Come implementare l'automazione dei documenti in 5 passi

L'automazione dei documenti consente alle organizzazioni di creare documenti in modo automatico. Questa trasformazione digitale si traduce in una maggiore efficienza organizzativa, un aumento della redditività, una migliore esperienza del cliente e molto altro ancora.

Infatti, uno sconcertante 35% dei leader IT ha evidenziato l'AI e l'automazione come l'investimento principale che prevedono avrà l'impatto più positivo sulle loro aziende nel 2023. E anche se impegnarsi nell'automazione dei documenti può sembrare un processo scoraggiante, ne vale la pena al 100%, basta chiedere a Ramsay Sante.

Ma come si fa a iniziare?

Suggerimento Nitro Pro: Salti il resto di questo articolo e parli invece con uno dei nostri esperti di automazione.

Faccia il punto sui tipi di documenti che la sua organizzazione produce di frequente, per capire quali devono essere automatizzati. Questi potrebbero includere contratti, proposte, relazioni e comunicazioni interne. Creare un elenco completo, che includa una serie di esempi provenienti da tutta l'organizzazione, per ottenere una chiara comprensione della varietà e della portata dei documenti coinvolti nel processo di automazione.

Dopo aver identificato i diversi tipi di documenti, cerchi i punti in comune tra di essi. Ci sono alcune sezioni, clausole o informazioni che tendono a ripetersi nei vari documenti?

Esempi comuni sono:

• Saluti: Utilizza nomi o titoli e cognomi formali? 
• I formati: Alcuni documenti utilizzano strutture, immagini o marchi fissi? 
• Dati di ingresso: Da dove vengono prese le informazioni principali, si tratta di un database digitale? 

Riconoscendo questi modelli, può dare priorità alla creazione di modelli riutilizzabili per queste sezioni nel suo processo di automazione dei documenti, riducendo la necessità di ricrearli da zero ogni volta.

Per ottimizzare la generazione di documenti e l'automazione in modo efficace, è essenziale scegliere gli strumenti giusti. Nitro Pro Business offre una potente piattaforma per la creazione, la modifica e la collaborazione di documenti PDF. La sua interfaccia facile da usare e le sue solide funzionalità la rendono una scelta ideale per la gestione dei modelli di documenti.

In generale, consideri quanto segue:

• Archiviazione: Dove sono archiviati i suoi documenti attuali? Sono recuperabili digitalmente o conservati fisicamente? L'archiviazione digitale è ideale per l'automazione. 
• Integrazione: Se ha bisogno di integrazioni tra la sua soluzione documentale e altri sistemi, verifichi con il suo fornitore che siano compatibili.   
• Assistenza: Consideri il modo in cui viene consegnato il software di automazione documentale. Come si svolgerà la formazione? Qual è la roadmap del prodotto e come vengono gestiti gli aggiornamenti?   
• Provare a testare gli strumenti di automazione documentale utilizzando i suoi dati campione e i suoi flussi di lavoro: Provi a testare gli strumenti di automazione dei documenti utilizzando i suoi dati campione e i suoi flussi di lavoro, per vedere se l'interfaccia è ideale per i suoi utenti. Può provare gratuitamente gli strumenti Nitro PDF. 
• Sicurezza: I suoi dati sono preziosi e vulnerabili. È fondamentale essere consapevoli del modo in cui le informazioni vengono archiviate e protette dal suo fornitore. Discuta le misure di sicurezza come la crittografia, il controllo delle versioni, il modo in cui vengono verificati gli utenti e la frequenza di verifica dello storage basato sul cloud.  

La vera automazione dei documenti significa fondamentalmente che la tecnologia fa la maggior parte del lavoro per lei. I modelli intelligenti devono essere abbastanza intelligenti da evolversi insieme alla sua attività e non devono affidarsi a soluzioni goffe o a soluzioni rapide.

Verifichi che la sua soluzione includa adattamenti per le variabili e l'inserimento dei dati, i tipi di output dei documenti e la funzionalità dell'utente.

Con i modelli in atto, il processo di generazione dei documenti diventa significativamente più efficiente. Tutto quello che devi fare è inserire i dettagli specifici per ogni documento e il modello popolerà automaticamente i segnaposto, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errore.

Una volta che il suo processo di automazione dei documenti è stato messo in atto, deve monitorare continuamente le opportunità di miglioramento.

Come per l'implementazione di qualsiasi processo, anche per l'automazione dei documenti è inevitabile che si presentino delle sfide. Ecco alcune sfide comuni e come affrontarle:

• Ricerca & Fascicolazione di documenti: Con un volume crescente di documenti, trovare quello giusto può diventare una sfida. Implementare un solido sistema di gestione dei documenti che consenta una ricerca e una categorizzazione efficienti. 
• Aumento del volume di documenti: Con la crescita della sua organizzazione, aumenterà anche il numero di documenti generati e successivamente automatizzati. Si assicuri che il suo processo di generazione dei documenti sia scalabile e in grado di gestire il volume crescente. 
• Gestione di cronologie di versioni multiple: Con l'editing collaborativo dei documenti, il controllo delle versioni diventa fondamentale. Utilizzi funzioni come il confronto dei documenti in Nitro per tenere traccia delle modifiche e delle revisioni. 
• Garantire la sicurezza: Proteggere le informazioni sensibili è fondamentale. Implementa la crittografia e i controlli di accesso per garantire che solo le persone autorizzate possano accedere e modificare i documenti. 
• Resistenza al cambiamento: L'introduzione di un nuovo processo può talvolta incontrare resistenza. Una formazione adeguata e una comunicazione chiara sui vantaggi del nuovo sistema possono contribuire ad alleviare le preoccupazioni. 

L'ottimizzazione del processo di generazione dei documenti è un viaggio in più fasi che richiede un'attenta pianificazione e gli strumenti giusti.

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Saremo lieti di conoscere gli obiettivi e le esigenze di automazione documentale della sua organizzazione. Si metta in contatto con noi per vedere una demo delle nostre soluzioni e scoprire come possiamo aiutarla.