Come passare all'e-Government

Le agenzie e le organizzazioni governative sono sottoposte a pressioni per passare al digitale, poiché i cittadini chiedono a gran voce le stesse esperienze che ottengono altrove. Ma la pubblica amministrazione è una macchina che si muove molto più lentamente rispetto ad altri settori, e con ostacoli diversi al passaggio al digitale. I lunghi processi decisionali e di approvazione, le preoccupazioni per la sicurezza e i bilanci possono bloccare le agenzie dall'abbracciare l'e-government.

Il passaggio ai processi digitali è essenziale per le organizzazioni governative, non solo perché i cittadini richiedono interazioni digitali, ma anche perché la trasformazione digitale è la via per una migliore governance per tutti. Il sondaggio delle Nazioni Unite 2022 E-Government Survey osserva che "non lasciare nessuno indietro" è un "asse centrale" dello sviluppo sostenibile, e colmare le disconnessioni all'interno dell'ecosistema di governo digitale è un modo vitale per garantire che l'e-government non avvantaggi solo i segmenti della società a più alto reddito e avvantaggiati.

Se non sa da dove cominciare con l'e-government, prenda in considerazione le soluzioni documentali digitali. Sono uno dei componenti più cruciali di una strategia di trasformazione digitale, e strumenti documentali specifici come le soluzioni PDF e eSign sono un importante passo avanti verso il successo.

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Innanzitutto, vedrà grandi progressi nell'efficienza di . L'utilizzo di soluzioni documentali digitali consente di automatizzare molti dei processi manuali che tendono ad impantanare le organizzazioni che fanno uso di carta, come le agenzie governative. L'automazione le consente di integrare flussi di lavoro self-service, in modo che gli elettori possano elaborare da soli le pratiche digitali.

Il passaggio a un approccio di e-governing offre anche un grado di agilità e la capacità di supportare una forza lavoro digitale. Il partner giusto per la trasformazione digitale darà alla sua organizzazione l'accesso ai documenti attraverso un'unica piattaforma che i dipendenti potranno utilizzare su più dispositivi. Potrà adattarsi agli ambienti di lavoro moderni e sarà più agile nei confronti dei cambiamenti.

La sicurezza e la conformità per i suoi dati, documenti e informazioni sensibili sono altri vantaggi che potrà ottenere con le soluzioni di documentazione digitale come PDF ed eSign. Potrà applicare politiche che la mantengono in linea con le normative di conformità, mentre le soluzioni eSign generano firme legalmente vincolanti. La soluzione giusta la aiuterà a soddisfare diversi requisiti di settore, con misure di sicurezza su cui può contare per un'amministrazione digitale di successo.

Il panorama della cybersecurity viene sconvolto ogni giorno da una nuova, dannosa violazione. Ma il giusto fornitore di soluzioni chiarirà quali sono le funzioni di sicurezza e l'aderenza alla conformità che può fornire.

Un partner di trasformazione digitale come Nitro tiene al sicuro tutti i dati riservati attraverso rigorose pratiche di sicurezzae mantiene l'integrità dei documenti e i percorsi di audit per garantire la conformità. Con la documentazione digitale semplificherà gli audit, perché i suoi dipendenti non dovranno perdere molto tempo a filtrare i file fisici o le cartelle elettroniche sparse. Il tracciamento delle versioni significa che esiste un modo chiaro per dimostrare la sua aderenza alle normative. E i processi di verifica dell'identità altamente sicuri di eSigning e le permettono di riposare tranquillamente con un approccio proattivo alla protezione dei dati.

Si ponga queste domande prima di trovare un fornitore di documenti e una soluzione che la aiuti a passare all'e-government.

• Il fornitore offre integrazioni con le sue soluzioni esistenti, in modo da non doverle sostituire?
• È chiaro e dimostrabile quale ROI otterrà dalla soluzione?
• Le loro pratiche di sicurezza sono sofisticate?
• Le licenze o la formazione comporteranno spese a sorpresa?
• Sono disposti a lavorare nel rispetto del suo budget?
• Forniscono gratuitamente la gestione dei cambiamenti di e l'assistenza clienti?
• È possibile provare prima di acquistare?

Ponendosi queste domande, si avvicinerà alla scelta del partner giusto per una trasformazione digitale intelligente e strategica nella pubblica amministrazione.

In qualità di ente governativo, è probabile che abbia diversi sistemi integrati nelle sue operazioni. La giusta soluzione di documentazione digitale non la costringerà a sradicarli. Invece, la soluzione deve integrarsi con loro attraverso potenti API, in modo da poter ottimizzare i dati tra i vari sistemi e consolidare il lavoro in un numero minore di piattaforme.

Domande su come funzionano le integrazioni nella sua organizzazione governativa? Siamo qui per aiutarla.

Ecco alcuni casi d'uso reali di come gli enti governativi utilizzano le seguenti soluzioni per ottenere miglioramenti.

• PDF le consente di sfruttare una piattaforma unica e sicura con un'interfaccia utente intuitiva per creare, modificare, convertire, combinare e firmare documenti PDF.
  
• Le firme elettroniche consentono alle persone coinvolte nei flussi di lavoro documentali di firmare in modo sicuro i documenti digitali con firme legalmente vincolanti e in modo conforme. Per saperne di più sulla firma elettronica ad alta affidabilità, consulti la nostra Guida definitiva alle firme elettroniche.
  
• Analytics le offre visibilità e comprensione dei suoi flussi di lavoro, in modo da poter capire l'utilizzo e apportare miglioramenti per ottenere il massimo ROI dalla sua soluzione.

Con le firme elettroniche, può automatizzare gran parte del back-and-forth che è tipicamente associato ai flussi di lavoro cartacei. Può assegnare ruoli come approvatori, accettatori, destinatari e altro ancora su una vasta gamma di documenti, tra cui permessi, licenze, contratti , documenti legali e altro ancora. I documenti possono essere indirizzati alle persone giuste nell'ordine giusto.

Le agenzie di servizi sociali hanno spesso carichi di lavoro cartacei, e possono richiedere a molte parti - medici, investigatori, case manager - di rivedere e firmare i documenti del caso. Le firme elettroniche rendono il processo di collaborazione, approvazione e revisione dei dossier un'esperienza più fluida per tutte le parti, e consentono alle persone coinvolte di rivedere e firmare i documenti da qualsiasi luogo. La digitalizzazione delle pratiche può accelerare il lavoro spesso salvavita dei servizi sociali.

I processi documentali manuali possono ritardare inutilmente la ricezione delle sovvenzioni se il personale deve essere fisicamente presente per spostare la documentazione della domanda o approvare i file. Le soluzioni PDF ed eSign facilitano questi importanti flussi di lavoro, in modo che le agenzie possano ricevere i fondi più velocemente.

Nitro conosce le difficoltà delle agenzie governative quando si tratta di tecnologia obsoleta, vecchi metodi di lavoro e ostacoli all'adozione di nuove soluzioni. Ecco perché i nostri strumenti PDF ed eSign sono progettati per integrare e introdurre l'e-Government nella sua organizzazione in modo conveniente.

Nitro non le consegna una soluzione documentale digitale e la lascia fare. Offriamo assistenza nella gestione del cambiamento in diversi modi. Forniamo un'assistenza e un onboarding esperto a ogni utente, e identifichiamo i potenziali ostacoli - e le loro soluzioni - in anticipo. La pianificazione delle tappe, dei punti d'azione e delle sessioni di formazione assicura l'adesione dei dipendenti.

Quando si impegna a scegliere un software che sarà parte integrante del successo della sua trasformazione digitale, deve provarlo prima di acquistarlo. Molte "prove gratuite" dei fornitori di soluzioni documentali digitali sono brevi e non forniscono l'accesso alle loro funzioni che otterrebbe come utente reale.

Quando desidera un'esperienza di prova coinvolgente, il programma pilota di Nitro le offre il modo migliore e più completo per capire se Nitro è adatto alla sua organizzazione governativa. Potrà accedere alla Piattaforma di Produttività Nitro con una prova senza rischi, e il pilota durerà diverse settimane. Durante questo periodo, i suoi utenti possono condurre test approfonditi e valutazioni tecniche della nostra soluzione PDF, eSign e analitica all-in-one. Se decide di scegliere Nitro, il suo onboarding sarà rapido, aiutandola a vedere rapidamente il ROI.

Il prodotto di analisi di Nitro le consente di mostrare chiaramente come sta massimizzando l'investimento negli strumenti di documentazione digitale, oltre ad aiutarla a migliorare l'utilizzo a livello dell'intera organizzazione. Acquisendo i dati rilevanti, è possibile tracciare l'utilizzo dei prodotti Nitro, eliminare i colli di bottiglia e calcolare automaticamente i risparmi. Dimostrerà il ROI con una produttività misurabile.

Noi di Nitro crediamo che l'assistenza clienti dedicata non debba essere un costo aggiuntivo elevato. Il nostro team si impegna per il suo successo a lungo termine con la nostra soluzione, quindi rimaniamo a disposizione 24x7 per aiutarla con qualsiasi servizio di assistenza di cui possa avere bisogno. Abbiamo un'esperienza storica nell'aiutare le agenzie governative a superare gli ostacoli dell'adozione di soluzioni digitali, e i nostri esperti si dedicano a risolvere qualsiasi problema per lei nel più breve tempo possibile.

Con Nitro, può ottimizzare i flussi di lavoro per i seguenti tipi di documenti:

• Documenti finanziari & fiscali
• Sovvenzioni e prestiti
• Permessi e licenze
• Approvvigionamento
• Servizi sociali
• Gestione del caso
• Rapporti
• Contratti & accordi
• Documenti legali
• Documenti di lavoro
  

Per saperne di più su come scegliere un partner per la trasformazione digitale della sua organizzazione governativa, scarichi il nostro eBook gratuito.

Saremo lieti di conoscere gli obiettivi e le esigenze della sua agenzia. Si metta in contatto con Nitro oggi stesso per vedere una demo delle nostre soluzioni e scoprire come possiamo aiutarla.