Conseils pour ceux qui rédigent et utilisent des lettres de congé

En tant qu’employé travailleur, vous êtes fier de votre engagement envers votre travail. Parfois, cependant, certaines circonstances peuvent vous forcer à prendre du recul. Selon la politique de congé de votre employeur, vous pourriez être en mesure de prendre congé tout en étant confiant que votre emploi vous attendra à votre retour.

La rédaction d’une lettre de congé est une étape cruciale dans la demande de congé. Ce document officiel explique pourquoi vous avez besoin d’un congé tout en décrivant la durée de votre congé et le moment où l’on peut s’attendre à ce que vous repreniez le travail.

Pour donner un aperçu du processus souvent déroutant de prise d’un congé, nous avons élaboré un guide qui plonge dans les exigences relatives à la notification aux employeurs. Nous vous expliquerons :

• Éléments essentiels d’une lettre de congé autorisé
• Comment un modèle de lettre de congé peut aider
• Pratiques exemplaires pour l’utilisation des lettres de congé autorisé

Chaque demande de congé sera un peu différente en fonction de la situation spécifique qui nécessite de prendre congé. Cela étant dit, chaque lettre devrait inclure ces éléments essentiels:

• Nom du superviseur. L’ouverture de la lettre de congé doit mettre en évidence le nom de la personne responsable de l’approbation du congé. Cela sera généralement inclus à la fois dans une section d’ouverture (qui fait également référence au nom et à l’adresse de l’organisation) et dans la formule de salutation : « Cher Monsieur/Mme. ____."
• Un résumé du plan de prise de congé. Cette section devrait fournir un aperçu concis des raisons pour lesquelles vous demandez un congé et de ce à quoi pourrait ressembler cette absence du travail. Bien que cette explication devrait éliminer toutes les questions concernant la nécessité d’un congé, elle ne devrait pas dépasser quelques phrases courtes. 
• Les dates proposées pour le congé. Quand le congé devrait-il commencer et se terminer? Si possible, incluez des dates précises. 
• Un merci et une signature. La lettre devrait se terminer par une manifestation de gratitude pour avoir examiné votre demande. Utilisez la formule de salutation finale « sincèrement », suivie de votre signature. 

Les lettres de congé les plus efficaces sont courtes et succinctes. Sans conseils, cependant, il peut être facile de partager trop de détails ou de dériver vers un langage excessivement décontracté.

Un modèle de lettre de congé vous gardera sur la bonne voie, en veillant à ce que vous ne laissiez votre employeur entrer que sur les détails les plus essentiels. Un modèle est également utile du point de vue de la mise en forme; Si elle est suivie de près, elle empêche la lettre d’avoir l’air encombrée.

La façon dont vous procédez pourrait jouer un rôle énorme dans le respect des conditions d’un congé demandé – et sur la facilité avec laquelle vous pourrez naviguer dans le processus de retour plus tard. Ces pratiques exemplaires devraient aider à :

• Comprendre vos droits légaux. Les employeurs ne sont pas obligés d’offrir des congés payés, bien que beaucoup choisissent de le faire dans l’espoir d’attirer les meilleurs talents. De nombreuses entreprises sont toutefois tenues d’offrir un congé sans solde sous certaines conditions, telles qu’identifiées dans la loi sur le congé familial et médical (FMLA). Examinez attentivement ces exigences avant de demander un congé.
• Discutez d’abord avec votre employeur. Le moment de la présentation d’une lettre de congé est important. De nombreux employés constatent qu’ils réussissent mieux s’ils informent leur employeur de leur intention de prendre congé avant de soumettre une lettre officielle. La lettre sert de suivi officiel pour confirmer tout ce qui a déjà été discuté en personne.

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