Che cosa sono i tracciati di audit delle firme elettroniche e come possono proteggere la sua azienda?

Ogni organizzazione deve fare della sicurezza una priorità assoluta, soprattutto quando si tratta di dati sensibili . Ma ha mai pensato al volume di documenti e transazioni che il suo team elabora e firma ogni giorno? Sono molte informazioni da tenere sotto controllo e da proteggere.

I percorsi di audit delle firme elettroniche possono aiutarla a riprendere il controllo. Sono uno strumento prezioso per fornire maggiori livelli di visibilità sui suoi flussi di lavoro, mantenendo la sua organizzazione sicura e conforme. Il suo software di contabilità probabilmente include tracce di audit, e anche la sua soluzione eSign dovrebbe farlo.

Continui a leggere la guida ai percorsi di audit e alla loro importanza nelle firme elettroniche.

Un audit trail di eSignature, spesso chiamato registro di audit o certificato di completamento, registra tutte le attività che si svolgono nei suoi documenti durante il processo di eSigning. Le informazioni chiave vengono tracciate e registrate automaticamente, dal nome del firmatario a dove sono state apportate le modifiche. Alcuni dettagli che vengono tracciati negli audit trail includono:

• I dettagli dei firmatari, compreso il nome e l'indirizzo IP
• Conferma che il firmatario (o i firmatari) è stato completamente autenticato
• Ora e data di firma del documento
• Dettagli su eventuali ulteriori modifiche apportate al documento

Approfondiamo quattro dei principali motivi per cui la sua organizzazione dovrebbe adottare i percorsi di audit.

Pratiche di firma elettronica completamente conformi: Sapeva che ci sono leggi globali sulla firma elettronica che la sua azienda deve rispettare? Con gli audit trail, può soddisfare i requisiti legali specifici del suo settore e garantire l'integrità dei suoi flussi di lavoro di firma elettronica in ogni momento.

Processi di eSign più efficienti: I percorsi di audit tracciano e archiviano automaticamente i dati durante l'intero processo di firma, sostituendo le attività manuali e ripetitive con flussi di lavoro veloci e digitalizzati. La cronologia dei documenti può essere archiviata in un unico luogo, affinché il suo team possa accedervi in tempo reale, in modo da non dover perdere tempo prezioso nella ricerca frenetica dei documenti.

Migliorare la sicurezza dei documenti: Opera in un settore che richiede alti livelli di sicurezza, come la sanità, i servizi finanziari o l'immobiliare? Le tracce di controllo creano flussi di lavoro sicuri e affidabili per i suoi team. Avrà la tranquillità di sapere che i suoi documenti vengono visti solo dalle persone giuste e non vengono modificati una volta completato il processo di firma.

Riduzione degli sprechi e dei costi della carta: Immagini il volume di carta con cui avrebbe a che fare se stampasse e archiviasse tutti i suoi documenti, per non parlare dei costi elevati. Passando a flussi di lavoro documentali digitalizzati, avrà un impatto positivo sull'ambiente e ridurrà le spese aziendali.

Con Nitro Sign, può ottenere una traccia di audit dettagliata delle sue attività documentali in pochi clic. Ogni documento caricato su Nitro Sign viene registrato automaticamente, quindi non deve preoccuparsi di acquisire le informazioni ogni volta.

1. Apra il suo documento in Nitro Sign. 
2. Clicchi sull'icona Information in alto a destra.  
3. Nel pannello informativo pieghevole, selezioni Cronologia. 

1. Nel pannello informativo di destra, selezioni Scarica l'Audit Trail.
2. Per creare una copia del documento, selezioni la scheda File e Duplica documento.
3. Dare un nome al documento e selezionare Copia per terminare.
4. Per combinare il documento con l'audit trail, selezioni Visualizza in alto a destra.
5. Nella scheda Home , selezioni Combina.
6. Aggiunga il file di prova dell'audit scaricato dal suo computer.
7. Selezionare Continuare.
8. Avrà la possibilità di richiedere una firma per i nuovi documenti combinati o di organizzare le pagine dopo la combinazione.
9. Seleziona Combina 2 Documenti.
10. Il nuovo documento combinato è ora pronto.

Scopra perché Nitro Sign è stato nominato leader nella firma elettronica da GigaOM nella sua copia gratuita del 2023 Radar Report for eSignature Solutions.

L'azienda globale di intrattenimento, Salem Media, utilizza Nitro Sign per accelerare i flussi di lavoro, aumentare la visibilità e migliorare la produttività dei team di vendita, marketing, contabilità e ingegneria. Con la funzione di audit trail, hanno creato un "schedario elettronico" di firme per tenere traccia e archiviare facilmente le informazioni importanti di cui hanno bisogno.

L'azienda ha distribuito le firme elettroniche di Nitro a un numero di dipendenti dieci volte superiore a quello che vi aveva accesso in precedenza, aumentando l'efficienza in tutta l'organizzazione.

OUR BIGGEST SUCCESS IS WITH OUR SALES AND MARKETING TEAMS. EACH DIVISION ALREADY HAS THEIR CONTRACTS IN NITRO SIGN, AND THEY CAN COLLECT SIGNATURES FOR AD SPOTS WITH NO WAITING. WE USE NITRO ACROSS MORE THAN 35 MARKETS.

Sean Shordon | IT Project Manager

I vantaggi dei percorsi di audit della firma elettronica sono infiniti.

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