Lorsque l'on décrit les processus commerciaux, de nombreuses personnes ont tendance à utiliser les mots « électronique » et « numérique » de manière interchangeable.
Signatures électroniques vs Signatures numériques
À mesure que les entreprises transforment de plus en plus leurs solutions logicielles d'entreprise pour s'adapter à la main-d'œuvre moderne et aux environnements virtuels, il est crucial de comprendre comment les signatures électroniques et numériques diffèrent. Comprendre les définitions des signatures électroniques et numériques permettra à votre équipe technologique de mieux évaluer les options de logiciels de gestion de documents et de déterminer lequel convient le mieux à votre organisation.
Différences clés entre signatures électroniques et numériques
Par conception, les deux types de signatures offrent à votre entreprise un meilleur retour sur investissement. Économisez du temps en poursuivant les signatures de vos employés et clients. Gardez un œil sur la paperasse numérique pour assurer des processus plus fluides, une meilleure conformité et une réduction des erreurs. Utilisez des signatures numériques ou électroniques pour réduire les coûts papier et les fournitures d'impression.
Et bien que les signatures numériques soient un sous-ensemble des signatures électroniques, elles comportent également des différences clés :
Signatures électroniques :
- Peuvent être une image de signature, une empreinte digitale, un clic, un processus, un symbole ou un processus
- L'objectif principal d'une signature électronique est de vérifier un document
- Ne comprend pas de certificat numérique
- Juridiquement contraignante si toutes les parties consentent à signer électroniquement
- Le document n'est pas nécessairement sécurisé
- Toutes les signatures électroniques ne sont pas signées numériquement
Signatures numériques :
- La signature est essentiellement une empreinte digitale électronique soutenue par une certification numérique pour le cryptage
- L'objectif principal d'une signature numérique est de vérifier l'identité d'un signataire.
- La signature numérique authentifie le document
- Juridiquement contraignante
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Qu'est-ce qu'une signature électronique ?
En termes simples, les signatures électroniques — ou eSignatures — sont toute image de signature, symbole, empreinte digitale, clic, son verbal, ou processus qui vérifie un document à la place d'une signature manuelle.
Une signature électronique peut être aussi simple que de cliquer sur une case ou de taper votre nom dans un formulaire à remplir tout en acceptant que vous avez signé le document. Lorsqu'un accord signé par voie électronique est signé par toutes les parties, il est juridiquement contraignant. Contrairement à une signature numérique, les signatures électroniques ne sont généralement pas autorisées par une certification numérique. Bien que cela rende les signatures électroniques plus faciles à utiliser, cela peut également signifier qu'elles sont moins sécurisées qu'une signature numérique.
Quand utiliser une signature électronique
De nombreuses entreprises utilisent des signatures électroniques dans des contrats et des accords. Par exemple, votre entreprise peut demander aux clients de signer électroniquement des demandes de prêt et d'autres contrats financiers. Votre équipe de vente peut signer des clients potentiels en utilisant des signatures électroniques, et votre département des ressources humaines peut permettre aux nouveaux employés de remplir des documents avec des signatures électroniques.
Qu'est-ce qu'une signature numérique ?
Une signature numérique est considérée comme une signature électronique, mais avec certaines différences clés. Les signatures numériques s'appuient sur des algorithmes et des méthodes de cryptage pour signer et vérifier l'authenticité d'un document.
Tandis que l'objectif d'une signature électronique est simplement de vérifier un document, une signature numérique sécurise également le document avec des fonctionnalités de sécurité supplémentaires qui protègent le document. Tout comme une signature électronique, une signature numérique est également juridiquement contraignante et plus facilement traçable grâce à son certificat de vérification numérique.
Quand utiliser une signature numérique
Étant donné qu'une signature numérique utilise un certificat numérique qui authentifie l'identité du signataire, ce type de signature est un outil sécurisé, idéal pour des données sensibles, telles que des dossiers financiers, des documents réglementés par la HIPAA et d'autres documents ou contrats confidentiels.
Considérations de sécurité en matière de signature
Dans le cas des signatures électroniques par rapport aux signatures numériques, la grande question devient : Quelle est la méthode la plus sûre, la plus efficace, fiable et facile à utiliser lors de la conclusion de gros contrats ou lors de la création de flux de travail plus flexibles pour vos employés et vos clients ? Voici ce que vous devez savoir sur les préoccupations en matière de sécurité concernant chaque méthode de signature :
Les signatures électroniques sont-elles sûres ?
Bien que les signatures électroniques puissent être sûres, vous voudrez vérifier que toute plate-forme logicielle que vous utilisez place la sécurité au premier plan.
Les capacités de signature électronique de Nitro sont soutenues par des contrôles de sécurité rigoureux et une infrastructure sécurisée avec des mesures de sécurité des données à la pointe de la technologie. Non seulement nous maintenons les dernières normes de conformité, mais nous faisons également appel chaque année à des auditeurs tiers indépendants pour tester nos contrôles. En fait, Nitro maintient le rapport SOC2 Type 2 AICPA sur les contrôles relatifs à la sécurité, à la disponibilité, à la confidentialité et à la vie privée, ainsi qu'une évaluation de conformité en matière de sécurité HIPAA des contrôles internes pour offrir à votre entreprise des options de signature sûres et sécurisées.
Les signatures numériques sont-elles sûres ?
Les signatures numériques relèvent des signatures électroniques, et les méthodes avancées de cryptage et de décryptage rendent ce type de signature exceptionnellement sûr.
Les signatures numériques s'appuient sur des clés publiques et privées qui contribuent à garantir l'authenticité et l'origine du contenu — c'est-à-dire que les deux signataires d'un document sont bien ceux qu'ils prétendent être. Un certificat numérique aide à valider la signature du document.
Légalité et réglementation des signatures
Bien que les signatures électroniques et numériques soient largement utilisées aujourd'hui, les normes actuelles sur la manière de mettre en œuvre toutes les signatures électroniques sont étonnamment anciennes. La réflexion concernant la légalité et les réglementations provient largement des directives fédérales et étatiques, qui ont été publiées il y a plus de deux décennies.
Par exemple, en 2000, le Loi sur les signatures électroniques aux États-Unis dans le commerce mondial et national (ESIGN) a été adoptée avec les stipulations suivantes pour les signatures électroniques :
- Intention de signer : les signatures électroniques ne sont valides que si les deux parties ont l'intention de signer le document.
- Consentement électronique : les deux parties doivent accepter de réaliser des transactions utilisant des signatures électroniques. Notez que lorsque vous traitez avec des consommateurs, vous devrez également leur fournir des divulgations de consentement des consommateurs et vous assurer qu'ils acceptent d'utiliser des enregistrements électroniques tout au long de la transaction.
- Vérification : votre entreprise devra confirmer que vous associez la signature électronique à un document spécifique.
- Conservation des enregistrements : Il doit y avoir un moyen de stocker et de reproduire le document ou le contrat signé électroniquement afin que toutes les parties aient accès à une copie.
Bien que beaucoup de choses aient changé depuis 2000, les principes de la loi ESIGN restent pertinents. Plus récemment, le Sénat des États-Unis a introduit la Loi de modernisation des signatures électroniques de 2020 en décembre 2020. Le Sénat a introduit la Loi de modernisation ESIGN de 2020 en décembre 2020. La législation plus récente vise à abroger certaines exigences concernant les signatures électroniques, telles que la nécessité pour les consommateurs de démontrer leur capacité à accéder à l'information électroniquement afin de fournir leur consentement pour les enregistrements électroniques.
Les signatures numériques et les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes?
En vertu de la loi fédérale ESIGN, les signatures électroniques et numériques sont juridiquement contraignantes là où la loi fédérale américaine s'applique. Dans les cas où l'ESIGN ne s'applique pas, l'UETA s'applique souvent. Introduite en 1999, l'Uniform Electronic Transaction Act, ou UETA, fournit essentiellement le même langage que l'ESIGN.
Les deux lois stipulent que les signatures électroniques sont équivalentes à une signature manuscrite lorsque les deux parties consentent à procéder avec un document électronique. Washington, D.C., les États-Unis. Les îles Vierges et 47 États ont adopté des réglementations UETA.
Signatures électroniques et numériques vs signatures manuscrites
Bien que les signatures électroniques deviennent la norme de facto pour faire des affaires — notamment en raison de la crise COVID-19 en cours — il existe certaines situations où les signatures numériques ou électroniques ne sont toujours pas autorisées. Dans ces cas, une signature manuscrite est nécessaire. Une signature manuscrite, ou signature encre, désigne toute signature que vous apposez physiquement à la main avec un stylo ou un tampon.
Les documents traitant des fiducies et des testaments, des prestations d'assurance, des rappels de produits, des procédures de divorce et judiciaires, des scénarios de garde et d'adoption, et du transport de matériaux dangereux nécessitent encore généralement des signatures personnelles.
Solutions de signature illimitées
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