Conseils lors de la rédaction d’un mémorandum
Les mémorandums sont un outil efficace pour les entreprises modernes. Si vous cherchez un moyen rapide et simple de distribuer des informations importantes à beaucoup de gens, sans avoir besoin d’écrire plusieurs lettres ou avis, un mémorandum est un bon moyen de le faire. La rédaction d’un mémorandum n’est pas difficile, et ces exemples de mémorandums peuvent vous aider à démarrer.
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Dans cette section, nous aborderons :
- What is a Memorandum
- Que comprend un mémorandum?
- When You Should Send a Memorandum
- Conseils pour rédiger des mémos efficaces
- Envoi sécurisé d’un mémorandum
Qu’est-ce qu’un mémorandum?
Un mémorandum est une lettre courte et formelle conçue pour attirer l’attention sur une question ou un problème et amener le lecteur à prendre des mesures à ce sujet. En affaires, une note de service peut également être utilisée pour informer les employés ou les clients des nouvelles politiques et pratiques. En règle générale, un mémorandum, ou note de service, est utilisé pour la communication écrite interne. Les mémorandums d’aujourd’hui peuvent être envoyés par courrier électronique, mais le format de base reste le même.
Que comprend un mémorandum?
As a letter, a memorandum has four basic parts in its heading. These are:
- To: This line states who the recipient is, and it can be a group of people instead of an individual
- De : cette ligne indique qui est l’expéditeur
- Date : Il s’agit de la date à laquelle le mémorandum est envoyé
- RE: Il s’agit de la ligne d’objet qui indique le sujet principal de la note de service
The sample memorandum shows these four lines. After this introduction, you will craft the letter itself.
When You Should Send a Memorandum
En affaires, il arrive souvent que l’envoi d’un mémorandum aux employés ou aux clients soit acceptable. Cela comprend :
- Lors de la modification des structures tarifaires
- Lors de l’ajout ou de la suppression de stratégies
- Lors de la résolution d’un problème
- Lors de l’affichage des horaires de réunion
- Comme rappels pour les équipes
- To summarize terms and agreements
- When making procedural changes
Chaque fois que vous avez besoin d’alerter un grand groupe de personnes d’un changement ou d’un ajout, un mémorandum facilite la tâche.
Conseils pour rédiger des mémos efficaces
Pour rédiger un mémo efficace, assurez-vous que votre écriture est ciblée et brève. Vous devez aborder le sujet à portée de main en profondeur tout en évitant les longues phrases et les styles d’écriture verbeux.
Les mémos doivent avoir un ton professionnel. Ils ne devraient pas non plus inclure d’informations sensibles, car ils ont tendance à être envoyés à plusieurs personnes à la fois.
Le paragraphe ou la phrase d’ouverture doit indiquer le but de la note de service et ce que vous voulez que le lecteur sache ou fasse. Poursuivez avec les détails et concluez par une reformulation de l’objectif ou de l’action.
Utilisez des phrases et des paragraphes courts afin que le lecteur puisse parcourir le mémo sans manquer d’informations. Si le mémo est long, utilisez des puces pour vous assurer que le lecteur peut facilement le parcourir.
Enfin, assurez-vous que le mémo donne au lecteur une étape concrète à prendre. Cela le rendra efficace. Consultez l’exemple de mémorandum pour voir comment cela se fait.
Envoi sécurisé d’un mémorandum
Pour vous assurer qu’un mémo parvient à toutes les personnes appropriées, vous devez l’envoyer en toute sécurité. Nitro Sign vous permet d’envoyer des documents en toute sécurité à qui vous le souhaitez. Vous pouvez même recueillir des signatures pour vérifier que les destinataires ont lu le mémo et reçu les informations. Commencez votre essai gratuit de Nitro Sign pour découvrir comment il peut vous aider à distribuer des mémos plus efficacement.
