Comment ajouter une signature électronique sur Google Docs

Si vous êtes comme beaucoup de gens, vous travaillez via Google Docs. Vous utilisez ces documents pour planifier avec différentes équipes. Rédiger de nouveaux contrats. Pour rédiger des mémos d’entreprise. Pour rédiger des documents commerciaux clés. Alors, pourquoi semble-t-il que le logiciel en ligne qui a tout à offrir est insuffisant lorsqu’il est temps d’ajouter une signature électronique?

La bonne nouvelle: ajouter une signature électronique sur Google Docs est beaucoup plus facile que vous ne l’auriez imaginé. Vous avez juste besoin du bon savoir-faire et de quelques étapes clés pour vous aider.

Pourquoi s’embêter ? Il existe plusieurs raisons d’ajouter une signature électronique dans Google Docs :

• Collaboration facile. Google Docs est idéal pour rassembler un grand nombre de personnes dans un seul document. Si vous avez besoin de collaborer sur (et de signer) un document, le faire via Google Docs peut vous faciliter la tâche. Cela peut également vous aider à éviter d'interrompre votre flux de travail habituel.
• Travailler à distance. Beaucoup d’entre nous accèdent à Google Docs sur notre téléphone. Nous aimons les services Web et basés sur le cloud comme Google parce qu’ils nous permettent de travailler facilement dans une application, puis de fermer l’application sans avoir à télécharger quoi que ce soit. L’ajout d’une signature électronique dans Google Docs facilite l’extraction d’un contrat ou d’un document professionnel lorsque vous êtes en déplacement.
• Vous êtes peut-être déjà habitué à Google Docs. Avez-vous déjà téléchargé un logiciel qui vous a semblé frustrant parce qu’il vous a demandé d’apprendre un programme entièrement nouveau? Et si vous utilisiez Google Docs depuis des années ? Vous êtes probablement à l’aise avec cela. Vous êtes heureux d’y rédiger des contrats. Vous êtes satisfait de la façon dont vous utilisez Google Drive pour tout organiser et vous aimez avoir un stockage en nuage. Si vous l’utilisez de la bonne façon, vous n’avez pas à compromettre beaucoup de ce que vous faites déjà.

Une fois que vous savez déjà pourquoi, vient ensuite le quoi. Voici tout ce dont vous aurez besoin pour commencer à ajouter des signatures électroniques dans Google Docs.

Si vous apprenez à signer électroniquement un document avec Nitro , vous verrez quelques étapes familières. Voici les bases pour que Nitro fonctionne avec vos fichiers Google Drive :

• Assurez-vous d’avoir un document Google d’un contrat terminé (ainsi que des lignes vierges pour les signatures) dans votre compte Google Drive. Ensuite, connectez-vous à Nitro.
• Dans le tableau de bord Accueil, cliquez sur Outils dans le menu de gauche. 

• Sélectionnez Signer.
• Cela fera apparaître une fenêtre contextuelle. Maintenant, vous pouvez choisir. Voulez-vous télécharger un document à partir de vos fichiers locaux? Si vous travaillez sur un smartphone, vous pouvez simplement sélectionner le fichier dans Google Drive.

• Une fois le document ouvert, vous pouvez accéder au panneau Signataires et cliquer sur votre nom et votre adresse e-mail. Cela révélera une liste d'options de champ de formulaire.
• Faites glisser et déposez vos champs obligatoires dans le document. Par exemple, vous pouvez ajouter à la fois « Signatures » et « Date ».
• Enregistrez le document. Il apparaîtra maintenant sous Mes documents. Vous serez libre d’ajouter votre propre signature (en cliquant et en faisant glisser à partir de vos signatures prédéterminées), ou vous pouvez envoyer le document pour demander les signatures des autres.

De cette façon, vous pouvez passer d'un document Google à un contrat prêt à être utilisé dans votre système de gestion des contacts. Cela signifie que vous pouvez effectuer toutes les modifications et la mise en forme dans Google Docs. Si vous préférez procéder ainsi parce que vous connaissez bien le système, il n'est pas nécessaire de le changer brusquement. Il vous suffit de connaître les étapes de base pour ajouter des champs de signature à partir d'un document Google stocké. À partir de là, Nitro peut gérer le reste.

Supposons que vous utilisiez G Suite et que vous souhaitiez saisir directement une signature électronique. Comment créer un nouveau document Google que vous pouvez réellement signer? Ce n’est pas exactement un programme de signature de contrat que vous utilisez. Si vous utilisez une méthode, les étapes peuvent être simples :

• Cela fera apparaître la boîte de dialogue Dessin .
• Cliquez sur l'icône Ligne pour faire apparaître l'outil de dessin.

• Sous « Ligne », sélectionnez « Gribouiller ».
• Cliquez sur « Enregistrer et fermer ». Cela apportera l’image que vous venez de griffonner dans le document. Vous êtes maintenant libre d’ajouter cela à une ligne sous un contrat, par exemple.

Le problème ? Si vous essayez de bien gérer vos contrats, vous aurez besoin de quelques éléments :

• Un logiciel qui vous rappelle qui a signé et qui ne l’a pas signé. Idéalement, votre logiciel de gestion des contrats devrait pouvoir vous le rappeler automatiquement. Il peut également envoyer des rappels par e-mail en votre nom si quelqu’un n’a pas encore signé le document.
• Logiciel qui facilite le passage de Google Docs aux PDF et vice versa. Idéalement, vous pouvez créer des documents centralisés faciles à enregistrer. 
• Séparation entre vos contrats et le reste de vos Google Docs. Pourquoi? Si vous faites tout dans Google Docs, il peut être difficile d’organiser vos contrats (signés et non signés) à partir de tout le reste: mémos d’entreprise, par exemple. 

Pour améliorer la façon dont vous gérez la gestion des contrats, nous vous recommandons d’utiliser un service comme Nitro.

Revenons à l'une des questions initiales. Pourquoi s'embêter avec Google Docs ? Vous pouvez certainement utiliser Nitro pour plus que la gestion des contrats, mais de nombreuses personnes aiment travailler dans Google Docs.Si cela vous ressemble, vous connaissez probablement déjà certaines des fonctionnalités qui rendent Google si facile à utiliser. Mais si ce n'est pas le cas, concentrons-nous sur quelques conseils clés que vous pouvez utiliser pour vous faciliter la vie lorsque vous rédigez ces contrats :

• Utilisez l’outil Google Docs Explore pour faciliter le travail dans le logiciel Google. Ceci est particulièrement important si vous travaillez sur un appareil mobile ou une tablette. Mais cela peut aussi aider si vous êtes sur le bureau. La fonction Explorer vous aide à rechercher des informations essentielles sans vous référer constamment à d’autres onglets et navigateurs.
• Installez l’application Docs sur votre appareil mobile/tablette. Vous pouvez ensuite modifier vos contrats en déplacement. Parce que Nitro est basé sur le Web, vous ne perdrez rien lorsque vous passerez au mobile. Cela signifie que vous pourrez modifier les contrats dans Google Docs, avant de les envoyer et de les enregistrer à l’aide de Nitro. Et vous pouvez le faire de n’importe où, à condition d’avoir une connexion Internet. 
• Configurez l’accès hors connexion dans Google Drive afin de pouvoir travailler hors ligne avant de télécharger du nouveau contenu. Cela vous permet de travailler tout en voyageant.

Vous pensez qu'il est difficile de gérer des contrats avec Google Docs ? Ce n'est pas une obligation. Mais il est toujours utile d'avoir un bon logiciel dans son coin. Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez utiliser une version d'essai gratuite de Nitro Sign pour découvrir tout ce que vous pouvez accomplir en matière de contrats à l'aide de Google Docs.