Comment annoter un PDF sur Mac

Parfois, vous n'avez pas besoin d'apporter directement des modifications dans un PDF, mais vous devez laisser quelques notes. Si tel est votre cas, il existe des moyens d'utiliser la fonction « Aperçu » sur votre Mac pour baliser un PDF, fournir des commentaires ou même simplement prendre des notes auxquelles vous pourrez vous référer plus tard.

La barre d’outils « Balisage » est une bonne solution pour une équipe qui a besoin de travailler ensemble sur un PDF. Mais comment annoter un PDF avec d’autres outils qui rendront la collaboration encore plus facile ? Examinons les étapes spécifiques ci-dessous.

Commençons par définir une annotation. Il s’agit de toute sorte de note, d’objet ou de surbrillance qui complète le PDF pour votre référence. Et le style d’annotation le plus évident consiste simplement à ajouter une note textuelle à un PDF, de la même manière que vous pouvez ajouter un commentaire dans Word ou un Google Doc. Voici comment procéder.

• Ouvrez Nitro PDF Pro pour Mac. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard du bouton Annoter pour afficher la barre d’outils permettant d’annoter votre document.
• Sélectionnez l’outil Texte .
• Vous avez maintenant une option pour insérer une zone de texte.

• Vous avez deux options ici. Cliquez n’importe où sur la page pour insérer une zone de texte. Vous remarquerez que lorsque vous commencez à taper, la zone se développe automatiquement pour correspondre au texte que vous avez. Ou vous pouvez cliquer et faire glisser pour créer une zone de texte avec une taille spécifique. Dans ce cas, le logiciel enveloppera le texte à la taille de la boîte.

Il s’agit d’un moyen simple d’ajouter du texte directement à votre PDF. Mais gardez à l’esprit que si vous ne voulez pas interférer avec le texte lui-même, vous pouvez insérer une note à la place.

Une note est accompagnée d’une zone de texte réductible, avec une petite indication dans le PDF qu’il y a une note à lire. C’est idéal pour tous ceux qui veulent partager un PDF sans interférer avec le contenu. Les lecteurs intéressés peuvent consulter vos annotations sans que ces annotations ne couvrent beaucoup d’espace vide dans le PDF. Voici comment les ajouter à votre document.

• Encore une fois, ouvrez Nitro Sign. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard du bouton Annoter pour afficher la barre d’outils permettant d’annoter votre document.
• Sélectionnez l’outil Notes plutôt que l’outil Texte .
• Avec l’outil Notes activé, vous pouvez maintenant cliquer sur le PDF où vous souhaitez placer votre note. (Ne vous inquiétez pas; vous pouvez toujours changer la position de la note plus tard simplement en cliquant et en faisant glisser). La note sera insérée sous la forme d’une petite icône attachée à une fenêtre de texte réductible. Quiconque veut lire la note peut simplement dé-réduire la fenêtre et lire.
• C’est à vous de décider si vous voulez masquer la note (la laisser réduite) ou la révéler (la laisser non réduite). C’est un choix stylistique de votre part.
• Si vous devez ajuster le nom sur la note, accédez à Préférences > Modification du nom > et modifiez l’auteur de la note.

Naturellement, l’une des meilleures raisons d’utiliser l’annotation est lorsque vous partagez le document et collaborez sur son apparence. Lorsqu’un PDF est transmis entre collègues et collaborateurs, vous devez laisser des commentaires et des commentaires. Ou vous devrez peut-être examiner les commentaires et les commentaires avant de modifier le PDF vous-même.

L’outil Commentaires est un moyen utile de réagir au développement d’un PDF sans interférer. Cela aidera également tout le monde à rester sur la même longueur d’onde, car ils savent qui commente quoi et ce qui doit être fait pour corriger le PDF final.

• Répétez la première étape ci-dessus : cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Annoter dans la barre d’outils pour afficher les outils appropriés.
• Cette fois, sélectionnez l’outil Commentaires .
• Lorsque l’outil Commentaires est activé, cliquez sur l’emplacement de la page où vous souhaitez que votre commentaire aille. Cliquez et faites glisser pour dimensionner le commentaire lorsque vous le placez ; Cela peut prendre un peu d’ajustement pour s’habituer à la façon dont cela fonctionne.
• Une fois votre commentaire placé dans le PDF, vous pouvez taper sur le texte. Voilà! Votre commentaire entrera directement.

Une autre remarque : si vous utilisez l’outil Modifier ou Sélectionner du texte , vous pouvez toujours double-cliquer sur un commentaire pour le modifier. Vous n’avez pas toujours besoin d’utiliser l’outil Commentaire pour modifier les commentaires que vous avez déjà placés.

Cela arrivera à un moment donné: vous devez signaler un problème (poliment, bien sûr) dans un PDF pour attirer leur attention sur quelque chose. Il est assez facile de le faire dans les outils de collaboration en ligne; pourquoi ne serait-ce pas aussi facile à faire dans un PDF? En utilisant Nitro Sign, il peut être:

• Dans Nitro, répétez la même étape dans les autres processus, en cliquant sur la flèche vers le bas à côté du bouton Annoter pour afficher les outils.
• Sélectionnez l’outil Légende .
• Comme précédemment, cliquez sur l’emplacement sur la page sur lequel vous souhaitez placer votre zone de texte de légende.
• Placez la légende. Vous pouvez maintenant cliquer et faire glisser les poignées de redimensionnement pour redimensionner la zone de texte selon vos spécifications.
• Cliquez sur les points de terminaison et faites-les glisser pour diriger les utilisateurs vers la « ligne de repère ». Cela créera une flèche vers l’emplacement spécifique de la page dont vous parlez.
• Si vous devez modifier l’appel, sélectionnez l’outil Modifier et cliquez sur la légende. Vous pouvez utiliser l’outil Modifier pour repositionner ou redimensionner la zone que vous avez créée.

Que se passe-t-il si vous avez placé une légende, mais que vous devez la déplacer ?

• Désélectionnez la légende. Vous pouvez le faire simplement en cliquant n’importe où sur la page.
• En maintenant la touche Commande enfoncée tout en utilisant l’outil Modifier , vous pouvez maintenant sélectionner et faire glisser l’ensemble de la légende vers un autre emplacement. Remarque : votre légende sera conservée telle que vous l’avez écrite ; vous ne faites que le déplacer.
• Lâchez la touche Commande pour la placer. Vous pouvez désormais modifier les composants individuels de la légende, comme vous le pouviez auparavant.

• Parfois, vous ne pouvez pas exprimer correctement vos commentaires par écrit. Il peut être plus facile pour vous de simplement télécharger un fichier audio de vous-même parlant du problème et le laissant dans le PDF. Si c’est la meilleure façon de le faire, voici ce que vous voudrez savoir:
• Si vous souhaitez préenregistrer un fichier, faites-le maintenant. N’oubliez pas où vous avez stocké ce fichier sur votre Mac.
• Dans Nitro Sign, cliquez sur la flèche vers le bas en regard de Annoter pour afficher la barre d’outils, comme précédemment.
• Sélectionnez l’outil Son .
• Cliquez sur une page spécifique de votre PDF, c’est ici que vous placerez le fichier audio.
• Un menu apparaîtra. Cela vous donnera la possibilité d’utiliser un bouton d’enregistrement rouge pour vous enregistrer dès maintenant, ou vous pouvez utiliser un fichier audio qui a déjà été enregistré. Choisissez votre option.

Cela créera une annotation de fichier audio / audio à côté de la page appropriée. Dès lors, les personnes collaborant sur le PDF peuvent entendre les commentaires que vous avez laissés.

• Double-cliquez sur l’outil pour le verrouiller en place. Cela vous permet de travailler avec l’outil en continu. Ceci est particulièrement utile si vous savez que vous devrez prendre beaucoup de notes en une seule session de travail, par exemple. Si vous souhaitez déverrouiller l’outil, cliquez sur Modifier ou utilisez Commande + 2. Vous pouvez également visiter cette fonctionnalité dans Préférences si vous souhaitez la désactiver. Cependant, pour les personnes qui ajoutent beaucoup de commentaires à un PDF en une seule séance, verrouiller l’outil en place est un moyen utile de l’aborder.
• Utilisez un outil de légende lorsque vous avez quelque chose de spécifique en tête. Méfiez-vous de l’ajout d’une note sur un PDF lorsque vous souhaitez mettre en évidence un problème spécifique. N’ajoutez pas une zone de texte et dites « Sur l’une des lignes ici, nous devrions la changer... » Parce que ce n’est pas assez précis. Utilisez plutôt l’outil Légende lorsque vous effectuez cette opération. C’est essentiellement comme utiliser votre doigt pour pointer vers le PDF. Cela aidera à réduire la confusion chez tous ceux qui examinent vos annotations la première fois.

Prêt à tirer le meilleur parti de vos annotations avec les PDF ? Ensuite, il est temps d’utiliser le logiciel qui le rend aussi facile que possible. Nous vous recommandons de vous inscrire à un essai gratuit de Nitro PDF Pro pour Mac pour découvrir tout ce que les logiciels peuvent faire pour les PDF à l’ère numérique.