Più aziende che mai sono passate dalle firme tradizionali a quelle elettroniche, ma questa transizione solleva preoccupazioni pratiche. Se la tua azienda gestisce dati sensibili, come puoi assicurarti di prendere tutte le precauzioni di sicurezza con documenti elettronici e firma elettronica?
Questo post ti aiuterà a riflettere su importanti considerazioni per garantire che la tua soluzione di firma elettronica e il tuo fornitore ti aiutino a gestire correttamente i dati sensibili. Puoi anche scaricare la nostra Guida definitiva alle firme elettroniche per approfondire tutto ciò che devi sapere sull'eSigning.
Quali sono esempi di dati sensibili che potrebbero essere firmati elettronicamente?
- Dati relativi alla salute e informazioni personali (assistenza sanitaria, finanza, risorse umane)
- Dati genetici (medici, assicurazioni sulla vita)
- Adesione sindacale (HR)
- Affiliazione e opinioni politiche (governo, settore pubblico)
- Dati relativi all'orientamento sessuale di una persona (assistenza sanitaria, finanza)
- Dati biometrici (applicabili quando si utilizzano metodi di firma biometrica)
Polizze assicurative generate automaticamente, contratti immobiliari firmati digitalmente, onboarding digitale dei pazienti negli ospedali: tutti questi sono esempi reali di come le organizzazioni stanno modernizzando i loro processi cartacei con le firme elettroniche. Ma le industrie che elaborano dati personalizzati e sensibili ad alto volume devono prestare molta attenzione a come gestiscono queste informazioni.
Le aziende dei settori sanitario , legale , bancario , assicurativo e governativo elaborano quotidianamente informazioni sensibili. La rotazione dei documenti avviene ininterrottamente e ogni informazione personale e/o riservata deve essere tenuta in considerazione. Inoltre, la mancata gestione attenta dei dati sensibili può comportare sanzioni severe. Ad esempio, le normative europee GDPR sono entrate in vigore in 2018 e le violazioni dei dati aziendali ben pubblicizzate hanno riportato le aziende indietro enormemente nell'ultimo decennio.
Il trattamento dei dati personali richiede particolare attenzione e diligenza. Le aziende devono fare attenzione a seguire le linee guida del loro settore durante la gestione delle informazioni digitali. Questo vale per tutti i tipi di documenti digitali e la firma elettronica non fa eccezione.
5 Considerazioni sulla firma elettronica con dati sensibili
Ecco 5 cose da tenere a mente quando valuti le soluzioni di firma elettronica e se ti aiuteranno a garantire che le informazioni sensibili siano gestite correttamente.
1 ) Identificazione del firmatario
Quando invii un documento per una firma elettronica, assicurati che l'accesso sia concesso solo alla persona di cui stai richiedendo la firma. Identificare gli unici firmatari richiesti per ciascun documento. Una volta determinato il destinatario, puoi utilizzare strumenti online sicuri che offrono servizi di identificazione per mantenere il documento nelle mani di una persona specifica. Tali strumenti possono essere qualcosa come una carta d'identità nazionale, uno schema di identità o un servizio che fornisce capacità di identificazione.
2 ) Gestione del consenso
Alcune categorie di dati personali possono essere trattate solo dopo aver ricevuto il consenso esplicito dell'interessato. In questi casi, assicurati di raccogliere gli opt-in necessari dai tuoi firmatari. Alcune soluzioni di firma elettronica offrono strumenti di gestione del consenso esplicito, che consentono ai raccoglitori di dati di ottenere il consenso dai loro destinatari.
Inoltre, dovrete essere trasparenti sulle vostre attività di trattamento e informare gli interessati in modo adeguato. La scelta di una soluzione di eSigning che presenta queste informazioni in un formato pop-up prima che i suoi destinatari firmino i loro documenti può automatizzare questo processo.
3 ) Periodi di conservazione dei dati
I periodi di conservazione (per quanto tempo vengono archiviati i dati personali) sono diventati un argomento caldo nella sicurezza delle informazioni. Quando si elaborano molti documenti con firme elettroniche, è molto importante tenere conto per quanto tempo questi documenti vengono archiviati e dove vengono successivamente archiviati.
Probabilmente la decisione più impattante da prendere è se scegliere una soluzione cloud o on-premise per l'archiviazione dei dati. Le soluzioni cloud memorizzeranno i documenti firmati nel cloud o offriranno integrazioni API che consentono di collegare il software di firma digitale con un DMS o altri pacchetti software pertinenti. Se configuri integrazioni API, assicurati di eliminare i documenti firmati dai server del tuo provider non appena la firma è completa.
4 ) Firma elettronica con crittografia
La crittografia garantisce la riservatezza del contenuto di un documento e quindi è forse il modo più adeguato per garantire la sicurezza dei dati personali. Con la crittografia, solo le parti autorizzate avranno accesso alle informazioni inviate a loro modo. Quando si crittografano le informazioni, è importante considerare anche i dati inattivi e in transito.
5 ) Leggi e legislazione sulla residenza dei dati nazionali
È fondamentale non perdere di vista la legislazione nazionale in vigore in materia di archiviazione e trasferimento dei dati. I paesi possono emanare una legislazione specifica su particolari tipi di dati. Ad esempio, la Francia ha adottato ampie misure normative relative al trattamento dei dati sanitari. Prestare attenzione alle normative di conformità relative al trasferimento di dati tra paesi.
| Misure di sicurezza per la firma elettronica di Nitro | ||
| Identificazione del firmatario | ||
| Servizi di identificazione | 
| Identifica il firmatario prima di dare accesso ai documenti, integrando i nostri Servizi di Identità nel suo ambiente di firma elettronica. |
| Protezione dei dati in base alla progettazione | ||
| Pulsante di adesione |
| Includere i pulsanti di attivazione per ottenere i consensi necessari |
| Gestione del consenso |
| Configura la tua politica di gestione del consenso |
| Informativa sulla privacy |
| Includi le tue politiche sulla privacy personalizzate all'interno del processo di firma |
| Periodi di conservazione | ||
| Integrazioni API |
| Configura le nostre API secondo necessità per garantire che i documenti firmati siano archiviati in modo sicuro nei tuoi sistemi interni |
| Cancellazione automatica |
| Installa l'eliminazione automatica per assicurarti che i documenti non vengano archiviati dopo che sono stati firmati |
| Crittografia | ||
| Crittografia |
| I documenti (ei dati inclusi) sono crittografati a riposo e in transito |
| Servizi Cloud e Hosting Provider | ||
| Hosting |
| Ospitato su Microsoft Azure, implementa numerose misure tecniche e organizzative (certificate ISO 27001 ) per garantire un'adeguata sicurezza. Maggiori informazioni sul Centro protezione di Microsoft. |
| Certificazione HDS |
| Microsoft Azure è certificato HDS |
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