Éléments à prendre en compte lors de l’utilisation d’un modèle de version HIPPA
Chaque type de bail commercial a des considérations uniques qui doivent être prises en compte pour assurer la sécurité du locataire et du propriétaire. Cela est particulièrement vrai pour les baux de restaurant, qui peuvent être compliqués en raison de problèmes d’entretien, de trafic client et même d’inspections de santé ou de sécurité. Un contrat de location de restaurant peut tenir compte de ces préoccupations et d’autres pour protéger toutes les parties concernées.
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Lorsque vous devez obtenir un formulaire de décharge HIPPA, la précision est importante. Avant que les informations personnelles sur la santé (PHI) d'un membre d'un plan de santé ne soient divulguées pour une raison qui pourrait aller à l'encontre de la règle de confidentialité de l'HIPPA (), ces autorisations doivent être obtenues. Le fait de ne pas disposer d'une autorisation dûment signée et d'utiliser ensuite les PHI du participant constituerait une violation de cette règle et vous exposerait à de graves sanctions financières. Dans certains cas, la divulgation de ces informations peut entraîner des poursuites pénales.
Voici ce que vous trouverez ici:
- Lorsqu’une autorisation de libération HIPPA est requise
- Éléments importants à inclure sur un formulaire d’autorisation HIPAA
- Déclarations qui doivent être incluses sur le formulaire de décharge HIPPA
- Meilleures pratiques pour les formulaires d’autorisation de libération HIPPA
- Ressources supplémentaires liées à HIPPA
Quand une autorisation HIPAA est-elle requise ?
Toutes les situations ne nécessitent pas une autorisation de libération HIPPA, ce qui fait d’un modèle de formulaire de libération HIPPA un document indispensable. Voici les conditions dans lesquelles une libération HIPPA doit être obtenue:
- Lorsque vous avez l’intention d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels sur la santé à des fins de marketing non en personne
- Chaque fois qu’il y aura divulgation de notes de psychothérapie qui ne se produisent pas pendant les traitements, les paiements ou la mise en œuvre des opérations de soins de santé
- Lorsque vous utilisez ou divulguez les dossiers de traitement de la toxicomanie d’une personne
- Quand les renseignements médicaux protégés seront vendus à des fins de marketing
- Lors de la recherche si les renseignements personnels sur la santé seront utilisés ou divulgués
Quels éléments importants doivent être inclus sur un formulaire d’autorisation HIPAA?
Pour vous assurer que la langue appropriée est incluse, vous devez rechercher la langue suivante qui est incluse dans notre modèle de formulaire de version HIPPA:
- Renseignements destinés à être utilisés ou divulgués
- Identification des personnes ou catégories de personnes qui peuvent utiliser ou divulguer des renseignements
- Identification de tout tiers qui peut utiliser ou divulguer les renseignements
- Une description détaillée du but de la divulgation ou de l’utilisation des renseignements
- La date à laquelle l’autorisation expirera ou un événement qui entraînera l’expiration
- Signature de la personne autorisant la divulgation et date de signature
Déclarations qui doivent être incluses sur le formulaire de décharge HIPPA
La reconnaissance suivante doit être faite sur tout formulaire de décharge pour s’assurer que lorsque vous remplissez un modèle de formulaire de décharge HIPPA personnalisé, le signataire est:
- Reconnaître leur droit de révocation par écrit seulement (à tout moment)
- Reconnaître que la divulgation de renseignements avant la révocation est exemptée de la révocation
- Reconnaissance que des renseignements peuvent être divulgués à des tiers dans le cadre de l’autorisation
- Reconnaître qu’il n’y a pas eu de refus de traitement ou de paiement de traitement suspendu en attente ou dépendant de la signature de l’autorisation
- Reconnaître qu’une copie, une photocopie ou une copie télécopiée de l’autorisation est valide
Meilleures pratiques pour les formulaires d’autorisation de libération HIPPA
Il est important de s’assurer que la personne qui signe la décharge comprend ses droits. L’autorisation de libération doit être rédigée dans un anglais simple afin qu’il n’y ait aucun doute sur ce qu’ils signent. Les éléments suivants doivent également être couverts:
- Droit de révocation — expliquez clairement comment révoquer le droit à la libération. Cela doit toujours être fait par écrit.
- Exceptions à la révocation — indiquer clairement que les renseignements divulgués avant la révocation ne peuvent pas être « récupérés »
- Fournir une copie au signataire — assurez-vous que le signataire reçoit une copie de l’autorisation qu’il a signée.
- Ayez toujours une date de fin — il devrait toujours y avoir une date d’expiration sur une autorisation. Si vous utilisez un modèle de formulaire de publication HIPPA pour une étude, vous pouvez utiliser la « fin de l’étude » comme événement déclencheur d’expiration.
- Lorsqu’il est signé par un représentant autorisé — une description complète du pouvoir de la partie d’agir au nom des personnes dont les dossiers sont divulgués est impérative (c.-à-d. enfant, pupille, avocat, etc.).
Garantir la légalité de votre formulaire d’autorisation HIPPA
Tout contrat légal nécessite une signature et une date. L’obtention de ces signatures peut souvent être difficile, surtout lorsque vous n’êtes pas dans le même bureau que quelqu’un. Le fait de ne pas être à proximité géographique peut également entraver la bonne exécution de votre modèle de formulaire de version HIPPA rempli. Nous avons une solution!
Lorsqu’il est temps de faire signer le modèle de formulaire de version HIPPA, vous pouvez utiliser Nitro Sign! NitroSign offre une signature immédiate et sécurisée et les deux parties auront immédiatement des copies du contrat à leur disposition.
Ressources supplémentaires liées à HIPPA
