Comment utiliser un modèle de formulaire d’autorisation de photo

Les belles photos peuvent être de puissants outils de marketing, mais d’abord, les personnes présentées dans ces images doivent consentir à ce qu’elles soient partagées. D’où la nécessité d’un formulaire de décharge de photo. Ce document clé permet aux sujets de donner l’autorisation de publier leurs images. Sans cela, ils pourraient potentiellement exiger que les images soient retirées du matériel de marketing – ou qu’ils reçoivent des redevances en échange de la présentation de leurs photos.

À première vue, un formulaire de publication de photo typique semble simple. Ces documents peuvent cependant être plus compliqués qu’il n’y paraît. Pour mettre en évidence les domaines de préoccupation possibles, nous avons compilé un guide qui couvre les éléments suivants:

• Éléments essentiels que chaque formulaire d’autorisation de photo devrait inclure
• Meilleures pratiques relatives au formulaire de décharge de photos
• Erreurs à éviter

Vous découvrirez également l’intérêt d’utiliser un modèle de formulaire d’autorisation de photo et une solution de signature électronique.

Éléments essentiels que chaque formulaire d’autorisation de photo devrait inclure

L’objectif d’un formulaire de base d’autorisation de photos devrait être d’expliquer comment et où les photos pourraient être utilisées - et d’autoriser une telle utilisation sans avoir besoin de redevances. En tant que tel, chaque formulaire devrait inclure les éléments essentiels suivants :

• Droits autorisés. Comment les photos prises du sujet en question seront-elles utilisées? Cette section devrait tout énumérer, de l’édition à la copie. Les sujets doivent être bien conscients que leurs images peuvent être modifiées ou manipulées avant d’être publiées.
• Où les photos peuvent être publiées. N’hésitez pas à inclure des exemples de situations dans lesquelles des photos pourraient être partagées. Par exemple, le formulaire de décharge pourrait indiquer que les photos pourraient être utilisées à la fois dans des documents imprimés (comme des brochures ou des dépliants) et dans du contenu numérique (comme des courriels ou des mises à jour sur les médias sociaux). Introduisez ces exemples avec l’expression « comprend, mais n’est pas limité à ».
• Renonciation aux droits de redevances. Si vous ne prévoyez pas de payer des sujets avant de publier des photos d’eux, il est important de l’indiquer dans le formulaire de publication de photos. Pour une protection à long terme, envisagez également d’ajouter une renonciation aux droits pour les réclamations impliquant des exécuteurs testamentaires ou des héritiers. 

Meilleures pratiques relatives au formulaire de décharge de photos

Une fois que vous savez ce qu’il faut inclure dans un formulaire d’autorisation photo, vous pouvez commencer à rédiger le document ou à personnaliser un modèle. Gardez ces meilleures pratiques à l’esprit lorsque vous procédez :

• Utilisez des formulaires de décharge distincts pour les mineurs. Les exigences de publication de photos peuvent différer quelque peu en fonction de l’âge du sujet. Lorsque des mineurs doivent être inclus dans des photos, il est préférable d’utiliser un formulaire spécifique qui tient compte de leur âge – et de la nécessité d’une autorisation parentale.
• Consultez un modèle de formulaire de décharge de photo pour obtenir des conseils. Si vous ne savez pas comment formuler les stipulations spécifiques que vous espérez inclure dans votre formulaire de décharge de photos, un modèle pourrait vous aider. Cela fournit des conseils utiles, mais peut facilement être adapté en fonction de vos intentions spécifiques pour l’utilisation d’images du sujet.

Erreurs à éviter

Même si vous vous en tenez aux meilleures pratiques décrites ci-dessus, il peut être facile de faire des erreurs qui semblent mineures mais qui ont d’énormes conséquences. Les erreurs à éviter comprennent:

• Ne pas personnaliser votre communiqué photo. Étant donné que les formulaires d’autorisation de photo ont tendance à être succincts, il est tentant de supposer que le langage déjà inclus dans le modèle suffira. Bien que cette approche fonctionne parfois, il est important d’analyser attentivement le document pour déterminer si des modifications sont nécessaires. Parfois, de légers ajustements peuvent être nécessaires pour tenir compte de circonstances uniques. 
• Ne pas tenir compte de la sécurité des documents. La manière dont vous faites signer votre formulaire d'autorisation de photographier est aussi importante que le contenu du document. Vous bénéficierez d'une plus grande tranquillité d'esprit si vous profitez d'une solution de signature électronique telle queNitro Sign.

Faire signer le formulaire d’autorisation de photo

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