Basé dans la métropole de Perth, en Australie occidentale, le conseil de la ville de Vincent fournit un large éventail de services de gouvernement local, de la planification stratégique aux sports et aux loisirs. La petite équipe informatique de la municipalité est chargée de soutenir tous les services, ce qui peut représenter une lourde charge administrative. La municipalité utilisait Adobe® Acrobat® Pro pour toutes ses activités de création et d'édition de documents PDF, mais l'outil présentait des inconvénients. En raison du coût élevé et de la complexité du processus de licence, seuls 50 à 70 des 300 employés de bureau du conseil avaient accès au logiciel. Les prix étant appelés à augmenter considérablement, le Conseil a cherché un produit alternatif capable d'offrir les mêmes fonctionnalités qu'Adobe, mais à une base d'utilisateurs plus large. Compte tenu de leurs ressources informatiques limitées, il était essentiel de trouver une solution qui puisse être adoptée avec un minimum de perturbations.

La ville de Vincent a fait appel à Insight, un revendeur informatique et intégrateur de solutions de premier plan, pour trouver un fournisseur de PDF qui lui permettrait d'autonomiser davantage de personnes tout en réalisant des économies. Insight a ensuite travaillé en étroite collaboration avec l'équipe de Nitro pour planifier un processus détaillé de démonstration, de pilotage et d'évaluation qui correspondait aux besoins et aux objectifs du conseil. Auparavant, la ville de Vincent ne pouvait fournir des capacités d'édition PDF qu'à 10%-20% de ses employés de bureau. Mais grâce au prix plus bas de Nitro et à la souplesse des accords de licence, ils peuvent donner à 500% d'employés supplémentaires les outils de productivité documentaire dont ils ont besoin. Peter Ferguson, directeur exécutif des TIC de la ville de Vincent, explique : "Avec Nitro, nous voyons la possibilité d'étendre la couverture à 100% des utilisateurs, de sorte qu'il devient davantage un logiciel d'exploitation de base qu'un outil spécialisé." Pour que le passage d'Adobe se fasse en douceur, Nitro a fourni à la ville de Vincent un processus de transition soigneusement étudié et un soutien professionnel à la gestion du changement. Il s'agissait notamment d'un plan de communication sur mesure fondé sur les résultats des enquêtes menées lors du lancement du projet pilote.