Come annotare un PDF su Mac

A volte non è necessario apportare direttamente delle modifiche in un PDF, ma è necessario lasciare delle note. Se questo è il suo caso, ci sono modi per utilizzare la funzione "Anteprima" sul suo Mac per marcare un PDF, fornire un feedback o anche semplicemente annotare appunti a cui fare riferimento in seguito.

La barra degli strumenti "Markup" è una bella soluzione per un team che deve lavorare insieme su un PDF. Ma come può annotare un PDF con altri strumenti che renderanno la collaborazione ancora più facile? Vediamo di seguito i passaggi specifici.

Iniziamo definendo un'annotazione. Si tratta di qualsiasi tipo di nota, oggetto o evidenziazione che integra il PDF per il suo riferimento. E lo stile più ovvio di annotazione è semplicemente quello di aggiungere una nota testuale a un PDF, nello stesso modo in cui potrebbe aggiungere un commento in Word o in un Google Doc. Ecco come fare.

• Aprire Nitro PDF Pro per Mac. Clicchi su Freccia in basso accanto al pulsante Annota per visualizzare la barra degli strumenti per annotare il suo documento.
• Selezioni lo strumento Text .
• Ora ha un'opzione per inserire una casella di testo.

• Qui ha due opzioni. Clicchi su un punto qualsiasi della pagina per inserire una casella di testo. Noterà che quando inizia a digitare, il riquadro si espanderà automaticamente per soddisfare il testo che ha a disposizione. Oppure può cliccare e trascinare per creare una casella di testo con una dimensione specifica. In questo caso, il software avvolgerà il testo in base alle dimensioni della casella.

Questo è un modo semplice per aggiungere testo direttamente al suo PDF. Ma tenga presente che se non vuole interferire con il testo stesso, può invece inserire una nota .

Una nota viene fornita con una casella di testo pieghevole, con una piccola indicazione nel PDF che indica che c'è una nota da leggere. Questo è ottimo per chi vuole condividere un PDF senza interferire con il contenuto. I lettori interessati possono controllare le sue annotazioni senza che queste coprano molto spazio vuoto all'interno del PDF. Ecco come aggiungerli al suo documento.

• Ancora una volta, apra Nitro Sign. Clicchi sulla Freccia Giù accanto al pulsante Annota per visualizzare la barra degli strumenti per l'annotazione del documento.
• Selezioni lo strumento Note piuttosto che lo strumento Testo .
• Con lo strumento Notes abilitato, può ora cliccare sul PDF dove desidera inserire la sua nota. (Non si preoccupi; può sempre cambiare la posizione della nota in seguito, semplicemente facendo clic e trascinando). La nota verrà inserita come una piccola icona collegata a una finestra di testo pieghevole. Chiunque voglia leggere la nota può semplicemente aprire la finestra e leggere.
• Sta a lei decidere se nascondere la nota (lasciarla chiusa) o rivelarla (lasciarla aperta). Si tratta di una scelta stilistica da parte sua.
• Se deve modificare il nome della nota, vada su Preferenze > Modifica > Nome e modifichi l'autore della nota.

Naturalmente, uno dei motivi migliori per utilizzare le annotazioni è quando si condivide il documento e si collabora sul suo aspetto. Quando un PDF viene passato avanti e indietro tra colleghi e collaboratori, è necessario lasciare commenti e feedback. Oppure potrebbe dover rivedere i commenti e i feedback prima di modificare lei stesso il PDF.

Lo strumento Comments è un modo utile per reagire allo sviluppo di un PDF senza interferire. Inoltre, aiuterà tutti a rimanere sulla stessa lunghezza d'onda, in quanto sapranno chi sta commentando cosa e cosa deve essere fatto per correggere il PDF finale.

• Ripeta il primo passo precedente: clicchi sulla freccia verso il basso accanto a Annota nella barra degli strumenti per visualizzare gli strumenti appropriati.
• Questa volta, selezioni lo strumento Commenti .
• Con lo strumento Commenti abilitato, clicchi sulla posizione della pagina in cui desidera inserire il suo commento. Clicchi e trascini per dimensionare il commento quando lo posiziona; potrebbe essere necessario un po' di adattamento per abituarsi al suo funzionamento.
• Con il suo commento inserito nel PDF, può digitare sopra il testo. Voilà! Il suo commento verrà inserito subito.

Un'ulteriore nota: se utilizza lo strumento Modifica o Seleziona testo , può ancora fare doppio clic su un commento per modificarlo. Non deve sempre lavorare con lo strumento Comment per modificare i commenti che ha già inserito.

Ad un certo punto, accadrà: è necessario segnalare un problema (in modo educato, ovviamente) all'interno di un PDF per portare qualcosa alla loro attenzione. È abbastanza facile farlo negli strumenti di collaborazione online; perché non dovrebbe essere facile farlo anche in un PDF? Utilizzando Nitro Sign, può essere:

• All'interno di Nitro, ripeta lo stesso passo negli altri processi, cliccando sulla freccia Down accanto al pulsante Annotate per rivelare gli strumenti.
• Selezioni lo strumento Callout .
• Come prima, clicchi sulla posizione della pagina in cui desidera posizionare la casella di testo di richiamo.
• Posizionare il callout. Ora può cliccare e trascinare le maniglie di dimensionamento per ridimensionare la casella di testo secondo le sue specifiche.
• Clicchi e trascini i punti finali per indirizzare gli spettatori verso la "linea leader". Questo creerà una freccia verso la posizione specifica della pagina di cui sta parlando.
• Se deve modificare il call out, selezioni lo strumento Modifica e clicchi sul call out. Può utilizzare lo strumento Modifica per riposizionare o ridimensionare il riquadro che ha creato.

Cosa succede se ha inserito una chiamata, ma deve spostarla?

• Deselezionare il callout. Può farlo semplicemente cliccando su un punto qualsiasi della pagina.
• Tenendo premuto il tasto Command mentre utilizza lo strumento Edit , può ora selezionare e trascinare l'intero callout in un'altra posizione. Nota: il callout sarà conservato così come lo ha scritto; lo sta semplicemente spostando.
• Lasci andare il tasto Command per posizionarlo. Ora può modificare i singoli componenti del callout, proprio come faceva prima.

• A volte non è possibile esprimere adeguatamente il proprio feedback con la parola scritta. Potrebbe essere più facile per lei caricare semplicemente un file audio di lei che parla del problema e lasciarlo nel PDF. Se questo è il modo migliore per farlo, ecco cosa vorrà sapere:
• Se vuole preregistrare un file, lo faccia ora. Si ricordi dove ha memorizzato questo file sul suo Mac.
• All'interno di Nitro Sign, clicchi sulla freccia verso il basso accanto a Annota per visualizzare la barra degli strumenti, come in precedenza.
• Selezioni lo strumento Sound .
• Clicchi su una pagina specifica all'interno del suo PDF: è qui che collocherà il file audio.
• Apparirà un menu. Questo le darà la possibilità di utilizzare un pulsante rosso di registrazione per registrarsi in questo momento, oppure può utilizzare un file audio che è stato registrato in precedenza. Scelga la sua opzione.

Questo creerà un'annotazione di file audio/video accanto alla pagina appropriata. Da quel momento in poi, le persone che collaborano al PDF possono ascoltare il feedback che lei ha lasciato.

• Clicchi due volte sullo strumento per "bloccarlo" in posizione. Questo le permette di lavorare con lo strumento in modo continuo. Questo è particolarmente utile se sa che dovrà prendere molti appunti in una sessione di lavoro, ad esempio. Se desidera sbloccare lo strumento, clicchi su Modifica o utilizzi Command + 2. Può anche visitare questa funzione all'interno di Preferenze se desidera disabilitarla. Tuttavia, per le persone che aggiungono molti feedback a un PDF in una sola volta, bloccare lo strumento è un modo utile per affrontarlo.
• Utilizzi uno strumento di callout quando ha in mente qualcosa di specifico. Diffidi dall'aggiungere una nota su un PDF quando vuole evidenziare un problema specifico. Non aggiunga una casella di testo e dica "In una delle righe qui, dovremmo cambiare...", perché non è abbastanza specifico. Per farlo, utilizzi invece lo strumento Callout . Questo è essenzialmente come usare il dito per indicare il PDF. Questo aiuterà a ridurre la confusione di chi sta rivedendo le sue annotazioni la prima volta.

È pronto a sfruttare al meglio le sue annotazioni con i PDF? Allora è il momento di utilizzare il software che rende tutto il più semplice possibile. Le consigliamo di iscriversi a una prova gratuita di Nitro PDF Pro per Mac per sperimentare tutto ciò che il software può fare per i PDF nell'era digitale.