Le agenzie governative locali devono affrontare pressioni per migliorare l'efficienza operativa, trasformarsi digitalmente e mantenere tutto entro il budget, mantenendo al contempo la responsabilità e la conformità pubblica. Il consiglio comunale di Shoalhaven nel Nuovo Galles del Sud, in Australia, ha avvertito l'aumento di queste pressioni mentre cercava di gestire la documentazione e i processi di approvazione attraverso una soluzione PDF che li costringeva a destreggiarsi tra licenze utente limitate.
Il consiglio ha quindi adottato Nitro per supportare iniziative di trasformazione digitale convenienti. Al Local Government IT NSW Summit, siamo stati onorati di essere affiancati sul palco da due leader del consiglio comunale di Shoalhaven: Dane Hamilton e Dan Jones, IT Infrastructure & Service Delivery Manager. Dane e Dan hanno spiegato come sono passati facilmente dalla loro vecchia soluzione a Nitro, quali efficienze hanno riscontrato dall'implementazione e come Nitro consente loro di migliorare le operazioni in più reparti.
Continuate a leggere per scoprire i punti salienti dell'intervista tra il nostro VP of Sales (APAC) Michael Helder e Dane and Dan.
D: Quali sfide speravate di superare quando eravate alla ricerca di una soluzione come Nitro?
R: In origine, era il valore. Stavamo esaminando il modo in cui gestivamo la nostra soluzione di firma e PDF e abbiamo visto che eravamo limitati a un certo numero di utenti. Abbiamo preso la decisione di dare un'occhiata al mercato per vedere cos'altro c'era là fuori. Sentivamo che c'era qualcosa che doveva essere disponibile con funzionalità molto migliori, qualcosa che potesse aiutarci a superare la necessità di tagliare e modificare il numero di utenti. Anche in questo periodo eravamo alle spalle del COVID. La maggior parte delle organizzazioni, compresa la nostra, ha vissuto la Great Resignation e ha visto molte persone entrare e uscire dall'azienda. È stato molto impegnativo cercare di gestire le sedi e le licenze durante questo periodo.
D: Cosa ha fatto sì che Nitro si distinguesse come la scelta migliore?
R: Non solo abbiamo visto che si trattava di un editor PDF completo, ma il costo totale della licenza rispetto ad Adobe era molto inferiore. L'eliminazione della necessità di un sovraccarico di gestione continua delle licenze a causa della licenza del sito è stata molto interessante.
D: Quando avete iniziato a implementare Nitro, come avete affrontato la gestione del cambiamento?
R: Eravamo preoccupati per il cambiamento e avevamo previsto che sarebbe stato difficile coinvolgere il nostro personale, in particolare perché gran parte del lavoro amministrativo di alto livello prevedeva combinazioni di PDF per ordini del giorno, verbali, ecc. Ma siamo rimasti davvero soddisfatti del supporto fornito da Nitro. Inizialmente abbiamo eseguito un progetto pilota e alla fine abbiamo condotto un sondaggio. Gli utenti esperti che sono stati i principali coinvolti nel processo sono stati davvero soddisfatti e hanno parlato molto positivamente del prodotto. Ha reso facile la decisione di andare avanti. Da lì, l'abbiamo implementato e abbiamo organizzato una serie di altre sessioni di formazione e webinar per supportare la forza lavoro in questo cambiamento. Penso che il supporto fornito sia un punto di forza per Nitro.
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D: Da un punto di vista IT, in che modo Nitro ha contribuito a garantire una transizione senza intoppi?
R: È stata una vera storia di successo. Nitro ci ha assistito con l'implementazione e un piano di comunicazione. Fin dall'inizio, abbiamo avuto una storia chiara per andare avanti. La formazione continua e il supporto per l'adozione da parte degli utenti ci hanno davvero permesso di realizzare il piano. Abbiamo anche registrato le nostre sessioni di formazione e le abbiamo messe a disposizione del personale che non ha partecipato alla formazione, in modo che nessuno fosse escluso. A tutti gli utenti che sono stati più lenti nell'adottare, abbiamo solo fornito più formazione. Nitro ha anche fornito un portale di apprendimento self-service con guide pratiche che semplificano l'adozione.
D: In che modo ritieni che Nitro stia contribuendo ai tuoi obiettivi tecnologici e di trasformazione complessivi?
R: Nitro ha sicuramente reso le persone più efficienti, soprattutto per quanto riguarda le attività più piccole. Eravamo abituati a stampare e firmare manualmente, ma Nitro ha davvero aumentato l'efficienza con la funzionalità QuickSign e l'opzione Nitro Sign.
Le licenze illimitate del sito hanno reso la collaborazione tra i reparti così semplice. Abbiamo Nitro come editor e lettore PDF predefinito, quindi ora fa parte del nostro ambiente operativo standard. Tutti gli utenti lo capiscono e tutti ottengono le funzionalità premium. Questo ci ha permesso di creare molta flessibilità e di offrire molte possibilità a un prodotto di editing PDF che altri utenti o personale all'interno del nostro comune non avrebbero avuto nel nostro programma precedente.
D: Ci sono delle best practice che avete sviluppato utilizzando Nitro che potreste suggerire ad altri comuni?
R: Il Customer Success Manager e il supporto per le modifiche di Nitro ci hanno permesso di non doverci preoccupare troppo internamente. Vorrei incoraggiare altri consigli che vogliono intraprendere questo viaggio a utilizzarli. Sono stati super potenti con la nostra implementazione. L'analisi mostra anche la storia dei progressi dell'adozione da parte degli utenti: ora abbiamo 600 utenti su questo strumento dove avevamo 200 sulla nostra soluzione precedente.
La formazione continua ha davvero aiutato con l'adozione da parte degli utenti. È un prodotto completo e facile da usare e non abbiamo problemi con il personale che lo utilizza ora. Coloro che lo usano occasionalmente accedono al portale di apprendimento per imparare a svolgere attività di base. Abbiamo seguito il piano di implementazione consigliato da Nitro ed è stato un vero successo. Il solo fatto di seguire questa guida e di sfruttare la formazione continua lo ha reso un tale successo.
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