Le guide complet de la loi ESIGN

Sans cela, signer des documents en ligne pourrait ne pas être possible. Du moins pas de la façon dont nous y pensons. Nous parlons de la loi ESIGN, également connue sous le nom de loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national. Plus que toute autre législation, cette loi (adoptée en 2000) est responsable de la définition et de la codification des lois relatives aux signatures électroniques.

Mais à moins que vous n’aimiez lire de longs PDF au niveau du Congrès en ligne, il peut être difficile de comprendre la loi ESIGN. Qu’est-ce que cela comprend? Qu’est-ce que cela signifie pour 2021 et au-delà? Pour résumer, nous avons rédigé un bref guide sur la loi ESIGN et sur la façon dont elle affecte nos vies aujourd’hui.

Appelez-le le « Far West ». Avant l’année 2000, les gens cherchaient encore comment utiliser cette chose que nous appelons Internet. L’augmentation de la popularité d’Internet dans les 1990signifiait que plus de gens faisaient des affaires en ligne que jamais. En 1999, plusieurs projets de loi relatifs à la définition du commerce « électronique » ont commencé à apparaître. En 2000, il était plus logique de les combiner dans une législation complète qui est devenue la loi ESIGN.

Également connue sous le nom de Loi sur la signature électronique, cette loi visait à atteindre quelques objectifs clés :

• Définir le terme « électronique » pour aider à établir un cadre juridique pour cette réglementation et les règlements futurs, en particulier en ce qui concerne tout formulaire électronique en ligne.
• Établir quels documents électroniques les institutions doivent conserver pour vérifier les signatures électroniques
• Définir les paramètres de ce qui constitue une signature électronique valide de l’une ou l’autre des parties

La loi est devenue la loi en vigueur le 1octobre 2000. Si cela semble assez simple pour Washington, c’est parce que ESIGN n’a pas établi de nouvel organisme de réglementation. Au lieu de cela, il a aidé les tribunaux à définir ce qui constitue un contrat en vertu du droit existant.

Regardons les principales dispositions de la loi ESIGN, selon la FDIC:

• Consentement préalable. En termes simples, une signature reflète-t-elle le consentement de quelqu’un qui accepte le contrat? Plus d’informations à ce sujet ci-dessous.
• Configuration matérielle et logicielle requise. Vous ne pouvez pas très bien signer un contrat et ensuite fantômer quelqu’un d’autre qui l’a signé. La loi ESIGN a établi que le consommateur doit avoir un accès raisonnable à ces dossiers, ainsi que consulter tout ce qu’il doit consulter.
• Conservation des dossiers. Et en parlant d’enregistrements, ESIGN exige que les institutions financières conservent des enregistrements valides de ces signatures électroniques. 
• Définitions. La loi ESIGN a également été conçue pour apprivoiser le Far West de l’Internet. Une partie de la façon dont il a pu y parvenir? Il a établi des définitions pour des mots comme « consommateur », « électronique », « agent électronique », « enregistrement électronique », « information » et plus encore. De nos jours, les lois sur les documents électroniques peuvent se référer à la loi ESIGN pour s’appuyer sur des définitions précédemment établies.

Que s’est-il passé lorsque la loi ESIGN a été adoptée? Plus important encore, il a fourni des réponses à deux questions clés :

• Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes et exécutoires? Oui, tant qu’une entreprise conserve des enregistrements électroniques exacts des signatures. Lorsque vous le faites, c’est comme si vous signiez les documents en personne.
• Cela s’applique-t-il à l’ensemble des États-Unis? Globalement? La loi ESIGN s’applique aux citoyens américains et concerne le commerce interétatique, mais elle n’a pas compétence sur les autres citoyens. Les citoyens américains peuvent toujours signer des documents même s’ils sont à l’extérieur du pays.

La loi ESIGN a essentiellement établi ce qui rend une signature électronique valide en vertu de la loi américaine. Ce faisant, il a étendu les contrats juridiquement contraignants au-delà du monde papier et dans le monde numérique. C’était un moyen essentiel de faire avancer les affaires, en particulier pour tous ceux qui travaillaient à distance.

L’une des raisons pour lesquelles le Congrès a agi pour codifier les signatures électroniques dans la loi? Les signatures électroniques étaient une tendance à la hausse dans le monde entier, et le Congrès ne voulait pas que les Américains prennent du retard.

Cependant, cela ne veut pas dire que les tribunaux américains reconnaîtront une ancienne signature électronique. Il exigeait que toute personne signant des documents comme ceux-ci ait accès à la même technologie d’authentification; Sinon, n’importe qui du monde entier pourrait signer à la place de quelqu’un d’autre et créer un contrat non contraignant. Pour cette raison, ESIGN a aidé à codifier le type de mesures de sécurité et d’authentification qui doivent être mises en place pour un contrat valide.

Toutes les signatures numériques ne seront pas valides. En fait, la loi indique assez clairement quels contrats ne sont pas valides. Une partie du raisonnement derrière ESIGN était d’aider à codifier les conditions qui doivent être remplies pour qu’une signature électronique ait le même poids juridique qu’une signature en personne.

Pour se conformer à la loi ESIGN, un contrat nécessite les éléments suivants:

• Intention de signer. Si quelqu’un émet une signature numérique et que quelqu’un d’autre soulève cette signature, la vole et l’applique à un contrat, alors le signataire original ne devrait pas être responsable. C’est au cœur de ce qui rend la loi ESIGN si importante. Ce n’est pas parce que votre signature numérique peut être disponible sur le Web que n’importe qui peut signer votre nom et s’attendre à ce qu’il s’agisse d’un contrat valide.
• Consentement à faire des affaires par voie électronique. La raison pour laquelle vous voyez souvent des formulaires « J’accepte » lorsque vous signez des documents en ligne? Vous devez consentir à faire cette affaire par voie électronique. Cela semble être une formalité, mais il est important d’établir que vous ne faites pas quelque chose simplement parce qu’un formulaire en ligne vous y a incité. Vous devez donner votre consentement.
• Association de signature claire. Il s’agit de la même règle qui s’applique hors connexion. Votre signature vous correspond-elle? La signature est-elle la vôtre? 
• Conservation des enregistrements. C’est un problème classique. « Si un arbre tombe dans une forêt et que personne ne l’entend, fait-il un bruit ? » Il en va de même pour les contrats. Si personne ne peut jamais fournir la preuve qu’un contrat a eu lieu parce qu’il ne l’a pas conservé dans ses dossiers, il est difficile de prouver qu’un contrat existe. Il en va de même pour les documents électroniques. La loi ESIGN a établi que chaque partie doit conserver des enregistrements du contrat signé pour prouver que l’accord a eu lieu.

Pendant longtemps, les signatures électroniques ont été beaucoup plus volontaires. Dans les années entre 2000 et 2019, le monde s’est volontairement tourné vers la négociation et le travail à distance.

Puis, en 2020, une pandémie inattendue a frappé. Cela a changé notre façon de travailler. En quelques mois, 71% des adultes américains ont déclaré travailler à domicile.

Pourtant, la vie – et les affaires – devaient continuer. Cela signifiait que la technologie numérique, y compris les conférences Web et les signatures électroniques, devait passer au premier plan. Il y a maintenant des entreprises qui emploient une main-d’œuvre entièrement à distance, n’ayant pas d’espace de bureau physique à eux.

Ces entreprises s’entendent étonnamment bien. Des entreprises comme Buffer, Hubstaff et Ghost sont des entreprises renommées entièrement distantes, ce qui signifie que même lorsqu’elles font signer un contrat de travail, ce contrat est probablement un document électronique.

Une partie de la raison pour laquelle l’économie a pu se rétablir si rapidement après les fermetures liées à la COVID-19 ? Nous avons déjà l’infrastructure en place pour maintenir le commerce. Les gens peuvent signer des contrats en ligne en sachant deux choses:

• La structure numérique nécessaire pour stocker, protéger et sécuriser ces contrats n’est pas seulement là, mais existe depuis des années. 
• Les gens signent des documents et des contrats en ligne depuis avant la loi ESIGN, et pour la plupart, cela s’est bien passé.

La COVID-19 a cependant changé les choses. Cela a accéléré notre transition vers un lieu de travail numérique. Même la Banque fédérale de réserve de New York, par exemple, a commencé à accepter les signatures électroniques pour certains documents.

Les réalités de la distanciation sociale auraient pu poser un défi à une économie entièrement papier. Mais compte tenu de ce que nous pouvons maintenant accomplir avec la loi ESIGN en place, l’économie a continué de tourner même pendant une pandémie qui a obligé les gens à rester chez eux.

La loi ESIGN est quelque chose que nous tenons pour acquis ces jours-ci. Nous savons qu’en cliquant sur les formulaires de consentement et en téléchargeant notre signature, nous signons quelque chose aussi bien que si nous étions en personne.

Et c’est une bonne chose. Pendant la COVID-19, cela signifiait que les gens pouvaient continuer à poursuivre leurs activités et à respecter la distanciation sociale. Cela signifiait que les gens pouvaient avoir confiance dans la sûreté et la sécurité de leurs dossiers électroniques.

Mais êtes-vous confiant avec vos dossiers électroniques?

La loi ESIGN exige que vous respectiez certaines normes pour vous assurer que vos contrats sont valides. Et il est utile d’avoir vos canards dans une rangée, aussi automatisé que possible, pour vous assurer que vous avez tout ce dont vous avez besoin pour adhérer à la loi ESIGN.

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