Dans le paysage numérique actuel, en pleine évolution, où la majorité des affaires se font en ligne, les organisations sont de plus en plus préoccupées par la cybercriminalité et la fraude. Les gens ne se serrent plus physiquement la main lorsqu'ils signent un contrat. L'établissement de la confiance avec les clients et les vendeurs se fait donc par le biais de transactions électroniques. Cela inclut la signature de documents juridiquement contraignants par le biais de signatures électroniques sécurisées.
Chaque signature électronique traitée par votre organisation est importante pour l'entreprise à différents égards. Mais certains documents sont exceptionnellement importants et, s'ils ne sont pas signés électroniquement en tenant compte de la sûreté, de la sécurité et de la conformité, ils peuvent potentiellement vous conduire devant les tribunaux ou coûter à l'organisation d'importantes sommes d'argent en perte d'activité. Le problème est que de nombreuses entreprises traitent toutes les solutions et processus de signature électronique de la même manière, ce qui peut entraîner des résultats défavorables et des conséquences juridiques.
Si la signature électronique peut profiter à toutes les organisations, elle ne peut être une approche unique.
Qu'est-ce que la signature électronique de haute confiance ?
Chez Nitro, nous fournissons "High-Trust" eSigning et nous pensons que c'est l'avenir des signatures électroniques. De nombreux pays ont déjà adopté, ou travaillent actuellement à la mise en œuvre, de réglementations et de normes plus élevées en matière de conformité à la signature électronique. La confiance élevée est plus qu'un terme ; elle représente les piliers les plus importants de la sécurité et de la conformité de l'eSign que chaque organisation devrait prendre en compte, quelle que soit la solution utilisée.
Les 3 composantes de la signature électronique de haute confiance
Une solution de signature électronique sécurisée qui répond à des normes de confiance élevées combine plusieurs couches de protection, notamment :
Sécurité de pointe
Si un différend relatif à un document vous conduit devant un tribunal, vous devez fournir la preuve que le document est juridiquement contraignant. Votre solution eSign devrait :
- appliquer un sceau électronique pour certifier que le document n'a pas été altéré
- fournir la preuve que l'identité du signataire a été correctement vérifiée
- s'assurer que le fichier a été crypté au repos et en transit
Conformité légale
De nombreux secteurs et pays ont des réglementations strictes auxquelles toutes les signatures électroniques doivent répondre. Pour garantir la conformité, une plate-forme de signature électronique doit répondre aux exigences internationales les plus strictes et s'intégrer de manière transparente aux services de vérification et d'authentification d'identité gouvernementaux et tiers.
Prévention des fraudes
La fraude se produit généralement lorsqu'un signataire fait une fausse déclaration ou altère un document après l'avoir signé. Pour réduire la fraude et garantir la sécurité des signatures électroniques, les plateformes doivent offrir plusieurs niveaux de vérification de l'identité , utiliser une technologie inviolable et fournir des pistes d'audit intégrées pour suivre et enregistrer toutes les interactions avec les destinataires.
Pourquoi la signature électronique de haute confiance est plus importante que jamais
Les documents et accords de grande valeur, ou lorsqu'il existe un risque élevé de litige, nécessitent des mesures supplémentaires pour garantir que les signatures électroniques sont sécurisées et juridiquement contraignantes. Des pays et des secteurs spécifiques ont également des exigences de conformité spécifiques, et il peut devenir compliqué et accablant pour les organisations de garder la trace de tout cela. C'est pourquoi il est important de travailler avec un fournisseur de logiciels expérimenté, spécialisé dans les signatures électroniques sécurisées et de haute confiance.
Avec une main-d'œuvre dispersée et davantage de processus en ligne, les organisations sont de plus en plus confrontées à des situations où une grande confiance est essentielle, surtout lorsqu'il s'agit de signer un document avec une personne que vous n'avez jamais rencontrée en personne et avec laquelle vous n'avez pas un niveau de confiance fondamental.
Il existe de nombreux cas d'utilisation où les signatures électroniques de haute confiance sont nécessaires et précieuses. En voici quelques-unes :
Les organisations de services financiers qui traitent des transactions et des transferts monétaires à haut risque ont besoin d'une signature électronique sécurisée et de haute confiance avec vérification d'identité. Un cas d'utilisation courant pour les services financiers et les organismes d'investissement est le KYC (Know Your Client/Customer) pour vérifier l'identité d'un client, prévenir la fraude ou l'activité illégale et/ou l'embarquer numériquement comme la création d'un nouveau compte bancaire ou de carte de crédit.
Employeurs qui veulent vérifier les signatures des nouveaux embauchés. Dans le passé, les entreprises organisaient des entretiens en personne et les employés travaillaient sur place. Aujourd'hui, les nouveaux employés ne sont pas toujours rencontrés en personne avant d'avoir accès aux systèmes et bases de données privilégiés, ce qui signifie qu'un niveau plus élevé de vérification de l'identité est nécessaire pour se prémunir contre la fraude.
Entreprises internationales opérant ou effectuant des transactions dans différents lieux géographiques ou secteurs d'activité avec des réglementations spécifiques pour la signature électronique. Pour qu'un document soit juridiquement contraignant, il doit répondre aux normes de conformité les plus élevées, ce qui ajoute à la complexité et à la nécessité d'une solution de signature électronique sécurisée et de haute confiance.
Par exemple, pour qu'un contrat soit juridiquement contraignant dans l'UE, il doit répondre à des processus spécifiques de vérification d'identité. Toutefois, ce processus peut ne pas être requis en Amérique du Nord. Si une entreprise dont le siège est à Paris signe un contrat avec une société basée en Californie, le document doit répondre aux normes européennes plus strictes. Si ce n'est pas le cas, le document n'est pas juridiquement contraignant, et la société basée à Paris peut être en mesure de rompre le contrat sans répercussion. Les règlements s'appliquent souvent à la fois aux lieux où se trouvent les signataires et au siège de l'entreprise. Cela rend les processus de travail à distance et hybrides encore plus compliqués.
Votre organisation a-t-elle besoin d'une solution eSign de haute confiance ?
Les signatures électroniques de haute confiance peuvent nécessiter un processus de travail plus long et ajouter des coûts supplémentaires. Si les documents n'ont besoin d'une signature que pour leur valeur cérémoniale, le processus de haute confiance n'est pas nécessaire. Les employés et les clients peuvent également être rapidement frustrés par des étapes supplémentaires qui ne sont pas nécessaires pour chaque document.
Qu'entendons-nous par valeur "cérémoniale" ? Par exemple, un employé titulaire qui a besoin de signer officiellement son évaluation de performance. Ce document ne nécessite probablement pas de vérification d'identité supplémentaire pour le signataire et ne sera pas impliqué dans une procédure judiciaire. Alors que vous pourriez vouloir une signature électronique sécurisée et de haute confiance lorsque vous signez un contrat avec un nouveau fournisseur que vous avez trouvé en ligne, vous n'avez peut-être pas besoin du même processus lorsque vous renouvelez votre contrat avec la société qui se présente chaque jour depuis deux ans pour fournir des services au bureau.
Pour déterminer si un document doit faire l'objet d'un processus de confiance élevé, pensez aux piliers 3.
- La signature électronique doit-elle respecter un règlement de conformité spécifique ?
- Vous craignez que le document ne se retrouve devant les tribunaux ?
- Connaissez-vous personnellement la ou les personnes qui signent le document ?
Si vous n'utilisez une signature électronique que pour accélérer le processus et que la signature est cérémoniale, vous devez utiliser la méthode de signature numérique la plus rapide et la plus simple possible.
La flexibilité est la clé
De nombreuses plates-formes de signature électronique offrent un processus de signature électronique hautement fiable et sécurisé pour tous les documents ou ne proposent pas du tout ce niveau de sécurité et de vérification. Nitro est unique par sa flexibilité, qui permet aux entreprises de choisir le niveau de sécurité et de vérification nécessaire pour chaque document afin que l'organisation adopte l'approche la plus productive, la plus conforme et la plus rentable en matière de signature électronique.
Contactez nos experts pour en savoir plus sur l'eSigning de haute confiance. Vous pouvez également programmer une démo ou lancer un essai pilote gratuit pour les entreprises afin d'explorer comment Nitro s'intègre dans vos flux de travail en matière de conformité et de sécurité.