Ce qu'il faut savoir sur les signatures manuscrites

L'adoption rapide de la technologie, couplée à la pandémie de COVID-19 et à l'essor du travail à distance, a accéléré la transformation des signatures manuscrites en signatures électroniques ou numériques. Il existe cependant encore des cas où des signatures manuscrites sont requises sur des documents. Voici tout ce que vous devez savoir sur les signatures manuscrites : ce qu'elles sont, quand utiliser une signature encre humide, comment insérer les signatures dans des PDF, et comment des plateformes de productivité telles que Nitro Sign peuvent aider à rendre vos processus opérationnels plus efficaces.

John Hancock, autographe, signer sur la ligne pointillée — chaque fois que vous mettez un stylo sur du papier pour signer un document, vous utilisez une signature humide, ou une signature à l'encre humide. Le terme vient de l'expression « attendre que l'encre » sèche sur le papier. Une signature humide ne doit cependant pas nécessairement être un nom signé. Les signatures humides peuvent inclure des initiales, un « X », un symbole tamponné, une empreinte digitale encré, ou toute autre forme de signature physique.

En fait, le Code commercial uniforme, ou UCC, qui régit toutes les transactions commerciales aux États-Unis, stipule : « Une signature peut être effectuée manuellement ou au moyen d'un dispositif ou d'une machine, et par l'utilisation de tout nom, y compris un nom commercial ou supposé, ou par un mot, un signe, ou un symbole exécuté ou adopté par une personne avec l'intention actuelle d'authentifier un écrit. »

Une signature humide nécessite un certain type de stylo, généralement rempli d'encre noire, ou un tampon avec vos initiales, votre signature, ou un autre sceau approuvé. Pour créer une signature à l'encre humide, il suffit de signer un document imprimé ou photocopié en cursive, d'initialer, ou de tamponner le document dans les espaces désignés.

Vous pouvez, cependant, transférer des signatures humides vers un PDF si un document le permet. En utilisant Nitro Sign, voici comment vous ajouterez votre signature humide au formulaire ou au document :

• Choisissez le document que vous souhaitez signer.
• Ouvrez votre document dans Nitro. 

• Sélectionnez Accueil et cliquez sur l'icône de signature rapide dans la barre d'outils supérieure. À partir de là, vous aurez quelques façons d'ajouter une signature : 

  • L'option Manuscrite vous permet de taper votre nom et de générer une signature manuscrite dans le document. 
  • Depuis un fichier vous donne la possibilité de télécharger une signature humide à partir d'une image numérisée ou d'un fichier jpeg. 
  • Si vous choisissez Dessiner, vous pourrez essentiellement signer le document en utilisant le curseur. 
  • WebCam utilise la caméra de votre ordinateur pour prendre une photo de votre signature à l'encre humide.
• Une fois que vous avez créé votre signature, sélectionnez OK.
• Placez votre signature sur la ligne du document, redimensionnez si nécessaire, et sélectionnez Appliquer.
• Envoyez votre document à d'autres signataires le cas échéant.  

Ces instructions étape par étape seront similaires si vous utilisez d'autres lecteurs PDF ou formulaires électroniques remplissables.

En général, le type de document et les instructions de l'autre entité détermineront si vous utiliserez ou non une signature à l'encre humide. Bien que les signatures électroniques numériques soient devenues un moyen courant de signer des documents, en particulier dans les entreprises modernes, une signature humide est requise dans deux cas principaux :

• Vous utiliserez une signature humide si les deux parties ne consentent pas aux signatures électroniques ou numériques. 
• Utilisez une signature humide lorsqu'elle est exigée par la loi. Par exemple, les procédures judiciaires, les expulsions, les adoptions, les documents de divorce et de garde nécessitent tous des signatures en personne à l'encre humide. Un changement dans les polices d'assurance santé et vie, tel qu'une annulation, nécessite également des signatures humides, tout comme les changements de testaments et de fiducies. Le transport de matériaux dangereux repose également sur des signatures à l'encre humide. 

Une signature électronique, également appelée signature électronique, est largement utilisée dans divers secteurs, allant de la médecine et la construction au commerce de détail et aux technologies de l'information. Les signatures numériques sont un type de signatures électroniques qui sécurisent essentiellement un document en employant des techniques de cryptage et des certificats de sécurité.

Une signature électronique peut être une image, un symbole, une reconnaissance d'empreinte digitale, un clic sur une case, un son verbal, un code PIN, ou un nom tapé dans un contrat ou un accord. Comme leurs homologues à l'encre humide, les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes. En 2000, la loi fédérale Electronic Signature in Global and National Commerce (ESIGN) a établi les directives relatives aux signatures électroniques, qui demeurent la norme aujourd'hui. Semblable dans les directives et réglementations à l'ESIGN, un Uniform Electronic Transaction Act (UETA) adopté en 1999 établit des normes de signature électronique qui relèvent de la compétence de chaque État. Quarante-sept États, Washington, D.C. et les États-Unis. Les îles Vierges ont adopté l'UETA.

Basée à Sydney, en Australie, la société de logistique Pacific National a recherché une solution économique qui offre à plus de 3 500 employés les outils de productivité PDF et les capacités de signature électronique.