Ce qu’il faut savoir sur les signatures manuscrites

Pendant des siècles, une signature manuscrite a été la norme de facto lorsqu’il s’agissait de vérifier et d’authentifier des morceaux de papier importants. Ce n’est en grande partie pas le cas aujourd’hui. Alors que les signatures numériques et électroniques ont gagné du terrain et contribué à transformer les entreprises modernes, les signatures manuscrites ou humides ne sont plus aussi répandues qu’elles l’étaient autrefois.

L’adoption ultra-rapide de la technologie, associée à la pandémie de COVID-19 en cours et à l’augmentation subséquente du travail à distance, a accéléré la transformation des signatures humides aux signatures électroniques ou numériques. Cependant, il existe encore des cas où des signatures manuscrites sont requises sur les documents. Voici tout ce que vous devez savoir sur les signatures manuscrites (ce qu’elles sont, quand utiliser une signature à l’encre humide, comment insérer les signatures dans les fichiers PDF) et comment les plates-formes de productivité telles que Nitro Sign peuvent vous aider à rendre vos processus opérationnels plus efficaces.

John Hancock, autographe, signature sur la ligne pointillée - chaque fois que vous mettez un stylo sur du papier pour signer un document, vous utilisez une signature manuscrite ou une signature à l’encre humide. Le terme vient de « attendre que l’encre » sèche sur le papier. Cependant, une signature manuscrite ne doit pas nécessairement être un nom signé. Les signatures manuscrites peuvent inclure des initiales, un « X », un symbole estampillé, une empreinte de pouce encré ou une autre forme physique de signature.

En fait, le Code commercial uniforme, ou UCC, qui régit toutes les transactions commerciales aux États-Unis, stipule : « Une signature peut être faite manuellement ou au moyen d’un dispositif ou d’une machine, et par l’utilisation de tout nom, y compris un nom commercial ou d’emprunt, ou par un mot, une marque ou un symbole exécuté ou adopté par une personne ayant l’intention actuelle d’authentifier un écrit. »

Une signature manuscrite nécessite un certain type de stylo, généralement rempli d’encre noire, ou un tampon avec vos initiales, signature ou autre sceau approuvé. Pour créer une signature à l’encre humide, il suffit de signer un document imprimé ou photocopié en cursive, initiale ou tamponner le document dans les espaces désignés.

Vous pouvez toutefois transférer des signatures manuscrites vers un PDF si un document le permet. Lorsque vous utilisez Nitro Sign, voici comment ajouter votre signature manuscrite au formulaire ou au document :

• Choisissez le document que vous souhaitez signer.
• Ouvrez votre document dans Nitro. 

• Sélectionnez Accueil et cliquez sur l’icône Signature rapide dans la barre d’outils supérieure. À partir de là, vous aurez plusieurs façons d’ajouter une signature : 

  • L’option Manuscrit vous permet de taper votre nom et de générer une signature manuscrite dans le document. 
  • From File vous permet de télécharger une signature manuscrite à partir d’une image numérisée ou d’un fichier jpeg. 
  • Si vous choisissez Dessiner, vous pourrez essentiellement signer électroniquement le document à l’aide du curseur. 
  • WebCam utilise l’appareil photo de votre ordinateur pour prendre une photo de votre signature à l’encre humide.
• Une fois que vous avez créé votre signature, sélectionnez OK.
• Placez votre signature sur la ligne du document, redimensionnez-la si nécessaire et sélectionnez Appliquer.
• Envoyez votre document à d’autres signataires, le cas échéant.  

Ces instructions étape par étape seront similaires si vous utilisez d’autres lecteurs PDF ou formulaires électroniques à remplir.

En général, le type de document et les instructions de l’autre entité dicteront si vous utiliserez ou non une signature à l’encre humide. Alors que les signatures électroniques numériques sont devenues un moyen courant de signer des documents, en particulier dans les entreprises commerciales modernes, une signature manuscrite est requise dans deux cas principaux:

• Vous utiliserez une signature manuscrite si les deux parties ne consentent pas aux signatures électroniques ou numériques. 
• Utilisez une signature manuscrite lorsque la loi l’exige. Par exemple, les procédures judiciaires, les expulsions, les adoptions, les documents de divorce et de garde exigent tous des signatures manuscrites en personne. Un changement dans les polices d’assurance maladie et d’assurance-vie, comme une annulation, nécessite également des signatures manuscrites, tout comme les modifications apportées aux testaments et aux fiducies. Le transport de matières dangereuses repose également sur des signatures d’encre humide. 

Une signature électronique, également appelée signature électronique, est largement utilisée dans des industries allant du médical et de la construction à la vente au détail et aux technologies de l’information. Les signatures numériques sont un type de signatures électroniques qui sécurisent essentiellement un document en utilisant des techniques de cryptage et des certificats de sécurité.

Une signature électronique peut être une image, un symbole, la reconnaissance d’empreintes digitales, un clic sur une case, un son verbal, un code PIN ou un nom dactylographié dans un contrat ou un accord. Comme leurs homologues à l’encre humide, les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes. En 2000, la loi fédérale des États-Unis sur la signature électronique dans le commerce mondial et national (ESIGN) a établi des lignes directrices sur la signature électronique, qui restent la norme aujourd’hui. Similaire en termes de directives et de réglementation à ESIGN, une loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA) 1999 définit des normes de signature électronique qui relèvent de la compétence d’un État par État. Quarante-sept États, Washington, D.C. et les îles Vierges américaines ont adopté l’UETA.

Basée à Sydney, en Australie, la société de logistique Pacific National recherchait une solution rentable qui offrait à tous les 3,500et aux travailleurs les outils de productivité PDF et les capacités de signature électronique. Avant de passer à Nitro PDF Pro en 2014, plus de 85% des travailleurs du savoir de Pacific National imprimaient des papiers pour les signer et les partager physiquement – un énorme gaspillage d’efficacité et une ponction sur le flux de travail.

Les employés de Pacific National travaillent à partir de plus de 90 sites à l’échelle nationale, et le défi consistait à trouver une solution mieux intégrée à la plate-forme logicielle de bureau Citrix. La tâche monumentale de mise en œuvre de nouveaux processus eSign a nécessité une collaboration étroite avec l’équipe de réussite de Nitro pour effectuer une transition en douceur. La solution Nitro PDF Pro s’intègre dans le cadre logiciel d’entreprise existant de l’entreprise et, aujourd’hui, chaque utilisateur et appareil est équipé de la plate-forme eSign et PDF de Nitro.

En savoir plus sur la façon dont Pacific National a décidé d’étendre les licences Nitro à ses milliers d’employés à travers l’Australie.

À la fin de 2020, McConnell Dowell cherchait un moyen de réduire les frais de licence exorbitants tout en réduisant les coûts d’impression et de photocopie dans l’ensemble de l’entreprise. L’entreprise de construction créative basée à Victoria, en Australie, compte plus de 2employés500 et construit des actifs, des installations et des infrastructures emblématiques dans le monde entier. Pour faciliter une plus grande collaboration mondiale et exécuter plus facilement les contrats signés, les employés de McConnell Dowell avaient besoin d’une solution logicielle d’entreprise rentable et facile à utiliser.

Lors du passage d’Adobe à Nitro, le service informatique de McConnell Dowell a travaillé en étroite collaboration avec l’équipe de Nitro pour identifier les cas dans l’entreprise de construction qui bénéficieraient de la solution de signature électronique illimitée, réduisant ainsi le besoin d’impression coûteuse. Au cours de sa première année, McConnell Dowell a réduit ses coûts de licence et d’impression jusqu’à 50%.

En savoir plus sur la façon dont McConnell Dowell a économisé gros en passant à Nitro.

Bien que les signatures manuscrites soient toujours utilisées dans certains cas, les signatures électroniques peuvent réduire considérablement vos coûts de papier, rendre les flux de travail de votre entreprise plus transparents et vous donner, à vous et à vos employés, la possibilité de créer des signatures électroniques à partir de n’importe quel appareil.

Êtes-vous prêt à faire les premiers pas vers la transformation de bout en bout des documents numériques dans votre propre entreprise ? Que vous soyez un particulier, une petite entreprise, une chaîne nationale ou une entité mondiale, vous pouvez profiter des avantages et de l’efficacité du passage à des outils numériques sans papier et à des capacités de signature électronique. Nitro Productivity Platform regroupe Nitro PDF Pro et Nitro Sign Essentials pour vous offrir une puissante combinaison de productivité PDF et de signature électronique illimitée.

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