Ce qu’il faut savoir sur l’utilisation des ententes de service avec les clients

Pour clarifier pourquoi un modèle d’entente de service est utile et comment les clients et les entrepreneurs peuvent bénéficier de son utilisation, ce guide couvrira :

• Principes de base que chaque entente de service devrait inclure
• Dispositions supplémentaires à ajouter à un contrat de service
• Meilleures pratiques pour l’utilisation d’un modèle d’entente de service

Si vous utilisez un modèle de contrat de service, vous pouvez vous attendre à rencontrer les clauses de base suivantes :

• Étendue des services. Quels services l’entrepreneur fournira-t-il au client? Ceux-ci devraient être décrits en détail, sans rien laisser à remettre en question. Cette information peut être incluse dans une pièce qui accompagne le document, avec une liste complète des services. L’entente devrait également préciser où les services mentionnés seront fournis. 
• Détails sur l’indemnisation. Cette section devrait expliquer qu’une fois que les services énumérés ont été complétés à la satisfaction du client, l’entrepreneur sera facturé et payé à un moment précis. À partir de là, la clause de compensation peut détailler comment le paiement se produira, quelles méthodes (telles que le chèque ou la carte de crédit) sont acceptables et où les paiements peuvent être envoyés.
• Relation avec un entrepreneur indépendant. Parfois, les différends entre les entrepreneurs et les clients surviennent parce que leur relation est mal interprétée comme celle de l’employeur et de l’employé. Une telle confusion peut être évitée en expliquant clairement que la partie offrant les services demandés est un entrepreneur indépendant – et ne devrait donc pas s’attendre à recevoir des avantages ou à agir en tant qu’agent au nom du client. 
• Accord de confidentialité. Souvent, il est nécessaire pour le client de partager des informations exclusives avec l’entrepreneur. Dans ce cas, un accord de confidentialité peut protéger la propriété intellectuelle du client.

Un modèle d’entente de service fournit un plan de base pour les clients et les entrepreneurs. Cela peut ensuite être personnalisé avec une variété de clauses supplémentaires, dont plusieurs sont référencées ci-dessous:

• Dispositions relatives aux fournitures. Dans certains contrats, le client est responsable de fournir les fournitures nécessaires à l’exécution des travaux demandés. Dans d’autres cas, il peut être prudent pour l’entrepreneur de fournir certaines fournitures. Les deux parties doivent comprendre dès le départ comment ces matériaux seront obtenus et manipulés. 
• Registres des dépenses. Selon l’étendue des services, l’entrepreneur peut éventuellement engager des dépenses que le client est tenu de couvrir. Cette clause tient compte d’une telle possibilité tout en reconnaissant la nécessité d’une facture détaillée. De plus, cette section peut inclure une demande d’autorisation écrite avant de faire des achats au-delà d’un certain montant.
• Conséquences en cas de retard de paiement. En plus de préciser quand le paiement est dû, le contrat doit expliquer ce qui se passera si le client n’est pas payé à temps. En règle générale, le client recevra des frais de retard, comme indiqué dans l’entente de service.

La façon dont vous personnalisez le modèle de contrat de service est tout aussi importante que ce qu’il contient exactement au départ. Ces meilleures pratiques vous aideront à tirer le meilleur parti de cette ressource :

• Soyez précis. De l’étendue des services aux conditions de rémunération, chaque partie de l’entente de service doit entrer dans les détails. Utilisez une terminologie spécifique pour rendre les objectifs de cette relation d’affaires très clairs. Idéalement, un tiers neutre devrait être en mesure de lire le contrat et de décrire exactement quels services l’entrepreneur a l’intention de fournir, quels fournisseurs le client fournira et comment l’entrepreneur sera payé.
• Ne commencez pas tant que le contrat n’est pas signé. L’examen et la signature de l’entente de service sont essentiels pour protéger à la fois le client et l’entrepreneur. En tant que tel, les deux parties devraient éviter d’aller de l’avant avec la fourniture de services ou même l’acquisition d’équipement jusqu’à ce que le contrat ait été signé.

Un modèle de contrat de service constitue un excellent point de départ pour décrire la relation entre le client et l’entrepreneur, mais le processus de signature est tout aussi important. Une fois que vous vous sentez confiant dans le contenu de l’accord, recherchez des solutions telles que Nitro Sign pour vous permettre de franchir la ligne d’arrivée. Cette approche rationalisée offre une sécurité indispensable. Pour savoir comment cela fonctionne, commencez avec un essai gratuit.