Perché l'"Alta Fiducia" è la nuova regola dell'eSigning

Nell'attuale panorama digitale in evoluzione, in cui la maggior parte degli affari avviene online, le organizzazioni sono sempre più preoccupate per la criminalità informatica e le frodi. Le persone non stringono più fisicamente la mano quando firmano un contratto, quindi la costruzione della fiducia con i clienti e i venditori avviene attraverso le transazioni elettroniche. Questo include la firma di documenti legalmente vincolanti attraverso la firma elettronica sicura.

Ogni firma elettronica che la sua organizzazione elabora è importante per l'azienda in modi diversi. Ma alcuni documenti sono eccezionalmente importanti e, se non vengono firmati elettronicamente tenendo conto di sicurezza, protezione e conformità, potrebbero potenzialmente portarla in tribunale o costare all'organizzazione ingenti somme di denaro in termini di perdita di affari. Il problema è che molte aziende trattano tutte le soluzioni e i processi di firma elettronica allo stesso modo, il che può portare a risultati sfavorevoli e a conseguenze legali.

Sebbene la firma elettronica possa essere vantaggiosa per tutte le organizzazioni, non può essere un approccio "uguale per tutti".

Noi di Nitro forniamo "High-Trust" eSigning e riteniamo che sia il futuro delle firme elettroniche. Molti Paesi hanno già approvato, o stanno attualmente lavorando per implementare, regolamenti e standard più elevati di conformità all'eSign. L'alta fiducia è più di un termine; rappresenta i pilastri più importanti della sicurezza e della conformità eSign che ogni organizzazione dovrebbe considerare, indipendentemente dalla soluzione utilizzata.

Una soluzione di firma elettronica sicura che soddisfa gli standard di alta affidabilità combina più livelli di protezione, tra cui:

Se una controversia sul documento la porta in tribunale, deve fornire la prova che il documento è legalmente vincolante. La sua soluzione eSign dovrebbe:

• applica un sigillo elettronico per certificare che il documento non sia stato manomesso
• fornire la prova che l'identità del firmatario è stata adeguatamente verificata
• assicurarsi che il file sia stato crittografato a riposo e durante il transito.

Molti settori e Paesi hanno normative rigorose che tutte le firme elettroniche devono rispettare. Per garantire la conformità, una piattaforma di firma elettronica deve soddisfare i requisiti internazionali più severi e integrarsi perfettamente con i servizi di verifica dell'identità e di autenticazione governativi e di terze parti.

La frode si verifica in genere quando un firmatario si presenta in modo errato o manomette un documento dopo averlo firmato. Per ridurre le frodi e garantire la sicurezza delle firme elettroniche, le piattaforme devono offrire molteplici livelli di verifica dell'identità , utilizzare una tecnologia a prova di manomissione e fornire audit trail integrati per tracciare e registrare tutte le interazioni del destinatario.

I documenti e gli accordi di alto valore, o quando c'è un alto rischio di controversie, necessitano di misure supplementari per garantire che le firme elettroniche siano sicure e legalmente vincolanti. Anche i Paesi e i settori specifici hanno requisiti di conformità specifici, e per le organizzazioni può diventare complicato e opprimente tenere traccia di tutto questo. Ecco perché è importante lavorare con un fornitore di software esperto, specializzato in firme elettroniche sicure e ad alta affidabilità.

Con una forza lavoro dispersa e un numero maggiore di processi online, le organizzazioni si trovano sempre più spesso ad affrontare situazioni in cui la fiducia è fondamentale, soprattutto quando si firma un documento con qualcuno che non si è mai incontrato di persona e con cui non si ha un livello di fiducia fondamentale.

Ci sono molti casi d'uso in cui le firme elettroniche ad alta affidabilità sono necessarie e preziose. Eccone alcuni:

Le organizzazioni di servizi finanziari che si occupano di transazioni e trasferimenti monetari ad alto rischio hanno bisogno di una firma elettronica sicura e ad alta affidabilità con verifica dell'identità. Un caso d'uso comune per le organizzazioni di servizi finanziari e di investimento di è il KYC (Know Your Client/Customer), per verificare l'identità di un cliente, prevenire frodi o attività illegali e/o effettuare l'onboarding digitale, come la creazione di un nuovo conto bancario o di una carta di credito.

Datori di lavoro che vogliono verificare le firme dei nuovi assunti. In passato, le aziende svolgevano i colloqui di persona e i dipendenti lavoravano in loco. Ora, i nuovi assunti non vengono sempre incontrati di persona prima di ricevere l'accesso a sistemi e database privilegiati, il che significa che è necessario un livello più elevato di verifica dell'identità per proteggersi dalle frodi.

Aziende globali che operano o effettuano transazioni in diverse località geografiche o settori con normative specifiche per la firma elettronica. Affinché un documento sia legalmente vincolante, deve soddisfare i più elevati standard di conformità, il che aumenta la complessità e la necessità di una soluzione eSign sicura e ad alta affidabilità.

Ad esempio, affinché un contratto sia legalmente vincolante nell'UE, deve soddisfare specifici processi di verifica dell'identità. Tuttavia, questo processo potrebbe non essere richiesto in Nord America. Se un'azienda con sede a Parigi firma un contratto con un'azienda con sede in California, il documento deve soddisfare gli standard più severi dell'UE. Se non lo fa, il documento non è legalmente vincolante e l'azienda parigina può essere in grado di rompere il contratto senza ripercussioni. Spesso i regolamenti si applicano sia alle sedi dei firmatari che alla sede dell'azienda. Questo rende i processi di lavoro a distanza e ibridi ancora più complicati.

Le firme elettroniche ad alta affidabilità possono richiedere un processo di workflow più lungo e aggiungere costi aggiuntivi. Se i documenti necessitano di una firma solo per un valore cerimoniale, il processo di alta fiducia non è necessario. I dipendenti e i clienti possono anche sentirsi rapidamente frustrati dai passaggi extra che non sono necessari per ogni singolo documento.

Cosa intendiamo per valore 'cerimoniale'? Ad esempio, un dipendente di ruolo che ha bisogno di firmare ufficialmente la propria valutazione delle prestazioni. Questo documento probabilmente non richiede una verifica supplementare dell'identità del firmatario e non sarà coinvolto in un procedimento legale. Se può desiderare una firma elettronica sicura e ad alta affidabilità quando firma un contratto con un nuovo fornitore che ha trovato online, potrebbe non aver bisogno dello stesso processo quando rinnova il contratto con l'azienda che si è presentata ogni giorno negli ultimi due anni per fornire servizi all'ufficio.

Per determinare se un documento ha bisogno del processo di alta fiducia, pensi ai pilastri 3.

• La firma elettronica deve rispettare una specifica normativa di conformità?
  
• Teme che il documento possa finire in tribunale?
  
• Conosce personalmente la persona o le persone che firmano il documento?

Se utilizza la firma elettronica solo per accelerare il processo e la firma è di tipo cerimoniale, dovrebbe utilizzare il metodo di firma digitale più rapido e semplice possibile.

Molte piattaforme di firma elettronica offrono un processo di firma elettronica sicuro e ad alta affidabilità per tutti i documenti, oppure non offrono affatto questo livello di sicurezza e di verifica. Nitro è unico per la sua flessibilità, che consente alle aziende di scegliere il livello di sicurezza e di verifica necessario per ogni documento, in modo che l'organizzazione raggiunga l'approccio più produttivo, conforme ed economico alla firma elettronica.

Contatti i nostri esperti per saperne di più sulla firma elettronica ad alta affidabilità. Può anche programmare una demo o avviare una prova pilota gratuita per esplorare come Nitro si inserisce nei suoi flussi di lavoro per la conformità e la sicurezza.