Qu’est-ce qu’une signature S ?

Saviez-vous qu’il existe de nombreuses façons de signer un document? Bien sûr, vous pouvez utiliser un stylo à encre pour écrire votre nom ou un tampon pour vérifier votre approbation sur un contrat. Ces méthodes de signature relèvent de la catégorie « signature manuscrite », ainsi nommée d’après l’encre humide utilisée pour les créer.

Au cours des dernières décennies, les signatures électroniques ont été largement adoptées. Il existe cependant de nombreux sous-ensembles aux signatures électroniques. Lorsque vous recevez ce contrat ou ce document qui nécessite votre signature, utilisez-vous une signature électronique, une signature numérique ou une signature S? Ici, nous décomposons les différences, les similitudes et comment vous pouvez faire de la signature pour vous, vos employés et vos clients un processus transparent en utilisant les capacités de Nitro Sign.

Une signature S est une forme de signature électronique qui remplace légalement la signature sur un document sans avoir à signer. Ou, plus simplement, pour créer une signature S, vous allez taper votre nom sur la ligne d’un document en utilisant une barre oblique de chaque côté, sans espace entre le nom et les barres obliques. Ensuite, vous allez taper votre nom sous la signature s. Plutôt que d’utiliser votre doigt pour griffonner votre signature électroniquement comme vous le feriez sur une machine à cartes de crédit, vous allez joindre votre signature dactylographiée entre des barres obliques qui servent de signature officielle.

• Assurez-vous d’espacer correctement la signature. 
• Vérifiez la ponctuation appropriée, telle que les barres obliques, les lignes et les points de votre signature. 
• Utilisez des lettres, des chiffres arabes ou une combinaison des deux dans votre signature. 
• Assurez-vous d’imprimer ou de taper votre nom sur le côté droit de votre signature S ou juste en dessous. 

L’utilisation de signatures S permet aux entités gouvernementales et aux entreprises d’éviter les retards d’attente pour la réception des documents papier avec une signature manuscrite. Les signatures conformes permettent à quiconque de signer des documents électroniquement et de les retourner aux parties concernées plus rapidement. L’utilisation de signatures S peut également éliminer le besoin d’imprimer, de signer et de numériser des documents.

Bien que les doubles barres obliques traditionnelles soient à la fois acceptables et le type préféré de signature s, il existe également d’autres formes de signatures s. Une signature conforme relève des signatures s (et, par conséquent, des signatures électroniques). Pour créer une signature conforme, il vous suffit de taper votre nom avec un /s/ avant celui-ci. Le nom s-signature vient du style de signature conforme. Par exemple, si vous utilisez une signature conforme, vous signerez votre nom en tant que /s/ John B. Doe.

Les signatures S sont un moyen pratique de signer et d'authentifier en toute sécurité un document juridiquement contraignant. Plutôt que d'attendre une signature humide, les signatures électroniques permettent de rationaliser l'ensemble du processus de signature, en éliminant les points douloureux du flux de travail . Les situations dans lesquelles vous pouvez utiliser une signature s sont les suivantes

Les documents judiciaires, à l’exclusion des documents tels que les adoptions, les testaments, les fiducies, les saisies, les expulsions et les transferts de services publics, peuvent accepter les signatures S. Certains tribunaux fédéraux de circuit et de district permettent aux avocats de signer de grands lots de documents via la signature S.

Les entités gouvernementales telles que la Federal Trade Commission, l’Office américain des brevets et des marques et la Federal Communications Commission acceptent toutes les signatures S dans de nombreux cas, en particulier lorsqu’il s’agit de déposer des brevets et des inventions.

Gardez à l’esprit qu’avant de signer ou d’envoyer un document, vous devrez vous familiariser avec les règles de signature s de l’organisme gouvernemental ou du tribunal avec lequel vous travaillez.

Bien qu’une variété de professions puissent utiliser des signatures s, l’Office des brevets et des marques des États-Unis offre certaines des directives les plus complètes en ce qui concerne les formats acceptables de signatures s. Comme pour toute signature électronique, vous voudrez déterminer la façon de signer un document pour le rendre valide.

• Espaces entre les barres obliques et le nom avec le nom du signataire tapé sous la signature s : / John B. Doe / ——————-

John B. Doe

• Pas d’espace entre les barres obliques et pas de ligne sous la signature. Le nom tapé sous la signature s reste : 

/John B. Doe/

John B. Doe

• Signature dactylographiée dans les barres obliques avec le nom sur le côté : /John B. Doe/ John B. Doe
• Signature tapée dans les barres obliques dans une police scriptée sur la ligne, avec le nom ci-dessous : /John B. Doe /———---------

John B. Doe

• Le nom ci-dessus avec la signature s située sous la ligne : 

John B. Doe _______

/John B. Doe/

• Signature S dans les barres obliques sans espaces et le nom sur le côté droit: 

/John B. Doe/ John B. Doe

Deux entités principales réglementent les signatures électroniques aux États-Unis :

• Loi uniforme sur les transactions électroniques : promulguée en 1999, l’UETA donne aux États la compétence de décider si un document signé électronique est valide. Actuellement, presque tous les États, Porto Rico, les îles Vierges américaines et Washington, D.C., relèvent de l’UETA. Pour considérer un document légal et valide en vertu de l’UETA : 

  • Toutes les parties doivent avoir l’intention de signer électroniquement le document. 
  • Toutes les parties doivent consentir à la conduite des affaires par voie électronique. 

• Loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national: Aussi connue sous le nom d’ESIGN, cette loi fédérale est entrée en vigueur en 2000. Avec l’évolution constante du paysage technologique, le Sénat américain a présenté un projet de loi à la fin de 2020 visant à moderniser la loi, abrogeant une partie du libellé original. ESIGN adopte essentiellement les principes fondamentaux de l’UETA au niveau fédéral. En plus de l’intention et du consentement, les règlements en vertu d’ESIGN comprennent : 

  • Vérification que vous utilisez la signature s avec un document spécifique. 
  • Stocker et reproduire tout document signé S dans le cas où toutes les parties en demanderaient des copies.

Gardez à l’esprit que si de nombreux États, dont le Connecticut, le Delaware, la Floride, le Nevada, New York et l’Utah, autorisent les signatures S et les signatures conformes, d’autres États exigent toujours des signatures à l’encre humide sur certains documents. Et même les États qui autorisent les signatures s peuvent avoir certaines restrictions et situations où ils exigent une signature originale.

Puis-je utiliser une boîte de signature S pour taper le nom de quelqu’un d’autre ? 

Non. Seul le signataire prévu du document peut utiliser une signature conforme ou une autre signature S.

Que se passe-t-il si j’ai la permission de signer un document au nom de quelqu’un? 

Placez un préfixe « p.p. » avant le nom du signataire pour indiquer que vous avez obtenu l’autorisation de signer électroniquement le document.

Que signifie le /s/ placé avant une signature numérique ? 

Le « s » entouré de barres obliques indique que la personne utilise une signature s pour signer le document.

Que vous traitiez avec des documents juridiques fédéraux et étatiques, que vous déposiez des documents de brevet ou que vous vendiez votre ancienne maison, vous pouvez améliorer vos flux de travail en exploitant la puissance des capacités de signature électronique de Nitro. Nitro PDF Pro, par exemple, vous offre des capacités de signature automatique avec une protection par mot de passe puissante. Avec Nitro Sign, vous pouvez :

• Créez et téléchargez des signatures s et des signatures conformes. 
• Signez des documents en bloc en quelques secondes. 
• Collaborez sur des documents pour créer un flux de travail plus fluide. 
• Suivez un document tout au long du processus de signature. 
• Ajoutez la marque de votre entité à tout document nécessitant une signature S. 
• Envoyez un nombre illimité de demandes de signature électronique . 

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