Nell'attuale mondo digitale, le persone cambiano dispositivo, aggiornano le applicazioni e sperimentano nuovi strumenti più che mai.
Ma con l'evoluzione della tecnologia, è fondamentale che i documenti rimangano accessibili.
Proteggere i suoi PDF adesso le farà risparmiare tempo e stress inutili nel lungo periodo, in modo da essere sicuro che i suoi documenti rimarranno esattamente come li ha creati.
In questo articolo, risponderemo ad alcune delle domande più frequenti su PDF/A.
- Che cos'è il PDF/A?
- Perché dovrei creare il mio documento PDF/A?
- Come vengono utilizzati i file PDF/A?
- Esistono diversi tipi di PDF/A?
1. Che cos'è il PDF/A?
Portable Document Format Archive, o semplicemente PDF/A, è un formato di file sviluppato per garantire la conservazione a lungo termine dei documenti elettronici. Ciò significa che i suoi documenti PDF appariranno nello stesso modo in cui sono stati creati, indipendentemente dalle modifiche del software o dell'hardware nel corso del tempo.
A differenza dei file PDF standard, che includono elementi non adatti all'archiviazione, come componenti multimediali, font o riferimenti esterni, il PDF/A è progettato per essere autonomo. Ha linee guida e requisiti specifici per la struttura del documento, i font, gli spazi di colore, i metadati e i font incorporati. Inoltre, impone la conformità a specifici standard ISO.
2. Perché dovrei creare il mio documento PDF/A?
Che si tratti di un'azienda in scala, di uno studente universitario o di un imprenditore, i vantaggi della creazione di documenti PDF/A sono molti.
- Mantenere la coerenza: I suoi documenti appariranno nello stesso modo in cui sono stati creati, indipendentemente dalle modifiche del software o dell'hardware nel corso del tempo.
- Rafforzare la ricercabilità: I documenti PDF/A possono essere indicizzati e ricercati, migliorando la loro accessibilità per il recupero e la consultazione futuri.
- Ottenere la conformità legale: Molti settori richiedono l'uso di PDF/A per l'archiviazione, per garantire la conformità legale e l'autenticità dei documenti.
- Migliorare l'accessibilità: Gli standard PDF/A includono caratteristiche di accessibilità, rendendo i documenti inclusivi per le persone con disabilità.
- Ridurre il rischio: Archiviando i documenti in formato PDF/A, le organizzazioni possono ridurre il rischio di perdita di dati, garantendo la continuità aziendale e la conformità.
3. Come vengono utilizzati i file PDF/A?
Ecco alcuni esempi comuni di come diversi settori possono trarre vantaggio dai documenti PDF/A.
| Casi d'uso di PDF/A | |
| Governo | Assicura l'archiviazione a lungo termine di documenti importanti come certificati di nascita, atti immobiliari e documenti legislativi. |
| Legale | Conserva i documenti legali, i contratti e i registri dei casi e ne garantisce l'integrità e l'ammissibilità in tribunale. |
| Sanità | Archivia le cartelle cliniche dei pazienti, i rapporti medici e i documenti di ricerca per soddisfare la conformità normativa e mantiene l'accuratezza dell'anamnesi medica. |
| Ingegneria & Produzione | Conserva la documentazione tecnica complessa, compresi i disegni CAD e gli schemi di ingegneria. |
| Istruzione | Assicura che i contenuti educativi, come i materiali dei corsi, i documenti di ricerca e i documenti accademici, rimangano coerenti per una futura consultazione. |
| Finanza | Archivia i documenti finanziari, come estratti conto e fatture, per contribuire a soddisfare i requisiti normativi, facilitare gli audit e garantire l'accessibilità dei dati. |
4. Esistono diversi tipi di PDF/A?
PDF/A è disponibile in diverse varianti. Questo avviene mescolando diversi standard PDF/A e livelli di conformità, che si sono evoluti nel tempo per adattarsi ai progressi della tecnologia e dei casi d'uso.
PDF/A-1
- Si tratta dello standard PDF/A più utilizzato e originale, che garantisce la conservazione dell'aspetto visivo del documento nel tempo. È anche il più restrittivo, in quanto non supporta JPEG 2000, livelli o allegati.
- Caratteristiche mancanti: JPEG2000, trasparenza, livelli e allegati.
- Livelli di conformità:
- PDF/A-1a (Accessibile) consente alle tecnologie assistite di migliorare l'accessibilità di un PDF, fornendo testo e altri elementi in un formato accessibile. Questo permette a tutti gli utenti di accedere alle informazioni. Un esempio di come si può utilizzare il PDF/A-1a è attraverso uno screen reader per le persone ipovedenti.
- PDF/A-1b (Basic) viene utilizzato per creare versioni di archivio dei documenti, in modo che possano essere resi come quando sono stati salvati. Si tratta di un sottoinsieme più rigoroso della specifica ISO PDF.
Scopra come convertire i PDF in PDF/A-1a & 1b nel nostro Guida per l'utente.
PDF/A-2
- PDF/A-2 si basa su PDF/A-1 fornendo un supporto aggiuntivo per gli spazi colore, la compressione JPEG2000 e i file incorporati e introducendo la trasparenza. PDF/A-2 non rende PDF/A 1 obsoleto, il che significa che un file PDF/A-1b valido può superare la verifica su un software impostato per convalidare PDF/A2b o PDF/A-3b.
- Nuove funzionalità: JPEG2000, trasparenza, livelli e allegati (solo altri file PDF/A).
- Livelli di conformità:
- PDF/A-2a (Accessibile) si basa sulla struttura formata dai tag PDF/A-2u, facilitando la ricerca e il riutilizzo dei contenuti di un documento PDF. Simile a PDF/A-1, rende i documenti accessibili a chi ha problemi di vista.
- PDF/A-2b (Basic) è la conformità minima necessaria per garantire che un documento PDF possa essere reso visivamente come quando è stato creato.
- PDF/A-2u (Unicode) include tutte le conformità del Livello B, con un requisito aggiuntivo: tutti i testi del documento devono avere equivalenti Unicode, per garantire che tutto il testo possa essere indicizzato e visualizzato.
Scopra come convertire PDF in PDF/A-2a, 2b & 2u nel nostro guida per l'utente.
PDF/A-3
- Introduce l'incorporazione all'interno di un file PDF/A, o di file in qualsiasi altro formato (non solo altri file PDF/A come consentito da PDF/A-2), rendendola adatta ai documenti che devono includere allegati non PDF.
- Nuove funzionalità: Allegati (qualsiasi tipo di file).
- Livelli di conformità:
- PDF/A-3a migliora l'accessibilità, come PDF/A 2a e PDF/A-1a.
- Ha un'elevata integrità visiva e garantisce la visualizzazione identica di un documento PDF a quando è stato creato.
- PDF/A-3u consente la ricercabilità dei testi e la copia del testo Unicode per i documenti PDF creati digitalmente e per quelli scansionati utilizzando il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).
PDF/A-4
- Supporta l'archiviazione di moduli compilabili consentendo contenuti non statici nei documenti PDF sotto forma di JavaScript. Ciò significa che le informazioni sui valori o sulla logica di un modulo interattivo possono essere memorizzate e archiviate. Inoltre, semplifica la gestione delle firme digitali.
- Nuove funzionalità: Modelli 3d, rich media e annotazioni 3D.
- Livelli di conformità:
- PDF/A-4e (Engineering) supporta modelli 3D, rich media e annotazioni 3D, oltre a file incorporati.
- PDF/A-4f consente di incorporare file arbitrari.
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Nota dell'editore: Questo articolo è stato pubblicato originariamente a dicembre 2020 ed è stato aggiornato per riflettere le versioni PDF/A aggiornate.