Considérations clés lors de l’utilisation d’un modèle de lettre d’offre

Vous avez fait un recrutement sérieux et vous avez atterri sur un candidat merveilleux. Maintenant, il est temps d’obtenir cette personne talentueuse pleinement à bord. Tout d’abord, vous devrez fournir une lettre d’offre. Cela devrait inclure non seulement les nouvelles excitantes sur l’offre d’emploi, mais aussi des détails sur le poste, le salaire et les responsabilités de l’employé entrant.

Aussi tentant que cela puisse être d’accueillir un nouvel employé à bras ouverts, la prudence est de mise. Sans établir de règles de base à l’avance, vous courez le risque de litiges plus tard. Dans ce guide, nous allons vous montrer comment éviter de tels problèmes en tirant le meilleur parti d’un modèle d’offre. Préparez-vous à apprendre :

• Éléments de base que chaque lettre d’offre doit inclure
• Modules complémentaires optionnels à considérer
• Erreurs à éviter lors de l’utilisation d’un modèle de lettre d’offre

Bien que d’énormes différences puissent distinguer les lettres d’offre entre les différents employeurs, la plupart ont tendance à inclure ces éléments de base:

• Titre du poste. Quel est le nom du poste que la nouvelle recrue occupera? Qui agira à titre de superviseur de cette personne? Le poste peut être mentionné à la fois dans le paragraphe d’ouverture de la lettre et plus tard, lorsque vous fournissez des détails spécifiques sur l’emploi en question.
• Compensation. Cette section met en évidence le salaire de départ de la nouvelle recrue. Il peut également contenir des informations de base sur le calendrier de paie de l’organisation. Assurez-vous de mentionner que le salaire a le potentiel de changer au fil du temps. 
• Avantages. Informez les nouveaux employés des avantages auxquels ils peuvent s’attendre au-delà du salaire de départ identifié. Selon l’emploi, il peut s’agir de congés payés, de prestations de retraite, de participation aux bénéfices ou d’assurance maladie.

Une fois que vous avez établi l’essentiel, vous pouvez plonger dans les détails afin que votre nouvel employé sache exactement à quoi s’attendre. Les modules complémentaires suivants peuvent ne pas être inclus dans chaque lettre d’offre, mais ils peuvent faire toute la différence lorsqu’ils sont utilisés dans le contexte approprié.

• Période probatoire. Au moment de l’embauche, il peut être difficile de déterminer si un employé potentiel sera le bon choix. L’intégration d’une période de probation dans la lettre d’offre permet un élément d’essais et d’erreurs. Assurez-vous de mentionner la durée de la période de probation, ainsi que la possibilité de mettre fin à l’emploi pendant cette période.
• Déclaration à volonté. Si un emploi est à volonté, la relation employé-employeur peut être terminée à presque tout moment et pour diverses raisons. Les employés devraient être informés de cette réalité dès le départ. N’hésitez pas à mentionner s’il n’y a pas de durée d’emploi spécifique jointe à la lettre d’offre.
• Primes et autres incitations. Qu’ils soient inclus dans la section de paiement ou en tant que clause distincte, les détails sur le potentiel de bonus peuvent être référencés. Le libellé de la lettre devrait indiquer clairement que les primes ne sont pas automatiquement accordées et qu’elles ne devraient pas être attendues – simplement que les nouveaux employés peuvent être admissibles sur la base de critères objectifs et subjectifs.

Diverses erreurs commises par inadvertance peuvent limiter la protection que les lettres d’offre pourraient autrement offrir aux employeurs et aux nouveaux employés. Les erreurs suivantes sont particulièrement importantes à éviter :

• Utiliser d’autres méthodes pour informer les employés de leur emploi. La lettre d’offre doit constituer le premier contact avec le nouvel employé après l’attribution du poste. Ne tendez pas la main sur les médias sociaux ou avec un appel téléphonique de félicitations. 
• Ne pas utiliser de modèle de lettre d’offre. Sans les conseils d’un modèle, il peut être facile d’utiliser un langage vague ou trop décontracté. Les modèles peuvent facilement être personnalisés avec les termes spécifiques du travail en question. N’hésitez pas à ajouter ou supprimer des clauses ou des paragraphes au besoin.

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