Catalizzato dal diffuso passaggio al lavoro remoto durante la pandemia, il software eSign è diventato uno strumento indispensabile per le piccole e grandi imprese.
La possibilità di firmare elettronicamente i documenti, dai contratti e dagli accordi legali alle scartoffie per i nuovi assunti e alle cartelle cliniche, e di integrarli con la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e altri sistemi aziendali ha trasformato la gestione dei documenti.
Sebbene le firme digitali per i documenti PDF rendano molti processi aziendali più veloci, più efficienti e meno costosi, i tuoi clienti potrebbero chiedersi: “Sono sicuri?”
La risposta breve è: assolutamente!
Ma diamo uno sguardo più approfondito a come le soluzioni eSign mantengono i tuoi clienti al sicuro.
Problemi comuni di sicurezza del software eSign
Con le notizie dell'ennesima violazione dei dati che fanno notizia quasi settimanalmente, non sorprende che molte persone si chiedano se sia sicuro inviare le proprie firme elettronicamente.
Come con qualsiasi tecnologia connessa, esiste un certo rischio di frode, furto di identità, contraffazione e persino malware. Tuttavia, con le giuste misure di sicurezza in atto, il softwareeSign è più sicuro di una firma fisica su un documento cartaceo.
Di seguito, esaminiamo sei fattori che proteggono le firme dei tuoi clienti e altre informazioni personali da accessi dannosi e non autorizzati.
6 Misure di sicurezza del software eSign che mantengono i tuoi clienti al sicuro e creano fiducia
La maggior parte delle transazioni commerciali odierne avviene elettronicamente, quindi è importante creare un ambiente aziendale in cui i tuoi clienti si sentano al sicuro.
Scegliere una soluzione software eSign che supporti queste sei misure di sicurezza dimostra che prendi sul serio la sicurezza dei tuoi clienti quanto loro.
1. Verifica dell'identità
Gli strumenti di verifica aiutano a garantire che la persona che firma un documento sia chi dice di essere. Ciò consente di ridurre le frodi e prevenire l'accesso non autorizzato ai documenti sensibili.
Le forme comuni di verifica dell'identità includono:
- Autenticazione basata sulla conoscenza (ad es. domande di sicurezza)
- Verifica dei documenti (ad es. passaporto o patente di guida)
- Verifica biometrica (ad es. impronte digitali o riconoscimento facciale)
- Verifica dell'identità digitale (ad esempio, itsme, ConnectID)
2. Certificazioni di sicurezza
Le certificazioni di sicurezza forniscono la prova che un fornitore di software eSign segue rigorosi standard di sicurezza e migliori pratiche e che il software dispone di misure di salvaguardia per proteggere i dati sensibili.
Queste sono alcune delle certificazioni di sicurezza che molti consumatori si aspettano che il loro software possieda:
- 27001ISO/IEC
- SOC 2 Tipo II
- Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR)
- Standard di firma digitale (DSS)
3. Test di conformità
Test di conformità regolari garantiscono che il tuo software eSign continui a soddisfare i requisiti legali e normativi, come HIPAA e E-SIGN Act negli Stati Uniti e il regolamento eIDAS nell'UE.
I test di conformità convalidano anche che i documenti firmati elettronicamente della tua azienda siano legalmente vincolanti e resisteranno in tribunale.
4. Pista di controllo
Gli audit trail rafforzano la fiducia dei clienti nel tuo prodotto fornendo visibilità end-to-end sul processo di firma elettronica.
La compilazione di registri dettagliati aiuta a prevenire la contraffazione e le frodi e fornisce una prova di conformità monitorando quando e dove un documento è stato visualizzato, firmato e modificato; chi ha avuto accesso al documento; e quali azioni hanno eseguito mentre avevano accesso.
5. Autenticazione a più fattori
L'autenticazione a più fattori (MFA) aumenta la sicurezza dei documenti richiedendo agli utenti di fornire due o più fattori di verifica. La combinazione di credenziali include in genere:
- Qualcosa che sai: Una password o un PIN funge da primo livello di protezione.
- Qualcosa che hai: Uno smartphone, un token di sicurezza o un altro dispositivo fisico fornisce un secondo livello di sicurezza.
- Qualcosa che sei: La verifica biometrica, come un'impronta digitale o una scansione facciale, offre un ulteriore livello di autenticazione altamente sicuro.
L'integrazione dell'MFA nei processi di gestione dei documenti mantiene la tua azienda in linea con le best practice del settore e offre ai tuoi clienti la certezza che le loro firme siano protette da potenziali minacce.
6. Accesso singolo
La tecnologia Single Sign-On (SSO) consente agli utenti di accedere in modo sicuro con un unico set di credenziali su più applicazioni.
Questo approccio altamente efficace alla gestione degli accessi riduce i rischi per la tua azienda e i tuoi clienti:
- Centralizzazione dell'autenticazione in un unico punto di accesso sicuro.
- Riduzione del numero di volte in cui le credenziali vengono trasmesse attraverso le reti, esponendole potenzialmente ad attori malintenzionati.
- Generazione di log dettagliati degli eventi di autenticazione degli utenti e consolidamento in un unico audit trail.
Stai creando fiducia con i tuoi clienti software eSign?
Se la tua soluzione software eSign non offre garanzie adeguate, stai perdendo una grande opportunità per costruire un rapporto di fiducia con i tuoi clienti.
Oggi, le firme digitali per i PDF rappresentano la norma per molte transazioni commerciali. Assicurati che il tuo software rassicuri i tuoi clienti che mantenere i loro dati al sicuro è la tua massima priorità.
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