Come creare un PDF su Mac

"Mi mandi un contratto". Se lei è una nuova azienda e ha appena conquistato il cuore di un nuovo cliente, sentire una cosa del genere può intimidire. Lei non sa necessariamente come creare un contratto, per non parlare della gestione di tutto ciò che comporta la creazione di un PDF che due parti possono firmare.

Fortunatamente, la creazione di PDF è molto più semplice di quanto si possa immaginare. Sia che crei un PDF da zero, sia che lavori da un documento esistente, scoprirà che è molto più intuitivo con un Mac, purché abbia il software giusto pronto per l'uso. Ecco cosa deve fare.

La prima opzione è quella di iniziare un PDF vuoto da zero. Questa è l'opzione più semplice, perché significa che non dovrà fare altro che aprire l'editor di PDF scelto (in questo caso, raccomandiamo Nitro PDF Pro per Mac) e iniziare. Ecco cosa deve sapere.

• Scelga File -> Nuovo -> Documento vuoto quando seleziona dal menu superiore.
• Si aprirà la finestra New Page . Noterà che può scegliere l'orientamento della pagina. Per impostazione predefinita, vedrà che è selezionata la voce "pagina vuota". Se lo desidera, può cliccare su "scegli" o semplicemente toccare il tasto return/enter per confermare la sua scelta.
• Se desidera inserire una nuova pagina vuota nel PDF, scelga Modifica -> Inserisci pagina vuota. (Comando + Opzione + B). Oppure può trascinare una miniatura di pagina da un PDF aperto e rilasciarla.
• Scelga File -> Duplica o File -> Salva come quando è pronto a dare un nome al PDF.

Una nota sull'orientamento della pagina: lo stile e l'orientamento della carta selezionati all'avvio del file rimarranno l'orientamento predefinito per tutta la sessione di modifica.

È inoltre possibile ignorare questa opzione selezionando di nuovo Modifica -> Inserisci pagina vuota oppure, se si desidera utilizzare stili di carta duplicati già presenti nel documento, è sufficiente copiare e incollare.

Da qui, avrà un PDF vuoto con cui lavorare. L'utilizzo di un software come Nitro PDF Pro per Mac le offrirà alcune opzioni per l'inserimento di informazioni, spesso da altri PDF, se lo sceglie. Ad esempio, avrà la possibilità di scegliere tra:

• Inserisca le pagine PDF esistenti nel nuovo file PDF. Questo è fondamentale se vuole creare un documento parzialmente basato su file esistenti, ma deve comunque inserire nuove informazioni critiche e rilevanti per la persona o l'azienda con cui sta lavorando.
• Modifica dei PDF. Durante la creazione del nuovo documento, potrebbe essere necessario apportare delle modifiche. Al contrario, può inserire una pagina PDF che deve essere modificata per conformarsi al resto del documento che sta creando. Con Nitro PDF Pro per Mac, sarà facile eseguire l'editing dei PDF per apportare rapidamente queste modifiche.

Cosa succede se ha bisogno di un documento PDF di una sola pagina? Ancora più facile. Segua questi passaggi:

• Inserisca una pagina nel suo PDF con Modifica -> Inserire pagina vuota. (Comando + Opzione + B). Come nel caso precedente, può anche trascinare una miniatura di pagina da un PDF aperto e rilasciarla direttamente nel nuovo documento.
• Una volta pronto, utilizzi File -> Duplica o File -> Salva con nome per dare un nome al suo PDF.

Non sempre è possibile creare un PDF da zero. Molte volte, ci sarà una parte di un PDF che lei vorrà far confluire in un nuovo documento. Infatti, può essere meno efficiente creare un PDF da zero se ha già dei contenuti pronti. Ecco perché vale la pena esplorare i passaggi per creare un PDF quando c'è del materiale preesistente:

• Apra il file PDF esistente all'interno di Nitro.
• Guardi la barra laterale. Ci saranno le miniature delle pagine del file esistente. Ora dovrà prendere alcune decisioni. Quali pagine desidera includere nel nuovo PDF? Li selezioni.
• Per selezionare più pagine adiacenti su Mac, clicchi tenendo premuto il tasto shift. Questo è un ottimo modo per selezionare più pagine in fila, perché significa che può evitare tutti i clic individuali che altrimenti dovrebbe fare.
• Per selezionare più pagine che non sono una accanto all'altra, tenga premuto il tasto Comando . Poi clicchi su ogni singola pagina che desidera selezionare.
• Una volta selezionate le pagine appropriate, vada su File -> Nuovo -> Dalla selezione, oppure Command + Shift + N. Vedrà che questo crea un nuovo file PDF utilizzando le pagine che ha selezionato.

Un suggerimento fondamentale: tenere premuto il tasto Comando e fare clic sulle singole pagine è un modo rapido per copiare le parti di un documento che non è necessario personalizzare. Per esempio, supponiamo che voglia inviare a qualcuno una lettera di offerta, ma che debba inserire il contratto nel PDF in un secondo momento. Potrebbe aprire un PDF precedente che include solo la lettera di offerta e utilizzare File -> Nuovo -> Dalla selezione per copiare la lettera di offerta esistente in un nuovo PDF. Da lì, può utilizzare Nitro PDF Pro per Mac per modificare il PDF come meglio crede.

Non sarà sempre così semplice e lineare. Potrebbe essere necessario creare un nuovo PDF utilizzando solo la selezione di una pagina all'interno di un PDF esistente. Ecco come dovrebbe affrontarlo:

• Apra il suo documento PDF e si assicuri che tutto sia corretto.
• Vada alla parte della pagina che sa di voler inserire nel suo nuovo documento.
• Vada alla barra di modifica e scelga lo strumento Seleziona rettangolo .

• Posizioni il mouse, trascinando questo strumento sull'area che desidera inserire nel nuovo PDF. Questa è l'unica sezione che verrà inserita nel nuovo PDF.
• Ora si rechi nella posizione conosciuta: File -> Nuovo -> Dalla selezione. 

In questo modo, il programma creerà un nuovo file PDF dalla selezione scelta.

Nota: questo è l'ideale per la creazione di contratti, in quanto è possibile copiare clausole specifiche all'interno di un PDF che è necessario includere in un nuovo PDF. Tuttavia, assicurati di rivedere tutto ciò che fai nel nuovo documento. È fondamentale assicurarsi di non introdurre nuovi problemi di continuità copiando direttamente il testo.

Perché preoccuparsi di creare i propri file PDF in questo modo? Non è più facile aprire un documento Word e poi convertirlo in PDF? Dipende da ciò di cui ha bisogno. Consideri:

• Creare un nuovo PDF da contenuti esistenti è più facile. Se lavora direttamente in un editor PDF come Nitro PDF Pro per Mac, può modificare direttamente il PDF; non dovrà preoccuparsi di esportare in un nuovo tipo di file, modificare in un nuovo programma e poi esportare nuovamente in PDF. Questo diventa troppo complicato. Basta creare i suoi file PDF e partire alla grande. Ci sono già abbastanza distrazioni quando si lavora.
• Un nuovo PDF può ancora incorporare elementi di vecchi PDF. Non c'è motivo di reinventare la ruota ogni volta che crea un nuovo PDF. Questo richiederebbe troppo tempo e sforzi. Invece, copi le parti dei vecchi PDF che vuole ancora utilizzare, e poi le utilizzi per "seminare" il nuovo PDF. Questo ridurrà la quantità di lavoro necessario per produrre nuovi documenti. Garantirà inoltre la continuità tra i documenti, in quanto potrà far corrispondere correttamente la formulazione specifica.
• Si ottiene il controllo. Una volta preparato un file PDF all'interno di Nitro, avrà anche il controllo su quel PDF. Ora è suo e può inviarlo ad altre persone perché lo firmino. Può inviarlo a un team per collaborare. Può inviarlo per le annotazioni. Può inviarlo... beh, ha capito il senso. La creazione di un file PDF all'interno di Nitro PDF Pro per Mac le offre tutto ciò di cui ha bisogno per controllare, monitorare e modificare ciò che accade con i suoi PDF. Questo, a sua volta, renderà molto più facile la gestione dei PDF in futuro.

Utilizzato correttamente, Nitro può essere molto più di un software di firma elettronica. Può essere una scorciatoia per utilizzare un Mac per fare ogni genere di cose con i PDF, cose che prima potevano richiedere troppo tempo per essere apprese. Se vuole saperne di più, consideri provare Nitro PDF Pro per Mac gratuitamente .