In che modo la digitalizzazione sta trasformando l'ambiente di lavoro di oggi

Nel 2020, la pandemia ha accelerato la trasformazione digitale. Le aziende di quasi tutti i settori hanno accelerato l'adozione di strumenti digitali e soluzioni basate su cloud per connettere in remoto i dipendenti e continuare a servire i clienti.

Oggi, molte organizzazioni sono tornate a lavorare di persona o hanno adottato un modello di lavoro ibrido, ma continuano a fare affidamento sulla digitalizzazione per mantenere l'efficienza, connettere i team, gestire i documenti e automatizzare i flussi di lavoro.

In questo articolo, esploriamo cinque modi chiave in cui la digitalizzazione sta trasformando l'ambiente di lavoro e i modi per garantire l'utilizzo degli strumenti giusti per rimanere competitivi ed efficienti in un ambiente digitale in rapida evoluzione.

La digitalizzazione è ormai così radicata sul posto di lavoro che molti di noi ne danno per scontati i vantaggi. Sebbene questo elenco non sia esaustivo, ci concentreremo su cinque aree chiave in cui la digitalizzazione e gli strumenti digitali fanno una differenza significativa.

L'integrazione di strumenti digitali nelle operazioni quotidiane consente alle aziende di migliorare drasticamente l'efficienza dei processi e la produttività dei dipendenti. Quando i dipendenti dedicano meno tempo ad attivita amministrative o ripetitive, hanno piu tempo per concentrarsi su iniziative strategiche che guidano la crescita.

Ad esempio, il software eSign integrato mantiene il flusso dei processi aziendali eliminando la necessità di firmare, scansionare e spedire i documenti che necessitano di una firma.

Alcune soluzioni eSign rendono questi processi più efficienti, consentendo agli utenti di redigere contratti e accordi, inserire campi firma, richiedere firme e inviare documenti, il tutto all'interno di Microsoft Word e Outlook.

La digitalizzazione ha creato un ambiente di lavoro più connesso, trasformando il modo in cui i team interagiscono, condividono informazioni e collaborano tra piattaforme e sistemi aziendali.

Il software di editing PDF è uno degli strumenti fondamentali per migliorare la collaborazione. Questa tecnologia consente ai team di convertire fogli di calcolo Excel, presentazioni PowerPoint e documenti Word in PDF ricercabili e modificabili.

Trasformando i documenti in un formato universalmente accessibile, le aziende garantiscono che i membri del team possano condividere, rivedere e collaborare facilmente su file importanti.

Piattaforme di collaborazione come Slack, Microsoft Teams e Asana hanno cambiato in modo significativo il modo in cui le aziende lavorano, riunendo diversi metodi di comunicazione (chat, video e condivisione di file) in un unico spazio centralizzato.

Questa integrazione aiuta ad abbattere i silos all'interno delle organizzazioni e consente ai team di collaborare in modo efficace sia internamente che con clienti e fornitori esterni.

Le soluzioni di archiviazione cloud come SharePoint, OneDrive, Google Drive e Dropbox sono essenziali per mantenere la forza lavoro connessa. Queste piattaforme consentono di archiviare online i file business-critical, come contratti, report finanziari e altri documenti di cui i dipendenti hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro, e di accedervi in modo sicuro da qualsiasi luogo.

Considera questo caso d'uso nel mondo reale: un team legale deve finalizzare un contratto che coinvolge più parti interessate. Utilizzando eSign e software di editing PDF integrati con soluzioni di archiviazione cloud come SharePoint o Google Drive, il team legale può facilmente convertire il contratto in un PDFmodificabile , apportare le revisioni necessarie e condividerlo digitalmente.

Ogni stakeholder può accedere al documento dalla propria posizione, rivedere le modifiche e firmare il contratto elettronicamente. Il documento firmato viene quindi salvato automaticamente nell'archivio cloud, garantendo che tutte le versioni siano archiviate in modo sicuro e accessibili a tutti.

La digitalizzazione ha trasformato radicalmente i processi di gestione documentale. Di seguito sono riportati alcuni esempi di strumenti che semplificano i flussi di lavoro dei documenti, migliorano l'accessibilità e garantiscono che le informazioni critiche siano sempre aggiornate e facilmente recuperabili.

● Sistema di gestione elettronica dei documenti (EDMS): un EDMS digitalizza e organizza i documenti, riducendo la dipendenza dall'archiviazione fisica e consentendo un facile accesso ai file importanti.

● Contratti digitali: il software eSign elimina la necessità di stampare, firmare, scansionare e talvolta anche spedire i contratti. Il passaggio alle firme elettroniche riduce i tempi di consegna e fornisce un modo più sicuro e tracciabile per gestire i contratti.

● Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR): la tecnologia OCR converte i documenti e le immagini scansionati in testo modificabile e ricercabile, consentendo alle aziende di integrare senza problemi grandi volumi di documenti, come fatture, ricevute o documenti legali, nei loro EDMS.

● Sistemi di controllo delle versioni: questi strumenti mantengono una cronologia delle revisioni dei documenti che consente agli utenti di visualizzare le versioni precedenti, confrontare le modifiche e ripristinare le iterazioni precedenti, se necessario. Ciò fornisce un chiaro audit trail, essenziale in settori altamente regolamentati in cui l'accuratezza e la conformità sono fondamentali.

La digitalizzazione introduce sia opportunità che sfide nella protezione dei dati sensibili e nel garantire che i processi e gli strumenti aziendali rispettino i requisiti normativi globali.

Tracce di controllo: Come accennato in precedenza, gli audit trail forniscono una registrazione dettagliata di chi ha avuto accesso a quali file e quando, dalla creazione del documento alla firma finale. Questa visibilità aiuta a mantenere la conformità alle normative globali, come GDPR, eIDAS, PECR, HIPAA ed ETA, e fornisce informazioni preziose per l'analisi forense in caso di violazione della sicurezza.

Crittografia dei dati: Gli strumenti di crittografia codificano i dati in modo che siano accessibili solo agli utenti con la chiave di decrittografia corretta. Ciò garantisce che le informazioni riservate rimangano illeggibili e sicure in caso di intercettazione di contratti o rendiconti finanziari durante la trasmissione o di accesso senza autorizzazione.

Autenticazione a più fattori (MFA): L'MFA richiede agli utenti di fornire due o più forme di verifica prima di accedere a sistemi o dati sensibili. Ciò include in genere:

● Qualcosa che conoscono (una password)
● Qualcosa che hanno (un token di sicurezza)
● Qualcosa che sono (un'impronta digitale o un riconoscimento facciale)

L'autenticazione a più fattori riduce significativamente il rischio di accesso non autorizzato, anche se le credenziali di un utente sono compromesse.

La digitalizzazione non è negoziabile per le aziende che vogliono mantenere un vantaggio competitivo. L'adozione delle giuste soluzioni digitali può trasformare il modo in cui le aziende operano, rendendole più agili, efficienti e sicure. Selezionando e integrando attentamente questi strumenti, puoi garantire che la tua organizzazione sia ben attrezzata per prosperare in un mondo digital-first.

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