Qu'est-ce qu'une signature S ?

Saviez-vous qu'il existe plusieurs façons de signer un document ? Bien sûr, vous pouvez utiliser un stylo à encre pour écrire votre nom ou un tampon pour vérifier votre approbation sur un contrat. Ces méthodes de signature relèvent de la catégorie des « signatures humides » — ainsi nommées en raison de l'encre humide utilisée pour les créer.

Au cours des dernières décennies, les signatures électroniques ont été largement adoptées. Cependant, il existe de nombreux sous-ensembles de eSignatures. Lorsque vous recevez ce contrat ou ce document qui nécessite votre signature, utilisez-vous une signature électronique, une signature numérique ou une signature S ? Ici, nous décomposons les différences, les similitudes et comment vous pouvez rendre la signature plus facile pour vous, vos employés et vos clients en utilisant les capacités de Nitro Sign.

Une signature S est une forme de signature électronique qui remplace légalement la signature sur un document sans avoir réellement besoin de signer. Ou, plus simplement dit, pour créer une signature S, vous devrez taper votre nom sur la ligne d'un document en utilisant un slash de chaque côté, sans espaces entre le nom et les slashes. Ensuite, vous devrez taper votre nom sous la signature S. Au lieu d'utiliser votre doigt pour tracer électroniquement votre signature comme vous le feriez sur un terminal de carte de crédit, vous enfermez votre signature tapée entre des slashes qui servent de votre signature officielle.

• Assurez-vous d'espacer correctement la signature. 
• Vérifiez la bonne ponctuation, comme les slashes, les lignes et les points dans votre signature. 
• Utilisez des lettres, des chiffres arabes ou une combinaison des deux dans votre signature. 
• Assurez-vous d'imprimer ou de taper votre nom soit sur le côté droit de votre signature S soit juste en dessous. 

L'utilisation des signatures S permet aux entités gouvernementales et aux entreprises d'éviter les retards liés à l'attente de documents papier avec une signature manuscrite. Les signatures conformées permettent à quiconque de signer des documents électroniquement et de les renvoyer aux parties concernées de manière plus rapide. L'utilisation des signatures S peut également éliminer le besoin d'imprimer, de signer et de scanner des documents.

Bien que les doubles slashes traditionnels soient tous deux acceptables et le type préféré de signature S, il existe également d'autres formes de signatures S. Une signature conformée relève de l'ensemble des signatures S (et donc aussi des eSignatures). Pour créer une signature conformée, vous devrez simplement taper votre nom avec un /s/ devant. Le nom signature S provient du style de signature conformée. Par exemple, si vous utilisez une signature conformée, vous signerez votre nom comme /s/ John B. Doe.

Les signatures S sont un moyen pratique de signer et d'authentifier en toute sécurité un document qui est juridiquement contraignant. Au lieu d'attendre une signature humide, les signatures S aident à rationaliser l'ensemble du processus de signature, éliminant ainsi ces points de douleur du flux de travail. Les situations où vous pouvez utiliser une signature S incluent :

Les documents judiciaires, à l'exception des papiers tels que les adoptions, les testaments, les fiducies, les saisies, les expulsions, et les transferts de services publics, peuvent accepter des signatures S. Certaines cours fédérales de circuit et de district permettent aux avocats de signer de gros lots de documents par le biais de s-signature.

Les entités gouvernementales telles que la Federal Trade Commission, le Bureau américain des brevets et des marques de commerce, et la Commission fédérale des communications acceptent toutes des s-signatures dans de nombreux cas, surtout en ce qui concerne le dépôt de demandes de brevets et d'inventions.

Gardez à l'esprit qu'avant de signer ou d'envoyer un document, vous devrez vous familiariser avec les règles de s-signature de l'agence gouvernementale ou du tribunal avec lequel vous travaillez.

Bien qu'une variété de professions puisse employer des s-signatures, le Bureau américain des brevets et des marques de commerce offre certaines des directives les plus complètes concernant les formats acceptables de s-signatures. Le Bureau des brevets et des marques de commerce, et la Commission fédérale des communications acceptent tous deux les signatures électroniques dans de nombreux cas, en particulier en ce qui concerne le dépôt de brevets et d'inventions.

Gardez à l'esprit que, avant de signer ou d'envoyer un document, vous devez vous familiariser avec les règles sur les signatures électroniques de l'agence gouvernementale ou du tribunal avec lequel vous travaillez.

Bien qu'une variété de professions puisse utiliser des signatures électroniques, le Bureau des brevets et des marques de commerce des États-Unis offre certaines des recommandations les plus complètes concernant les formats acceptables de signatures électroniques. Comme pour toute signature électronique, vous devrez déterminer de quelle manière signer un document pour le rendre valide.

• Espaces entre les slashes et le nom avec le nom du signataire tapé sous la signature S : / John B. Doe / ——————-

John B. Doe

• Pas d'espaces entre les slashes, et pas de ligne sous la signature. Le nom tapé sous la signature S reste : 

/John B. Doe/

John B. Doe

• Signature tapée à l'intérieur des slashes avec le nom à côté : /John B. Doe/  John B. Doe
• Signature tapée à l'intérieur des slashes dans une police scriptée sur la ligne, avec le nom en dessous : /John B. Doe /———---------

John B. Doe

• Le nom au-dessus avec la signature S située en dessous de la ligne : 

John B. Doe _________

/John B. Doe/

• Signature S dans les slashes sans espaces et le nom à droite : 

/John B. Doe/ John B. Doe

Deux entités principales réglementent les eSignatures aux États-Unis :

• Uniform Electronic Transaction Act : Édictée en 1999, l'UETA donne aux États la juridiction de décider si un document qui est signé électroniquement est valide. Actuellement, presque tous les états, Porto Rico, les Îles Vierges des États-Unis, et Washington, D.C., relèvent de l'UETA. Pour considérer un document comme légal et valide en vertu de l'UETA : 

  • Toutes les parties doivent avoir l'intention de signer électroniquement le document. 
  • Toutes les parties doivent consentir à mener des affaires électroniquement. 

• Electronic Signatures in Global and National Commerce Act : Également connu sous le nom d'ESIGN, cette loi fédérale est entrée en vigueur en 2000. Pour qu'un document soit considéré comme légitime et valide selon le UETA: 

  • Toutes les parties doivent avoir l'intention de signer électroniquement le document. 
  • Toutes les parties doivent consentir à mener des affaires électroniquement. 

• Loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national: Également connue sous le nom de ESIGN, cette loi fédérale est entrée en vigueur en 2000. Avec l'évolution rapide de la technologie, le Sénat américain a introduit un projet de loi fin 2020 pour moderniser la loi, abrogeant certains des termes originaux. Le Sénat a introduit un projet de loi fin 2020 pour moderniser la loi, abrogeant certains des termes originaux. L'ESIGN adopte essentiellement les principaux principes de l'UETA à un niveau fédéral. En plus de l'intention et du consentement, les règlements en vertu de la ESIGN incluent: 

  • Vérifier que vous utilisez la signature électronique avec un document spécifique. 
  • Stocker et reproduire tout document signé électroniquement dans le cas où toutes les parties demanderaient des copies.

Gardez à l'esprit que bien que de nombreux États, y compris le Connecticut, le Delaware, la Floride, le Nevada, New York et l'Utah, autorisent les signatures électroniques et les signatures conformes, d'autres États exigent encore des signatures à l'encre humide sur certains documents. Et même ces États qui autorisent les signatures S peuvent avoir certaines restrictions et situations où ils exigent une signature originale.

Puis-je utiliser une boîte de signature S pour taper le nom de quelqu'un d'autre ? 

Non. Seul le signataire désigné du document peut utiliser une signature conformée ou une autre signature S.

Que faire si j'ai la permission de signer un document au nom de quelqu'un ? 

Ajoutez un préfixe « p.p. » devant le nom du signataire pour indiquer que vous avez obtenu la permission de signer électriquement le document.

Que signifie le /s/ placé avant une signature numérique ? 

Le « s » entouré de slashes signifie que la personne utilise une signature S pour signer le document.

Que vous traitiez des documents juridiques fédéraux et d'État, déposiez des documents de brevet, ou vendiez votre ancienne maison, vous pouvez améliorer vos workflows en exploitant la puissance des capacités d'eSigning de Nitro. Nitro PDF Pro, par exemple, vous donne des capacités de signature S avec une protection par mot de passe puissante. Avec Nitro Sign, vous pouvez :

• Créer et télécharger des signatures S et des signatures conformées. 
• Signer des documents en masse en quelques secondes. 
• Collaborer sur des documents pour créer un flux de travail plus fluide. 
• Suivre un document tout au long du processus de signature. 
• Ajouter l'image de marque de votre entité à tout document nécessitant une signature S. 
• Envoyer des demandes de signature électronique illimitée 

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