Sicurezza eSign: come garantire che il suo documento sia legalmente vincolante

Quando firma elettronicamente documenti che hanno un alto valore commerciale, come contratti finanziari o aziendali , esiste la possibilità che un giorno si trovi a difendere l'applicabilità di uno di questi accordi in tribunale. Ad esempio, se lei fa causa a un fornitore per violazione del contratto, la prova principale è il contratto eSign che il fornitore ha firmato per eseguire il lavoro. Durante il procedimento giudiziario, un punto chiave è se il documento è legalmente vincolante.

I tre pilastri di "Alta Fiducia" con la firma digitale - Sicurezza, Protezione dalle Frodi e Conformità Legale - lavorano insieme per fornire il più alto livello di garanzia a tutte le parti e organizzazioni coinvolte sulla validità di tutti gli aspetti del suo documento. A livello fondamentale, la sicurezza offre la certezza che, se si trova in tribunale e una firma elettronica viene contestata, ha soddisfatto i criteri legali per dimostrare la validità del documento.

Il pilastro della sicurezza di alta affidabilità nei contratti eSign assicura che il suo documento possa resistere all'esame e alla conformità con i requisiti spiù severi in tutto il mondo.

Quando utilizza un software eSign che offre un'elevata fiducia, come Nitro Sign Premium, può andare in tribunale sapendo che il documento soddisfa i più alti standard possibili di conformità e le normative come ESIGN Act.

Se il contenuto di un documento viene alterato dopo la firma elettronica, il documento non è più valido o legalmente vincolante. Le funzioni di sicurezza del software eSign dovrebbero impedire alle parti coinvolte nell'accordo di modificare il documento dopo la firma. Un ulteriore livello di sicurezza per le organizzazioni è rappresentato da un audit trail, che traccia e fornisce visibilità sul percorso del documento durante l'intero processo di firma, dalla richiesta alla modifica fino al completamento.

Ad esempio, un'organizzazione invia un contratto eSign a un nuovo assunto con i dettagli del suo impiego. Il rappresentante delle Risorse Umane firma il documento e lo invia al dipendente. Il dipendente modifica il salario sul contratto in modo da ottenere una retribuzione superiore a quella indicata nel documento originale.

Poiché le misure di sicurezza della piattaforma di firma elettronica impediscono la modifica del documento o inviano un avviso che il documento è stato modificato, il contratto non è più valido e l'organizzazione non è responsabile per il salario più alto. Il pilastro di sicurezza dell'Alta Fiducia impedisce al dipendente di vincere una causa in tribunale, nel caso in cui il dipendente abbia manomesso i termini salariali del contratto per far pagare all'organizzazione uno stipendio più alto.

Per garantire la sicurezza necessaria affinché un documento legale con firma elettronica possa reggere in tribunale, le piattaforme di firma elettronica devono offrire le seguenti tre caratteristiche di sicurezza:

Una volta firmato, un documento non può essere modificato e rimane legalmente valido. Se portata in tribunale, l'organizzazione deve dimostrare che non è stata alterata. Apponendo un sigillo crittografico a prova di manomissione sul documento durante il processo di eSigning, il documento non può essere manipolato dopo la firma. Se il sigillo si rompe, i firmatari vengono informati e avvertiti che le firme sono state annullate.

Affinché un documento sia valido, la persona rappresentata come firmatario deve essere la stessa che ha eseguito fisicamente la firma elettronica. Ad esempio, un dipendente che ha firmato un accordo di non divulgazione viola l'accordo rivelando informazioni riservate a un concorrente. Affinché il contratto sia valido in tribunale, l'organizzazione dovrà dimostrare che il dipendente in questione ha firmato il documento. L'evidenza fornisce la prova che l'identità del dipendente è stata verificata e garantisce l'integrità del documento.

I requisiti per la verifica dell'identità variano in base al luogo in cui si trovano i firmatari, con l'UE che ha regolamenti più severi rispetto agli Stati Uniti. Tuttavia, se una delle parti si trova nell'UE o una delle aziende ha sede nell'UE, il documento potrebbe dover soddisfare il requisito di prova più severo. Utilizzando una soluzione di firma elettronica che offre la flessibilità necessaria per applicare i requisiti più severi, indipendentemente dal luogo in cui si trova, le organizzazioni possono fare affari con fiducia oltre confine, senza preoccuparsi della legalità delle firme elettroniche sui documenti legali.

Durante il processo di firma elettronica, il documento viene trasmesso tra i firmatari, spesso attraverso una piattaforma eSign o un'e-mail. Tuttavia, i dati personali e sensibili nei documenti, come i numeri di previdenza sociale, le informazioni bancarie o i dati salariali, devono essere protetti durante il processo attraverso la crittografia.

Per garantire la sicurezza dei dati, le organizzazioni che utilizzano processi di firma elettronica devono rispettare gli standard del settore, come TLS 1.2 per la crittografia in transito e AES256 per la crittografia a riposo. Indipendentemente dalla posizione del documento durante il processo - in transito, memorizzato sul cloud o archiviato in rete - i dati devono essere protetti in ogni momento.

utilizzando un partner qualificato di servizi fiduciari eSigning e una piattaforma sicura, nessuno - né terzi né il fornitore di firma elettronica - può accedere o vedere il contenuto del documento.

Sia che si tratti dell'onboarding di un fornitore per la sua azienda manifatturiera o di un istituto finanziario che fa firmare ai clienti delle cambiali, la sua organizzazione ha bisogno che tutti i contratti e i documenti firmati elettronicamente siano validi in tribunale.

Nitro la aiuta a identificare il livello di sicurezza necessario per soddisfare i requisiti aziendali e normativi specifici. Quando ha bisogno del massimo livello di fiducia, le nostre funzioni di sicurezza eSign soddisfano i requisiti più severi. E quando i documenti devono essere firmati rapidamente, può personalizzare e automatizzare i flussi di lavoro per un processo senza interruzioni.

Per saperne di più sull'impegno di Nitro per la sicurezza e la conformità, visiti il nostro Trust Center o parli con i nostri esperti di eSign delle sue esigenze specifiche.