Secondo il 2023 Cloud Business Survey di PwC, il 78 % degli intervistati a livello dirigenziale dichiara che la maggior parte o tutte le parti della propria azienda utilizzano la tecnologia cloud.
Nonostante l'aumento dei tassi di adozione del cloud, molte aziende supportano anche i processi legacy on-site, inclusa la gestione fisica dei documenti.
Sia che la tua organizzazione gestisca i documenti nel cloud, in locale o in entrambi, il mantenimento della conformità alle normative governative e di settore deve essere una priorità assoluta. A seconda del settore e della sede della tua azienda, il modo in cui gestisci, archivi, trasmetti e smaltisci i documenti può essere regolato da normative come GDPR, HIPAA, SOX e CCPA. Il mancato rispetto delle linee guida normative può comportare multe e sanzioni per non conformità e mettere a rischio i dati dei clienti e dell'azienda.
11 best practice per mantenere la conformità dei documenti
Raggiungere e mantenere la conformità può sembrare difficile all'inizio, ma l'adozione di queste comprovate best practice per la gestione dei documenti può aiutarti a stabilire una solida strategia.
1. Condurre audit e revisioni regolari
La revisione e l'aggiornamento regolari delle politiche e dei processi di gestione dei documenti dell'organizzazione contribuiranno a mantenerli allineati ai cambiamenti delle normative e delle politiche interne.
Gli audit interni ed esterni valutano l'efficacia dei controlli interni e la conformità alle leggi, ai regolamenti e agli standard applicabili e identificano le aree che necessitano di miglioramenti.
2. Utilizza un sistema di gestione dei documenti
Il giusto sistema di gestione dei documenti (DMS) può aiutarti a semplificare la conformità dei documenti automatizzando molte delle funzioni che supportano i tuoi sforzi di conformità.
Cerca un software DMS che includa funzionalità come il controllo delle versioni, i controlli degli accessi e gli audit trail che si integrano con gli altri sistemi aziendali per creare visibilità e tracciabilità in tutta l'organizzazione.
3. Implementare strumenti di controllo degli accessi
Il controllo degli accessi è un componente non negoziabile di una strategia di conformità dei documenti perché consente di gestire chi può accedere, visualizzare, modificare e distribuire informazioni riservate.
Gli strumenti comuni di controllo degli accessi che aiutano a limitare l'accesso solo al personale autorizzato includono:
- Autenticazione a più fattori (MFA)
- Crittografia
- Controllo degli accessi in base al ruolo
- Criteri con privilegi minimi
- Audit trail
- Formazione sulla consapevolezza dei dipendenti
4. Applica politiche e procedure
Sviluppa, documenta e, soprattutto, applica politiche e procedure chiare per la creazione, la gestione, l'archiviazione e lo smaltimento dei documenti. Assicurarsi che queste politiche siano facilmente accessibili e comprese da tutti i dipendenti renderà la conformità un'iniziativa a livello di organizzazione.
5. Dare priorità alla formazione e alla consapevolezza dei dipendenti
Prepara i dipendenti al successo conducendo sessioni di formazione regolari sui requisiti di conformità e sulle best practice. Ciò aumenterà la consapevolezza sul motivo per cui la gestione dei documenti è importante e promuoverà una cultura della conformità.
6. Stabilire programmi di conservazione e smaltimento dei documenti
Le linee guida nazionali e internazionali sulla conservazione dei documenti richiedono alle aziende di conservare determinati documenti per un periodo definito che varia in base al tipo di documento e alla giurisdizione. Quando stabilisci il tuo programma, fai riferimento alle tue politiche pertinenti per garantire la conformità legale.
La definizione di un programma di conservazione dei documenti consentirà all'organizzazione di smaltire correttamente i documenti non appena raggiungono la fine del periodo di conservazione, mantenendo la conformità e liberando spazio nell'archiviazione fisica e basata su cloud.
7. Tagga accuratamente i metadati
Sebbene la maggior parte delle normative non imponga specificamente l'etichettatura dei metadati, richiede una tenuta dei registri, un recupero dei dati e una sicurezza accurati e organizzati, tutti facilitati da un'efficace gestione dei metadati.
Per esempio:
- Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) richiede il rispetto delle richieste di accesso degli interessati; il tagging dei metadati consente di recuperare rapidamente tutti i documenti rilevanti quando qualcuno richiede l'accesso ai propri dati personali.
- L'HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) impone che le cartelle cliniche dei pazienti siano protette e rimangano riservate; il tagging dei metadati aiuta a classificare i documenti in modo appropriato e a renderli accessibili solo al personale autorizzato.
- Le norme federali di procedura civile (FRCP) richiedono alle aziende di soddisfare le richieste di e-discovery; L'etichettatura dei metadati garantisce che i documenti elettronici possano essere facilmente individuati e prodotti se richiesti per procedimenti legali.
8. Monitora i sistemi aziendali alla ricerca di tentativi di accesso non autorizzati
Che sia involontario o doloso, l'accesso non autorizzato ai documenti sensibili viola i termini di molti standard e regolamenti di gestione dei documenti.
Le soluzioni di monitoraggio e avviso in tempo reale consentono al team di sicurezza di rilevare e rispondere all'accesso e alla modifica sospetta dei documenti.
9. Rimani aggiornato sulle leggi e i regolamenti di conformità
Le leggi e le normative sulla conformità dei documenti sono soggette a modifiche, il che può lasciare l'organizzazione inavvertitamente fuori conformità. Rimanere aggiornati su eventuali aggiornamenti, modifiche e nuove normative che influiscono sulla tua attività riduce il rischio di non conformità in caso di audit, procedimenti legali o violazioni della sicurezza.
10. Creare un piano di ripristino di emergenza e backup
Gli attacchi informatici e i disastri naturali hanno un impatto su aziende di ogni dimensione e in ogni settore, il che rende un piano di disaster recovery completo un must per mantenere la conformità dei documenti.
Una strategia di disaster recovery e backup su cloud ben progettata e testata aiuta le aziende a riprendere rapidamente le operazioni e ripristinare l'accesso ai documenti essenziali dopo un'interruzione o un evento di sicurezza.
11. Comprendere gli standard e le normative internazionali
Le aziende che operano in più paesi devono rispettare le normative sulla conformità dei documenti specifiche del paese e della regione, come il GDPR nell'UE, l'HIPAA negli Stati Uniti e vari standard internazionali come ISO 19475:202.1.
Come accennato in precedenza, gli standard e i regolamenti sono tutt'altro che statici. Il monitoraggio delle modifiche e l'aggiornamento regolare delle politiche e dei processi di gestione dei documenti sono fondamentali per mantenere la conformità globale.
Elimina le congetture sulla conformità dei documenti
Normative come GDPR, HIPAA, SOX e CCPA stabiliscono standard rigorosi per la protezione dei dati, la privacy e le pratiche di conservazione dei registri.
L'implementazione di una strategia di gestione dei documenti che incorpori le best practice descritte in precedenza consente all'organizzazione di creare, trasmettere, conservare ed eliminare documenti sensibili in conformità con i requisiti normativi, nonché con le politiche interne e gli standard di settore.
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