Votre logiciel de signature électronique est un pilier de votre productivité, aussi l'idée de changer de fournisseur vous donne-t-elle probablement des visions de chaos et de temps d'arrêt.
Mais avec la bonne plateforme de signature électronique, la migration peut se faire en douceur vers un logiciel qui transforme votre efficacité, améliore l'expérience des utilisateurs et des clients, et réduit les coûts.
Ce guide étape par étape vous aidera à passer à un meilleur fournisseur signature électronique tout en évitant toute perturbation opérationnelle.
Étape 1: Évaluer les lacunes de votre solution de signature électronique actuelle
L'évaluation des lacunes de votre site actuel signature électronique solution est le seul moyen d'identifier les caractéristiques que vous souhaitez et dont vous avez besoin dans un nouveau site.
Par exemple:
- Votre site solution actuel ne s'intègre-t-il pas à certains outils, ce qui complexifie votre système informatique ?
- Répond-il à vos normes de sécurité signature électronique ou aux exigences réglementaires ?
- Ou bien les utilisateurs ne l'utiliseront-ils tout simplement pas parce qu'il est trop difficile et encombrant ?
Ces informations vous permettront de passer à l'étape suivante, à savoir la recherche d'une nouvelle solution de signature électronique et d'un nouveau fournisseur.
Étape 2: Définissez vos besoins pour un nouveau site signature électronique solution
Dressez une liste des exigences relatives à votre nouveau logiciel signature électronique afin de pouvoir évaluer facilement les caractéristiques et les capacités des fournisseurs et de leurs solutions. Il est essentiel d'inclure les éléments suivants dans votre liste pour garantir une migration sans perturbation :
- Gestion dédiée des modifications assistance : La gestion des modifications devrait faire partie intégrante de l'offre signature électronique de votre fournisseur. Le fournisseur doit être en mesure de définir clairement la manière dont il vous aidera à effectuer la transition, formera vos équipes, répondra aux problèmes et restera communicatif.
- Un essai gratuit ou un programme pilote d'entreprise : Vous devez essayer avant d'acheter. Ne considérez que la solution signature électronique qui vous permet de participer à un essai gratuit ou qui offre des programmes pilotes pour des équipes et des organisations plus importantes. Cela facilite également la transition si vous décidez de mettre en œuvre la solution.
- Intégration avec vos systèmes existants : Évitez signature électronique outil qui ne fera qu'ajouter à votre pile informatique et ne s'intégrera pas à vos logiciels existants.
- conformité et sécurité : des protocoles et des politiques de cybersécurité solides ne sont pas négociables, et votre fournisseur signature électronique doit proposer assurance pour que votre organisation soit protégée et conforme.
Les organisations internationales choisissent Nitro comme fournisseur privilégié de signature électronique pour toutes ces raisons et bien d'autres encore.
Nous développons une compréhension approfondie des besoins de nos clients au cours de la phase pilote afin que le passage à Nitro se fasse sans effort. Prenez exemple sur mozzeno, qui traite désormais 60,000 eSignatures conformes par an avec Nitro.
"La compréhension des besoins de mozzeno par Nitro a conduit à un déploiement stratégique adapté à nos défis uniques.
Frédéric Dujeux, cofondateur de mozzeno
Étape 3: Participer à un programme pilote si possible
Comme nous l'avons mentionné plus haut, l'essai de votre nouveau logiciel signature électronique dans le cadre d'un programme pilote est un excellent moyen de permettre à vos équipes d'essayer le site solution et de suivre votre ROI avant de prendre une décision.
Cela vous permet non seulement de vous assurer que vous faites le bon choix en fonction de votre budget, mais aussi d'avoir le temps de répondre à d'éventuelles questions ou de procéder à des ajustements avec votre nouveau fournisseur. Utilisez la phase pilote pour tester des scénarios réels dans lesquels vous avez besoin de l'outil de signature électronique et recueillez un retour d'information honnête de la part des utilisateurs.
Une fois le projet pilote terminé, votre fournisseur devrait être en mesure de vous faire migrer vers la solution plus rapidement et plus facilement, car la plupart de vos exigences et de vos besoins de personnalisation seront déjà en place.
Étape 4: Mettez en œuvre votre nouveau site signature électronique solution
Alors que l'adoption d'un nouveau logiciel peut être l'étape la plus effrayante pour de nombreuses organisations, votre fournisseur signature électronique devrait fournir un processus documenté et une communication directe tout au long de la mise en œuvre.
Nitro a perfectionné ce processus pour nos clients en utilisant une méthodologie éprouvée. Vous pouvez compter sur nos spécialistes hautement qualifiés et réactifs pour veiller à ce que votre flux de travail et vos opérations quotidiennes ne soient pas perturbés.
"L'intégration de Nitro's solution pour la signature électronique s'est déroulée sans problème. Seulement 24 heures après notre décision, la solution était entièrement rebaptisée Four & Five et prête à l'emploi".
Anneleen Vander Elstraeten, associée gérante de Four & Five
Étape 5: Former et assister votre équipe
La formation doit être facile, rapide et indolore pour les utilisateurs, faute de quoi ils ne maximiseront pas la valeur de votre nouvelle solution.
Votre personnel doit recevoir une formation et une assistance avec des ressources approfondies pour que les débutants et les professionnels de signature électronique utilisent efficacement l'outil et soient enthousiasmés par la façon dont il les aidera dans leurs tâches quotidiennes.
Nitro offre une formation complète et une assistance personnalisée, ainsi que des analyses en temps réel pour vous aider à suivre l'utilisation et ROI de nos solutions PDF et signature électronique.
Voyez les taux d'adoption par les utilisateurs et les améliorations de la productivité après la mise en œuvre, et obtenez de l'aide 24/7 avec une équipe d'assistance qualifiée qui est toujours à votre disposition pour tout dépannage ou toute question.
Commencez votre transition en douceur vers le succès de signature électronique avec Nitro
Si vous envisagez de changer de solution signature électronique, rejoignez les milliers d'organisations dans le monde qui préfèrent la gestion des modifications éprouvée de Nitro, le client dédié à la réussite, ainsi que la formation et l'assistance de qualité supérieure. Nous sommes là pour vous aider à accélérer votre transformation digitale.
"L'expertise de Nitro nous a permis d'intégrer de manière transparente les signatures électroniques dans notre plateforme numérique. Il nous a permis de faire gagner du temps à nos clients et à nos employés, d'améliorer notre offre numérique et d'offrir une meilleure expérience utilisateur".
Maxim D'Hoogh, chef de produit chez Degroof Petercam
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