Perché le firme elettroniche stanno rapidamente diventando una necessità nell'economia dei documenti

Quando il mondo è stato colpito da una pandemia e le case si sono trasformate in uffici da un giorno all'altro, le organizzazioni si sono subito rese conto che il modo in cui le cose venivano fatte in passato sarebbe dovuto cambiare per poter andare avanti. Poiché la produttività è rimasta stabile, e in molti casi è aumentata durante il COVID, sappiamo che le organizzazioni sono state in grado di adattare e digitalizzare molti dei loro processi cartacei, per aiutarle a mantenere la continuità aziendale.

Questa digitalizzazione è stata resa possibile in gran parte dalle firme elettroniche. Se non le usavano già, le organizzazioni hanno iniziato rapidamente ad aggiungere le firme elettroniche ai loro kit di strumenti, in modo da poter portare avanti la loro attività. L'utilizzo di eSigning è aumentato del 60% nel 2021 rispetto al 2020. I vantaggi che le organizzazioni possono trarre dall'adozione della firma elettronica sono evidenti: maggiore efficienza, migliore esperienza dell'utente, conformità e sostenibilità sono solo alcuni.

Troppo spesso, i processi aziendali possono diventare rapidamente degli incubi che richiedono tempo, pieni di noiose scartoffie. Invece di essere produttivi, si perde tempo a rintracciare le firme e a svolgere compiti amministrativi ripetitivi. L'introduzione delle firme elettroniche può accelerare i tempi di consegna e completamento dei documenti, consentendo alle persone di firmare in pochi secondi e di completare le transazioni in pochi minuti. In media, i documenti elettronici possono essere completati il 80% più velocemente rispetto ai documenti cartacei. Ciò significa che le approvazioni possono essere ricevute, i contratti completati e le transazioni chiuse in modo più facile e veloce che mai, e senza errori.

Data l'importanza dell'esperienza - 86% degli acquirenti pagherà di più per una migliore esperienza del cliente - le aziende possono trarre grandi vantaggi rendendo più facile per i clienti fare affari con loro. Le firme elettroniche consentono di firmare i documenti ovunque e dappertutto. Possono rendere gli affari estremamente convenienti, consentendo ai clienti di firmare in movimento, in qualsiasi momento, utilizzando qualsiasi dispositivo a portata di mano, per fare ciò di cui hanno bisogno in pochi istanti. Questo è il tipo di esperienza che può migliorare la soddisfazione, la fidelizzazione e persino le opportunità di vendita incrociata e di up-sale.

Negli ultimi anni, la maggior parte dei Paesi del mondo ha adottato leggi e regolamenti che riconoscono la legalità delle firme elettroniche e le considerano legalmente vincolanti. Ciò significa che possono essere considerati in tribunale come qualsiasi altro documento cartaceo firmato. La chiave è assicurarsi che la soluzione di firma elettronica sia conforme a qualsiasi normativa pertinente, aderendo agli standard di sicurezza e di autenticità che ne guidano l'utilizzo, in modo da poterla utilizzare per snellire e semplificare qualsiasi caso d'uso: vendite, finanza, risorse umane, operazioni, acquisti e legale.

Le firme elettroniche possono avere un grande impatto positivo sul nostro ambiente. Oltre agli ovvi vantaggi della sostituzione dei processi cartacei con quelli digitali - riduzione dell'uso e dei costi di carta, toner e spedizione - la possibilità di firmare i documenti elettronicamente può anche ridurre (e talvolta eliminare del tutto) la necessità di viaggiare. Inoltre, può avere un valore successivo nel ridurre la necessità di archiviazione fisica e tutti i consumi che ne derivano (carta e immobili), per non parlare del vantaggio aggiuntivo di rendere i documenti disponibili online, in qualsiasi momento e accessibili da qualsiasi luogo.

Dati tutti questi vantaggi, non sorprende che la spesa per le soluzioni di eSigning a livello globale sia prevista in crescita a un CAGR del 26.6% nel prossimo decennio, 2021-2030 fino a $12,721.4 milioni. Infatti, aumenti dei budget IT sono previsti in costante crescita per garantire alle aziende una maggiore flessibilità e resilienza di fronte ai continui cambiamenti. Gli strumenti, come le firme elettroniche e le soluzioni PDF, faranno sicuramente parte del mix - quasi la metà dei lavoratori ha dichiarato che sarebbe un po' o molto più produttiva con una di queste soluzioni.

Data la posta in gioco, è importante scegliere la soluzione che offrirà il massimo valore alla sua azienda.

Per vedere come valutare una soluzione di firma elettronica, consulti "The Ultimate Guide to Electronic Signatures". Le dirà tutto quello che vuole sapere sulle firme elettroniche e le fornirà una lista di controllo per aiutarla ad assicurarsi che la soluzione scelta sia giusta per la sua azienda.