à accélérer et à catalyser leur travail peut stimuler considérablement la productivité et la rétention.

La transformation numérique est plus qu'un investissement dans une nouvelle technologie - c'est une décision de changer la culture d'une entreprise. Nous espérons que cet aperçu complet de la transformation numérique, des personnes aux processus en passant par les plateformes, vous permettra de vous sentir prêt à agir.

Si vous ne savez toujours pas par où commencer, nous pouvons vous aider. L'équipe de Nitro est passionnée par la conduite de l'économie numérique avec de meilleurs flux de travail, une productivité accrue et une expérience client et employé améliorée, le tout soutenu par un service de qualité pour soutenir vos objectifs organisationnels uniques. Notre plateforme robuste, innovante et abordable PDF, eSignature et Analytics est intuitive pour les employés, améliorant la façon dont votre organisation effectue son travail aujourd'hui et à l'avenir.

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