Votre logiciel de signature électronique est un pilier de votre productivité, et l'idée de changer de fournisseur vous donne probablement des visions de chaos et de temps d'arrêt. Mais avec le bon fournisseur signature électronique, la migration peut se faire en douceur vers un logiciel qui transforme votre efficacité, améliore l'expérience des utilisateurs et des clients et réduit les coûts.
Ce guide étape par étape vous aidera à passer à un meilleur fournisseur signature électronique tout en évitant toute perturbation opérationnelle.
Étape 1: Évaluer les lacunes de votre solution de signature électronique actuelle
L'évaluation des lacunes de votre signature électronique solution actuel est le seul moyen d'identifier les fonctionnalités que vous souhaitez et dont vous avez besoin dans un nouveau système. Par exemple, votre solution actuel ne s'intègre-t-il pas à certains outils, ce qui complexifie votre pile informatique ? Ne répond-il pas à vos signature électronique normes de sécurité ou aux exigences réglementaires ? Ou peut-être que vos utilisateurs ne veulent tout simplement pas l'utiliser parce qu'il est trop difficile et encombrant. Ces informations vous aideront à passer à l'étape suivante, à savoir le choix d'un nouveau signature électronique solution et d'un nouveau fournisseur.
Étape 2: Définissez vos besoins pour un nouveau site signature électronique solution
Dressez une liste des exigences relatives à votre nouveau logiciel signature électronique afin de pouvoir évaluer facilement les caractéristiques et les capacités des fournisseurs et de leurs solutions. Il est essentiel d'inclure les éléments suivants dans votre liste pour garantir une migration sans perturbation :
- Gestion dédiée des modifications assistance : La gestion des modifications doit faire partie intégrante de l'offre de votre fournisseur signature électronique. Le fournisseur doit être en mesure de définir clairement la manière dont il assistera votre transition, formera vos équipes, répondra aux problèmes et communiquera.
- Un essai gratuit ou un programme pilote d'entreprise : Vous devez essayer une nouvelle solution signature électronique solution avant d'investir. Ne considérez que les solutions signature électronique qui vous permettent de participer à un essai gratuit ou qui offrent des programmes pilotes pour des équipes et des organisations plus importantes. Cela facilite également la transition si vous décidez de mettre en œuvre la solution solution.
- Intégration avec vos systèmes existants : Évitez signature électronique outil qui ne fera qu'ajouter à votre pile informatique et ne s'intégrera pas à vos logiciels existants.
- conformité et sécurité : des protocoles et des politiques de cybersécurité solides ne sont pas négociables aujourd'hui, et votre fournisseur signature électronique doit proposer assurance pour que votre organisation soit protégée et conforme.
Les entreprises internationales choisissent Nitro comme fournisseur privilégié de signature électronique pour toutes ces raisons et bien d'autres encore. Nous comprenons parfaitement les besoins de nos clients pendant la phase pilote, de sorte que le passage à Nitro se fait sans effort. Prenez exemple sur mozzeno, qui traite maintenant 60,000 eSignatures conformes par an avec Nitro.
"La compréhension des besoins de mozzeno par Nitro a conduit à un déploiement stratégique adapté à nos défis uniques.
Frédéric Dujeux, cofondateur de mozzeno
Étape 3: Participer à un programme pilote si possible
L'essai de votre nouveau logiciel signature électronique par le biais d'un programme pilote est un excellent moyen de permettre à vos équipes d'essayer solution et de suivre votre ROI avant de prendre une décision. Cela vous permet non seulement de vous assurer que vous faites le bon choix, mais aussi d'avoir le temps de répondre à d'éventuelles questions ou de procéder à des ajustements avec votre nouveau fournisseur. Utilisez la phase pilote pour tester des scénarios réels dans lesquels vous avez besoin de l'outil signature électronique et recueillez des commentaires honnêtes de la part des utilisateurs.
Non seulement vous testez les fonctionnalités et les capacités du logiciel, mais vous testez également son assistance et son expertise en matière de gestion des modifications. Une fois le projet pilote terminé, votre fournisseur devrait être en mesure de vous faire migrer vers le site solution plus rapidement et plus facilement, car la plupart de vos exigences et de vos besoins de personnalisation seront déjà en place.
Étape 4: Mettez en œuvre votre nouveau site signature électronique solution
Bien que l'introduction d'une nouvelle version de solution puisse être l'étape la plus effrayante pour de nombreuses organisations, votre fournisseur de signature électronique devrait fournir un processus documenté et une communication directe tout au long de votre mise en œuvre. Nitro a perfectionné ce processus pour nos clients en utilisant une méthodologie éprouvée. Vous pouvez compter sur nos spécialistes hautement qualifiés et réactifs pour vous assurer que vous ne subirez que peu ou pas de perturbations dans votre flux de travail et vos opérations quotidiennes. Vous devriez commencer à voir ROI de votre nouveau signature électronique solution rapidement.
"L'intégration de Nitro's solution pour signature électronique s'est déroulée sans problème. Seulement 24 heures après notre décision, le site solution était entièrement rebaptisé Four & Five et prêt à être utilisé."
Anneleen Vander Elstraeten, associée gérante de Four & Five
Étape 5: Former et assister votre équipe
La formation doit être facile, rapide et sans douleur pour les utilisateurs, sinon ils ne maximiseront pas la valeur de votre nouveau site solution. Vos équipes doivent recevoir une formation et une assistance avec des ressources approfondies pour que les débutants comme les pros de signature électronique utilisent efficacement l'outil et soient enthousiasmés par la façon dont il les aidera dans leurs tâches quotidiennes.
Nitro propose une formation complète et une assistance personnalisée, ainsi que des analyses en temps réel pour vous aider à suivre l'utilisation et le site ROI de nos solutions PDF et signature électronique. Vous pouvez voir les taux d'adoption par les utilisateurs et les améliorations de la productivité après la mise en œuvre. Notre équipe d'assistance 24/7 est toujours disponible pour tout dépannage ou question.
Commencez votre transition en douceur vers le succès de signature électronique avec Nitro
Si vous envisagez de changer de solution signature électronique, pensez à Nitro. Rejoignez les milliers d'organisations dans le monde qui préfèrent notre gestion éprouvée des modifications, notre client dédié à la réussite, ainsi que notre formation et notre assistance de qualité supérieure. Nous sommes là pour vous aider à accélérer la transformation digitale.
"L'expertise de Nitro nous a permis d'intégrer en toute transparence les signatures électroniques dans notre plateforme numérique. Cela nous a permis de faire gagner du temps à nos clients et à nos employés, d'améliorer notre offre numérique et d'offrir une expérience utilisateur supérieure."
Maxim D'Hoogh, chef de produit chez Degroof Petercam
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