Guide de tarification de la signature électronique pour les acheteurs d’entreprise

Lorsque vous recherchez une solution de signature électronique (eSignature) à déployer dans toute l’entreprise, la tarification est une considération clé. Au niveau de l’entreprise, même de petits changements dans le coût par utilisateur ou mensuel peuvent s’additionner rapidement. C’est pourquoi il est important d’évaluer le prix de la signature électronique pour toute solution que vous envisagez de mettre en œuvre.

Pour obtenir un aperçu précis des prix réels, vous devez comprendre comment vos services utiliseront la solution, y compris les fonctionnalités dont ils ont besoin, le nombre d’utilisateurs et les intégrations requises, entre autres facteurs.

Les meilleurs fournisseurs de signature électronique offrent:

• Tarification raisonnable, transparente et flexible
• Empaquetage à plusieurs niveaux pour permettre l’évolutivité
• Forte adhésion aux exigences de sécurité et de conformité

Au-delà de cela, la solution que vous choisissez doit offrir suffisamment de valeur (en termes de gain de temps et de productivité accrue) pour justifier le coût. De plus, vous voulez vous assurer que votre coût total de possession n’augmentera pas grâce à des coûts cachés qui transforment un prix autrefois raisonnable et prévisible en quelque chose de beaucoup plus cher.

Dans ce guide de tarification de la signature électronique, nous expliquons comment définir votre ou vos cas d’utilisation dans l’entreprise. Nous examinons les cinq principaux facteurs de tarification que vous devrez évaluer, ainsi que les coûts cachés à garder à l’esprit lorsque vous le faites. Ensuite, nous partageons des détails de prix de haut niveau pour certaines des solutions de signature électronique les plus populaires sur le marché.

De nombreux facteurs, que nous approfondirons plus tard, peuvent avoir une incidence sur le coût final de la mise en œuvre d’une solution de signature électronique pour votre entreprise. La tarification des solutions commence donc par un regard vers l’intérieur, sur votre cas d’utilisation et vos besoins uniques.

Au minimum, clouez le...

• Fonctionnalités
• Fréquence et quantité d’utilisation (Combien de documents devront être signés? Par combien de signataires? À quelle fréquence?)
• Nombre approximatif d’utilisateurs potentiels
• Intégrations
• Flux de travail
• Exigences de conformité

... pour chaque équipe qui utilisera la solution de signature électronique que vous choisirez en fin de compte.

Il y a de fortes chances que votre organisation ait un certain nombre de cas d’utilisation pour les signatures électroniques dans différents départements.

Certaines équipes peuvent avoir besoin d’envoyer un grand nombre de demandes de signature électronique sur une base régulière. D’autres peuvent avoir besoin d’envoyer de gros paquets de documents en vrac, mais moins fréquemment. D’autres encore peuvent avoir des exigences de conformité spécifiques ou des flux de travail de signature électronique complexes.

C’est pourquoi il est important de collecter les exigences de cas d’utilisation de chaque équipe pour comprendre les fonctionnalités, les intégrations, l’utilisation et plus encore dont vous aurez besoin pour tarifer.

Cela peut également vous aider à savoir si vous devez fixer le prix d’une solution ou de plusieurs. Dans certains cas, il peut être judicieux de déployer un outil de signature électronique hautement spécialisé pour un service qui en a besoin, parallèlement à un outil plus abordable pour le reste de l’entreprise.

Si c’est le cas pour votre entreprise, vous voudrez choisir une approche à double fournisseur qui vous permet de tirer le meilleur parti de votre budget tout en équipant tous les membres de l’équipe de la solution dont ils ont besoin pour être productifs.

Par exemple : certains de nos clients choisissent d’utiliser Nitro Sign® dans toute l’organisation parallèlement à une solution plus coûteuse et plus complexe pour la poignée d’utilisateurs qui ont des besoins de signature électronique plus complexes.

Lorsque vous examinez les prix des différentes solutions de signature électronique sur le marché, il est important de tenir compte de vos propres besoins spécifiques - vous souhaitez préciser à quoi ressemblera la tarification pour votre entreprise.

Pour ce faire, vous devrez évaluer les solutions en fonction d’un certain nombre de facteurs :

• Fonctionnalités et capacités d’entreprise
• Intégrations
• Exigences en matière de sécurité et de conformité
• Évolutivité
• Gestion du changement et soutien à l’entreprise

La plus grande question à considérer lors de la tarification des solutions de signature électronique est la suivante: peut-elle répondre aux besoins d’une entreprise? La plupart des outils de signature électronique offrent plusieurs niveaux de tarification et incluent un plan d’entreprise, mais ils ne sont pas nécessairement tous conçus avec les fonctionnalités robustes et les options de support dont les grandes entreprises ont besoin.

Par exemple : de nombreuses entreprises recherchent une prise en charge de l’authentification unique (SSO), des options de personnalisation personnalisées, une capacité de signature en bloc et une prise en charge prioritaire. Si votre entreprise a besoin de telles fonctionnalités, vous devrez probablement payer pour le niveau de tarification le plus élevé avec la plupart des solutions, même si vos besoins de consommation ou d’utilisateur peuvent être satisfaits par un plan à moindre coût.

D’une manière générale, les emballages reposent souvent sur deux choses :

• Étendue des capacités
• Fonctionnalités spécifiques à l’entreprise

Vos besoins pour chacune de ces catégories sont uniques à votre entreprise. Lors de l’évaluation de vos options, il est important de savoir si chaque solution peut répondre à vos besoins et, surtout, combien il en coûtera pour les sécuriser.

Pour la plupart des solutions de signature électronique, le forfait entreprise est le niveau de tarification le plus élevé, y compris la plupart des fonctionnalités et intégrations disponibles et le support prioritaire. Mais en fonction de la taille de votre entreprise, de votre secteur d’activité, de votre équipe et des exigences de votre cas d’utilisation, votre entreprise peut ne pas avoir besoin de l’étendue et de la profondeur des capacités offertes dans les packages de niveau Entreprise.

En fait, les cas d’utilisation de signature électronique les plus courants ne nécessitent souvent pas de grands ensembles de fonctionnalités.

Pour de nombreuses entreprises, la grande majorité des utilisateurs n’ont tout simplement pas besoin de beaucoup de fonctionnalités complexes et de niche, et vous voulez éviter de dépenser plus que nécessaire pour acheter des fonctionnalités que votre équipe n’utilisera peut-être jamais, comme des intégrations spécifiques ou des exigences de conformité spécifiques à l’industrie.

Il est important de prendre en compte tous les cas d'utilisation au sein de votre organisation, y compris dans tous les services. Dans certains cas, vous constaterez qu'une équipe a besoin d'une solution plus robuste pour gérer un cas d'utilisation spécifique et complexe, tandis que le reste de l'entreprise n'a besoin que d'un outil de signature électronique standard. Si c'est votre cas, il est souvent judicieux de déployer plusieurs solutions :
un outil plus onéreux pour le petit nombre d'employés qui en ont besoin et une option performante mais plus abordable (comme Nitro Sign) pour le reste de l'équipe.

Bien que la plupart des entreprises n’aient pas besoin de fonctionnalités de niche ou de capacités étendues, il existe certaines fonctionnalités générales dont la plupart des grandes entreprises bénéficient. Ceux-ci peuvent inclure, entre autres:

• Authentification unique
• Étiquetage blanc
• Envoi en masse
• Création de formulaires et formulaires en libre-service
• Verrouillage du contenu et contrôles de visibilité
• Espaces de travail d’équipe et fonctionnalités de collaboration

De nombreuses solutions de signature électronique incluent ces fonctionnalités, mais uniquement avec le niveau d’entreprise le plus cher. Si vous avez besoin de ces fonctionnalités, il est important de comprendre si vous pouvez les acheter en tant que complément à un plan moins cher ou si vous devrez effectuer une mise à niveau complète.

Notamment, de nombreuses solutions permettent aux clients d’entreprise de créer des packages personnalisés, de sorte que vous pourrez peut-être payer uniquement pour les fonctionnalités d’entreprise dont vous avez besoin et non pour celles dont vous n’avez pas.

Un outil de signature électronique n’est utile que si votre équipe l’utilise, il est donc crucial de choisir une solution qui peut s’intégrer de manière transparente dans le flux de travail et les processus existants de votre entreprise. C’est là que les intégrations entrent en jeu.

Les partenaires d’intégration spécifiques varient considérablement d’un outil à l’autre, et beaucoup incluent la prise en charge de différentes intégrations à différents niveaux de tarification.

Par exemple : DocuSign inclut uniquement l’intégration avec certains outils (comme les CRM) pour les clients d’entreprise.

Il en va de même pour l’accès et le support des API. Si vous devez créer vos propres connexions via l’API de l’outil ou intégrer la signature électronique dans votre propre système, il est important de comprendre comment cela augmentera vos coûts.

La plupart des outils de signature électronique s’alignent sur les exigences de sécurité et de conformité standard nécessaires pour garantir la validité juridique de vos documents signés électroniquement. Au-delà de cela, beaucoup offrent également un soutien à la conformité pour certaines autres exigences spécifiques à un créneau et à l’industrie concernant la sécurité et la confidentialité des documents. Cela peut inclure :

• HIPAA
• FedRAMP
• FERPA
• DoD CSM
• QES
• GLBA
• NIST-800-53
• Et bien plus encore !

Cela dit, la plupart des outils n’incluent la prise en charge de ces exigences que si vous vous inscrivez au niveau d’entreprise le plus cher, donc si vous avez des besoins spécifiques en matière de conformité à la signature électronique, il est important de garder cela à l’esprit.

Une fois que vous avez une compréhension de base des coûts des fonctionnalités d’entreprise dont vous avez besoin, il est important de comprendre à quel point chaque solution que vous envisagez est évolutive. Au fur et à mesure que vous déployez la solution dans l’ensemble de votre entreprise, comment les coûts évoluent-ils ?

Découvrez si le modèle de tarification de l’entreprise est basé sur le nombre d’utilisateurs dont vous avez besoin, les caractéristiques spécifiques ou l’utilisation (comme les enveloppes ou les demandes de signature électronique). La plupart des entreprises construisent des modèles de tarification basés sur une combinaison de ceux-ci, il est donc important de comprendre tous les facteurs qui peuvent augmenter vos coûts.

Par exemple : allez-vous payer plus pour chaque utilisateur individuel ? L’utilisation est-elle plafonnée au niveau de l’utilisateur individuel ou avez-vous une allocation à l’échelle de l’entreprise ? Les employés ont-ils besoin de comptes d’utilisateurs pour signer des documents ou simplement pour les envoyer? Pouvez-vous acheter différentes fonctionnalités pour différents utilisateurs ?

Le déploiement réussi d’une solution de signature électronique dans l’ensemble de l’entreprise nécessite un modèle de tarification prévisible que vous savez pouvoir vous permettre de déployer à l’échelle de l’entreprise et de continuer à évoluer à mesure que l’organisation se développe.

La clé est de développer une image du coût total de possession avant de prendre une décision, car la dernière chose dont vous avez besoin est de déployer une solution, puis de voir les coûts gonfler bien au-delà de votre budget à mesure que vos besoins changent et augmentent.

Lorsque vous déployez une solution dans l’ensemble de votre entreprise, vous avez besoin d’assistance. Les meilleurs outils de signature électronique offrent ce soutien, en aidant à la gestion du changement, en remplaçant les solutions existantes et en favorisant l’adoption continue dans l’ensemble de votre organisation.

Mais ce soutien a généralement un prix. Certaines entreprises peuvent inclure ce type de support et d’intégration uniquement pour les clients de niveau entreprise. D’autres peuvent offrir un support mis à niveau en tant que module complémentaire, avec un coût supplémentaire qui peut être ajouté à n’importe quel package.

DocuSign, par exemple, propose des plans d’assistance payants que tout utilisateur peut acheter en plus de son abonnement mensuel régulier.

Assurez-vous de pouvoir répondre :

• À quel niveau le support d’entreprise est-il disponible ?
• Cela coûte-t-il plus cher et, si oui, combien?
• Le fournisseur a-t-il fait ses preuves en matière d’assistance réussie des clients dans la transition et l’adoption de leur nouvelle solution ?

Pour répondre à cette dernière question, nous vous recommandons de consulter les avis tiers pour voir ce que les clients actuels ont à dire sur l’organisation de support du fournisseur. Une fois que vous avez avancé dans la conversation, vous pouvez également demander aux fournisseurs de fournir des références clients que vous pouvez contacter.

Il y a beaucoup de complexité autour de la tarification de la signature électronique. Pour cette raison, il existe également un certain nombre de coûts cachés qui peuvent augmenter et augmenter considérablement les coûts. Voici quelques-uns des plus importants à surveiller.

De nombreuses solutions de signature électronique utilisent un modèle de tarification basé sur la consommation, plafonnant le nombre de demandes de signature au niveau du compte ou de l’utilisateur. En d’autres termes, en fonction du niveau de tarification que vous sélectionnez, vous recevrez un nombre défini de demandes de signature électronique ou d’enveloppes.

Une fois que vous aurez épuisé votre allocation, vous devrez acheter une utilisation supplémentaire (un coût qui se trouve au-dessus de votre abonnement mensuel ou annuel régulier) afin de continuer à utiliser l’outil.

Avec certains outils, ce plafond existe au niveau de l’utilisateur, ce qui signifie que chaque utilisateur dispose d’un nombre défini de demandes de signature qui ne peuvent pas être transférées à d’autres utilisateurs de votre compte. De telles solutions sont moins flexibles et peuvent souvent entraîner une augmentation spectaculaire des coûts si la consommation varie d’un employé à l’autre.

C’est pourquoi une solution comme Nitro Sign, qui offre des signatures électroniques illimitées à tous les niveaux, est souvent le meilleur choix, du point de vue des coûts, pour ceux qui ont des besoins de consommation importants ou variables.

Certaines solutions de signature électronique limitent le nombre d’utilisateurs que vous pouvez ajouter à différents niveaux de tarification : d’autres fournisseurs peuvent autoriser des limites d’utilisateurs plus élevées, mais vous obliger à les contacter pour une tarification personnalisée.

Par exemple : HelloSign permet aux clients d’acheter jusqu’à 4 postes utilisateur pour leur forfait Standard en ligne, mais pour 5 ou plusieurs utilisateurs, vous devrez contacter l’entreprise.

Avec tous les différents modèles de tarification utilisés par les fournisseurs, il y a un certain nombre de choses qui peuvent finir par ajouter à vos coûts. Les modules complémentaires payants peuvent inclure :

• Fonctionnalités (comme la personnalisation de la marque, l’authentification unique ou la collaboration)
• Intégrations d’outils spécifiques
• Accès API
• Prise en charge améliorée

Si votre cas d’utilisation inclut l’un des éléments ci-dessus, il est important de vérifier s’ils sont inclus dans un package ou nécessiteront un coût supplémentaire en plus de votre plan régulier.

De nombreuses entreprises travailleront avec les fournisseurs pour créer un progiciel personnalisé qui correspond à leurs besoins. Néanmoins, il peut être utile de comprendre le modèle de tarification de base et les niveaux pour différents fournisseurs, afin que vous puissiez avoir une idée de ce à quoi peut ressembler la tarification personnalisée des entreprises, ainsi que le paysage global de la tarification de la signature électronique.

Ci-dessous, nous partageons des détails de prix de haut niveau pour sept des solutions de signature électronique les plus populaires sur le marché.

Avec Nitro, les forfaits de signature électronique commencent à seulement9 dollars.99 par utilisateur et par mois. Cela inclut la signature électronique illimitée sur tous les forfaits, ainsi que des fonctionnalités robustes de niveau entreprise et un support de premier ordre.
De plus, des remises sur les offres groupées eSignature et PDF Productivity Platform sont disponibles pour les forfaits Essentials, Advanced et Enterprise sur la Nitro Productivity Platform.

Les plans tarifaires DocuSign commencent à10 $ par mois pour le plan Personnel et vont jusqu’à40 $ par utilisateur et par mois pour le plan Business Pro. Pour les besoins de l’entreprise au-delà de ce que le package Business Pro inclut, vous pouvez contacter DocuSign à propos d’un pack de solutions avancées personnalisé

Si votre entreprise utilise Adobe Acrobat, Adobe Sign est inclus dans la plupart des plans, qui commencent à9$.99 par mois pour un utilisateur ou16$.99 par licence et par mois pour les équipes. Le produit Adobe Sign complet est disponible uniquement en tant que formule d’entreprise personnalisée, nous ne pouvons donc pas générer de rapports sur les prix spécifiques au niveau de l’entreprise.

HelloSign propose un plan gratuit limité, mais la plupart des entreprises auront besoin de15 $ par utilisateur et par mois au minimum. La société propose également des plans d’entreprise, qui peuvent être personnalisés en fonction de vos besoins spécifiques en matière d’utilisateurs, de fonctionnalités et de consommation.

Les plans tarifaires SignEasy commencent à8 $ par mois pour un nombre limité de demandes de signature. La société propose également des plans d’entreprise personnalisables.

Bien que PandaDoc offre un plan gratuit limité, la plupart des grandes entreprises auront besoin du forfait payant de19 $ par utilisateur et par mois au minimum. Si vous avez besoin de plus de fonctionnalités ou de flexibilité, vous pouvez contacter PandaDoc pour personnaliser un plan d’entreprise.

Les plans RightSignature commencent à12 $ par mois pour un utilisateur ou60 $ par mois pour un maximum de trois. Pour obtenir un plan avec plus de trois utilisateurs, vous devez contacter l’entreprise et créer un plan d’entreprise personnalisé.

En fin de compte, la meilleure solution de signature électronique pour votre entreprise dépend des besoins spécifiques de votre entreprise et du rapport qualité-prix que vous pouvez vendre. Avec toutes les options disponibles, il existe une solution pour équilibrer la valeur, les fonctionnalités et le support de cas d’utilisation dont vos services ont besoin avec des coûts raisonnables.

Prêt à passer à l’étape suivante ? Nous vous recommandons de consulter Nitro Sign.

Nitro Sign offre une signature électronique illimitée à tous les niveaux, ainsi que des fonctionnalités robustes de niveau entreprise telles que :

• Documents et modèles d’équipe
• Personnalisation de l'image de marque
• Signature groupée
• Intelligence documentaire
• Authentification unique
• Et bien plus encore !

Notre tarification équitable et transparente signifie que vos coûts sont raisonnables et prévisibles. De plus, notre organisation de support de classe mondiale est conçue pour vous aider à déployer rapidement et facilement, tout en fournissant le support et la formation continus dont vous avez besoin pour favoriser l'adoption au sein de l'entreprise.
Commencez dès aujourd'hui votre essai gratuit pour démarrer avec Nitro Sign, ouprévoyez une démonstration personnalisée avec notre équipe de vente.