Pourquoi les signatures électroniques deviennent rapidement une nécessité dans l’économie documentaire

Lorsque le monde a été frappé par une pandémie et que les maisons se sont transformées en bureaux du jour au lendemain, les organisations ont rapidement réalisé que la façon dont les choses se faisaient auparavant devrait changer si elles voulaient continuer. Étant donné que la productivité est restée stable et, dans de nombreux cas, a même augmenté pendant la COVID, nous savons que les organisations ont été en mesure d’adapter et de numériser bon nombre de leurs processus papier pour les aider à maintenir la continuité de leurs activités.

Cette numérisation a été rendue possible en grande partie par les signatures électroniques. S’ils ne les utilisaient pas déjà, les organisations ont rapidement commencé à ajouter des signatures électroniques à leurs boîtes à outils, afin de pouvoir poursuivre leurs activités. Nous avons constaté une augmentation de 60% de l’utilisation de la signature électronique au cours de 2021 au cours de 2020. Les avantages que les organisations peuvent tirer de l’adoption de signatures électroniques sont clairs : une plus grande efficacité, une meilleure expérience utilisateur, la conformité et la durabilité ne sont que quelques-uns.

Trop souvent, les processus d’affaires peuvent rapidement devenir des cauchemars chronophages remplis de paperasse fastidieuse. Au lieu d’être productif, on perd du temps à traquer les signatures et à effectuer des tâches administratives répétitives. L’introduction des signatures électroniques peut accélérer les délais d’exécution et d’achèvement des documents, permettant aux utilisateurs de signer en quelques secondes et d’effectuer des transactions en quelques minutes. En moyenne, les documents électroniques peuvent être remplis 80% plus rapidement que les documents papier. Cela signifie que les approbations peuvent être reçues, les contrats terminés et les transactions conclues plus facilement et plus rapidement que jamais, et sans erreurs.

Compte tenu de l’importance de l’expérience – 86% des acheteurs paieront plus pour une meilleure expérience client – les entreprises peuvent grandement bénéficier en facilitant la tâche des clients pour faire affaire avec elles. Les signatures électroniques permettent de signer des documents n’importe où et n’importe où. Ils peuvent rendre les affaires extrêmement pratiques, permettant aux clients de se connecter en déplacement, à tout moment, en utilisant n’importe quel appareil qu’ils ont à portée de main, pour faire ce qu’ils doivent faire en quelques instants. C’est le type d’expérience qui peut améliorer la satisfaction, la rétention et même les opportunités de ventes croisées et incitatives.

Ces dernières années, la plupart des pays du monde ont adopté des lois et des règlements qui reconnaissent la légalité des signatures électroniques et les considèrent comme juridiquement contraignantes. Cela signifie qu’ils peuvent se présenter devant n’importe quel tribunal comme n’importe quel autre document papier signé. La clé est de s’assurer que la solution de signature électronique est conforme à toutes les réglementations pertinentes, en adhérant aux normes de sécurité et d’authenticité qui guident son utilisation, afin qu’elle puisse être utilisée pour rationaliser et simplifier un certain nombre de cas d’utilisation - ventes, finances, ressources humaines, opérations, achats et juridique.

Les signatures électroniques peuvent avoir un impact positif important sur notre environnement. En plus des avantages évidents du remplacement des processus papier par des processus numériques – réduction de l’utilisation et des coûts de papier, de toner et d’expédition – la possibilité de signer des documents électroniquement peut également minimiser (et parfois éliminer complètement) le besoin de voyager. De plus, il peut avoir une valeur ultérieure en réduisant le besoin d’archivage physique et toute la consommation qui l’accompagne (papier et immobilier), sans parler de l’avantage supplémentaire de rendre les documents disponibles en ligne, à tout moment, et accessibles de n’importe où.

Compte tenu de tous ces avantages, il n’est pas surprenant que les dépenses consacrées aux solutions de signature électronique à l’échelle mondiale devraient augmenter à un TCAC de 26.6% au cours de la prochaine décennie, 2021-2030 à12$ ,721.4 million. En fait, les augmentations des budgets informatiques devraient augmenter régulièrement pour assurer aux entreprises une plus grande flexibilité et résilience face aux changements en cours. Les outils, tels que les signatures électroniques et les solutions PDF, feront certainement partie du mélange – près de la moitié des travailleurs ont déclaré qu’ils seraient un peu ou beaucoup plus productifs avec l’une ou l’autre de ces solutions.

Compte tenu des enjeux, il est important de choisir la solution qui apportera une valeur maximale à votre entreprise.

Pour savoir comment évaluer une solution de signature électronique, consultez « Le guide ultime des signatures électroniques ». Il vous dira tout ce que vous voulez savoir sur les signatures électroniques et vous donnera une liste de contrôle pour vous aider à vous assurer que la solution que vous choisissez convient à votre entreprise.