Con una serie di vantaggi aziendali come l'aumento dell'efficienza, il risparmio sui costi e una maggiore sicurezza e conformità, è facile capire perché le firme elettroniche stiano giocando un ruolo importante nel percorso di trasformazione di molte organizzazioni.
Ma sapeva che esistono diversi tipi di firma elettronica? Tre, per essere precisi, ognuno con capacità e casi d'uso distinti. Aggiornarsi su ciascun metodo può aiutarla a pianificare il futuro e ad assicurarsi di investire nella soluzione di firma elettronica più sicura e conforme alle sue esigenze aziendali.
Ecco una semplice guida con i fatti più importanti da sapere sui diversi tipi di firme elettroniche.
Scegliere i migliori metodi di firma elettronica per la tua azienda
Il regolamento eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) dell'Unione Europea definisce la struttura giuridica per l'identificazione elettronica, le firme, i sigilli e i documenti in tutta l'UE.
Classifica le firme elettroniche in base al livello di garanzia che offrono in tre tipi:
1 . Firma Elettronica Semplice (SES)
La Firma Elettronica Semplice è il metodo più elementare che funziona per molte esigenze di firma quotidiane. Funziona semplicemente dimostrando l'accettazione o l'approvazione da parte del firmatario. Può trattarsi di un'immagine scannerizzata di una firma, di una firma disegnata manualmente su uno schermo del desktop (e salvata digitalmente) o di un clic su un pulsante "Accetto". Le Firme Elettroniche Semplici sono un modo rapido ed efficiente per le aziende di inviare lettere di offerta o di richiedere termini e condizioni da far firmare alle parti interessate.
Sebbene esistano diversi casi d'uso specifici per ogni metodo, si assicuri di verificare in anticipo le normative del suo Paese. Legga la sezione 4 della nostra Guida definitiva alle firme elettroniche per maggiori dettagli sulle leggi specifiche di ogni Paese.
2 . Firma Elettronica Avanzata (AES)
Le firme elettroniche avanzate offrono maggiore sicurezza rispetto alle firme elettroniche semplici. Forniscono un livello più elevato di verifica dell'ID firmatario e sigillo di manomissione, il che significa che il documento non può essere modificato una volta firmato. La firma deve essere collegata in modo univoco al firmatario e creata sotto il controllo esclusivo del firmatario.
Le firme elettroniche avanzate possono aiutare a promuovere un'esperienza senza interruzioni per i dipendenti. Con il lavoro da remoto e ibrido pronto per restare , le organizzazioni possono rendere più efficienti e convenienti processi come l'onboarding dei dipendenti.
3 . Firma Elettronica Qualificata (QES):
Sicurezza e autenticità sono considerazioni chiave quando si sceglie una firma elettronica. Una firma elettronica qualificata offre il massimo livello di sicurezza ed è considerata l'equivalente del metodo scritto a mano.
Lega l'identità del firmatario alla sua firma per mezzo di un certificato personale qualificato emesso da un Prestatore di Servizi Fiduciari Qualificato (QTSP). Questo assicura che la firma non solo sia valida nel Paese dell'UE in cui è stata assegnata, ma sia riconosciuta come firma valida e legalmente vincolante in ogni altro Stato membro dell'Unione Europea. A differenza degli altri metodi di firma, l'onere della prova spetta alla parte che contesta la firma, non all'iniziatore.
Le firme elettroniche qualificate possono aiutare a proteggere e semplificare transazioni di alto valore come contratti di acquisto e contratti di leasing.
Qual è la differenza tra i tipi di firma elettronica?
I principali fattori di differenziazione tra i metodi di firma elettronica si basano su quattro elementi chiave:
- Autenticità
- Identity
- Integrità
- Autenticazione
Per aiutarti a comprendere ciascuno di questi elementi in modo più dettagliato, analizziamolo ulteriormente:
Di quale metodo di firma elettronica hai bisogno?
La scelta di un metodo di firma elettronica che si allinei alle sue esigenze aziendali e ai suoi requisiti normativi globali è fondamentale. Faccia queste tre domande per prepararsi al successo:
1. Cosa deve ottenere da una soluzione di firma elettronica?
Definisca cosa vuole ottenere dall'uso delle firme elettroniche. Questi obiettivi si evolveranno con il progredire del suo percorso di trasformazione digitale? Anche se oggi può avere solo i requisiti di base, in futuro potrebbe aver bisogno di livelli più elevati di sicurezza e conformità, con la crescita dell'azienda.
2 . Come utilizzerete le firme elettroniche all'interno dei flussi di lavoro esistenti?
È importante considerare i diversi casi d'uso delle firme elettroniche nella tua azienda. Stai cercando di completare le attività quotidiane o ti concentrerai su progetti complessi ad alta priorità? Analizza i flussi di lavoro esistenti e identifica dove le firme elettroniche potrebbero aggiungere valore potenziale.
3 . Quali sono i requisiti di conformità e sicurezza per le firme elettroniche?
Dai un'occhiata più da vicino alle transazioni che eseguirai eSigning e al rischio associato. Se operi in un settore altamente regolamentato, avrai bisogno del massimo livello di sicurezza. Anche le leggi e i regolamenti relativi alle firme elettroniche possono variare a seconda delle regioni e dei paesi. Per dettagli specifici su legalità e applicabilità, leggi la Sezione 3 del nostro eBook di firma elettronica .
Una volta determinato il metodo più adatto alla tua organizzazione, il passo successivo nella scelta di un fornitore di firme elettroniche sarà molto più semplice. Dai un'occhiata alla nostra lista di controllo per la valutazione per aiutarti a prendere una decisione informata.
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