Il lavoratore medio utilizza circa 10,000 pezzi di carta ogni anno. È il valore di un intero albero! Se lo moltiplica per il numero di persone della sua intera organizzazione? Beh, sono molti gli alberi che potrebbe salvare.
Ma l'ambiente non è l'unica cosa che viene influenzata negativamente dalla carta. Anche due delle risorse più preziose della sua azienda, il tempo e le persone, ne risentono.
La gestione della documentazione cartacea comporta perdite di tempo, diminuzione della produttività, clienti frustrati e potenziali problemi di conformità. Non sorprende quindi che il 31% di coloro che ricoprono ruoli tecnologici affermino che 'attrezzare e supportare i dipendenti sia in ufficio che in remoto' sia una sfida significativa.
È qui che entra in gioco l'automazione dei documenti e i suoi numerosi vantaggi.
Che cos'è l'automazione dei documenti?
L'automazione dei documenti è esattamente come sembra: creare automaticamente i documenti utilizzando una soluzione intelligente e tecnologica, comeNitro, checonsente alle organizzazioni di ottimizzare la creazione, la generazione, la distribuzione e la gestione dei documenti.
Grazie all'uso di un software specializzato, le aziende possono automatizzare le attività manuali e ripetitive legate alla creazione, alla formattazione e alla distribuzione dei documenti.
Dal punto di vista funzionale, l'automazione dei documenti può includere molte cose, come ad esempio:
- Creazione, conversione e combinazione di file facile
- Scansione di qualsiasi documento in un PDF modificabile con OCR
- Invio di PDF per firme elettroniche con tracciamento in tempo reale
- Creare moduli compilabili per una rapida acquisizione delle informazioni.
- Prezzi aziendali convenienti per equipaggiare più utenti a costi inferiori
Vantaggi dell'automazione dei documenti
La scalabilità e la flessibilità offerte dall'automazione dei documenti sono vantaggi che non sono possibili con il lavoro manuale. Nell'ambito della trasformazione digitale della sua organizzazione, l'automazione dei documenti offre una serie di vantaggi che snelliscono i flussi di lavoro.
1. Aumento della redditività
Riducendo in modo significativo il tempo dedicato alle attività documentali manuali, l'automazione intelligente può aiutare le aziende a riassegnare le risorse alle attività che generano profitti. Inoltre, un'elaborazione più rapida dei documenti porta a tempi di consegna più brevi, che possono avere un impatto positivo sul flusso di cassa. Scopra come l'impresa di costruzioni globale Mace Group ha ridotto i costi del 63% per utente, incorporando le funzionalità PDF nei suoi flussi di lavoro.
2. Esperienze migliorate per i clienti e gli utenti
È dimostrato che il marketing personalizzato stimola le entrate. L'automazione è vantaggiosa per la sua azienda, in quanto offre modelli flessibili per personalizzare ogni interazione in base al destinatario. Inoltre, garantisce la coerenza della formattazione e del contenuto dei documenti, che si traduce in un aspetto più professionale e in una migliore esperienza del cliente. I clienti ricevono documenti accurati e standardizzati, aumentando la loro fiducia nel suo marchio.
3. Maggiore efficienza dei documenti
I modelli intelligenti estraggono i dati e le informazioni da fonti predeterminate, anziché doverli cercare e trovare manualmente in un database, eliminando così la necessità di inserire e formattare i dati in modo ripetitivo.
L'utilizzo di contenuti dinamici all'interno dell'automazione è un altro vantaggio: significa che i documenti vengono aggiornati man mano che vengono implementate le modifiche. Inoltre, l'archiviazione digitale consente di conservare tutto a livello centrale, per ridurre al minimo la duplicazione. Vuole vedere come potrebbe essere l'automazione dei documenti per la sua azienda? Legga la storia di T-Mobile e scopra come ha migliorato la produttività aziendale grazie alla collaborazione con Nitro.
4. Maggiore coerenza e conformità
Modelli automatizzati e contenuti standardizzati garantiscono la coerenza tra i documenti, riducendo il rischio di errori. Inoltre, l'automazione può incorporare le regole di conformità, garantendo che legali e normativi requisiti legali e normativi.
5. Consapevolezza del marchio
I documenti con marchio stabiliscono una forte identità del marchio. Uno dei principali vantaggi del software di automazione documentale è che spesso consente di integrare facilmente loghi, colori e altri elementi di branding, rafforzando la consapevolezza del marchio in ogni comunicazione.
Aspetti chiave di un'efficace automazione dei documenti
Ricordiamo che l'obiettivo dell'automazione dei documenti è quello di snellire l'intero processo, dall'inizio alla fine.
Quando cerca un partner in questa impresa, ci sono alcune cose che deve fare per garantire una trasformazione di successo.
Facilità di creazione dei documenti
Il software deve offrire strumenti intuitivi per la progettazione e la personalizzazione dei modelli di documento. Le interfacce drag-and-drop e gli editor user-friendly semplificano il processo, riducendo la necessità di competenze tecniche specializzate.
Ingresso dati
L'integrazione con fonti di dati come i CRM o i database consente l'estrazione automatica delle informazioni per popolare i documenti, riducendo al minimo gli errori e risparmiando tempo.
Branding
I documenti devono riflettere l'identità della sua organizzazione. La possibilità di incorporare elementi di branding nei modelli assicura che ogni documento rifletta l'identità visiva della sua azienda, favorendo un'immagine coerente e professionale.
Collaborazione e completamento
Gli strumenti di automazione dei documenti dovrebbero aiutare la sua organizzazione a facilitare la collaborazione tra i membri del team tra i membri del team, consentendo a più utenti di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, garantendo un lavoro di squadra senza soluzione di continuità.
Poi, se ha bisogno di una firma finale (ad esempio, su un contratto con i dipendenti o su un NDA), cerchi strumenti di firma elettronica che possano essere integrati nel processo di automazione dei documenti.
Controllo della versione e produzione di massa
Un efficace controllo delle versioni previene la confusione, mantenendo un registro delle modifiche apportate ai documenti. Inoltre, l'automazione consente di generare più documenti in blocco, risparmiando tempo quando si tratta di grandi volumi.
Come iniziare con i vantaggi dell'automazione documentale
L'automazione dei documenti offre un modo trasformativo per migliorare l'efficienza, ridurre gli errori e offrire un'esperienza cliente superiore. Nitro PDF Pro e Nitro Sign godono della fiducia del 67% di Fortune 500 e noi possiamo rendere la sua trasformazione più rapida e semplice.
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