Suggerimenti per personalizzare e utilizzare i contratti fotografici per eventi

Il successo della sua attività di fotografo richiede che lei si assicuri di avere una chiara comprensione di ogni incarico che accetta e che venga pagato per il suo lavoro. Può eliminare il rischio di non comprendere la portata di un lavoro e assicurarsi che i termini di pagamento siano chiari utilizzando un modello di contratto per la fotografia di eventi.

Ecco cosa tratteremo di seguito:

• Clausole del contratto di fotografia di eventi
• Avvertenze sull'estensione del lavoro
• Apportare modifiche ai contratti
• Risorse utili

Come per ogni contratto, ci sono parti standard che devono essere incluse. Quando utilizza un modello di contratto per la fotografia di eventi, vedrà incluse le seguenti clausole che consentono una completa personalizzazione con le informazioni che lei e il suo cliente concordate.

• Parti del contratto
• Dettagli dell'evento (data, luogo)
• Dettagli sull'orario (inizio e fine)
• Tipo di evento (occasione e formale/informale)
• Tema (se giustificato)
• Altre sedi (per le foto)
• Tasse (descrittive)
• Consultazione pre-evento (se utilizzata)
• Politica di cancellazione (con accordo di rimborso/deposito)
• Identificare "parti importanti" durante l'evento
• Tempo di programmazione (avvio e aggiunta al programma)
• Regole della sede (che il fotografo deve rispettare)
• Avviso di copyright
• Avviso di visualizzazione
• Rilascio del modello
• Limiti di responsabilità
• Clausola di cambiamento/modifica
• Risoluzione delle controversie
• Separabilità e rinuncia
• Giurisdizione
• Cedibilità dei diritti (successori/cessionari)

Queste sono le clausole tipiche che si dovrebbero includere in tutti i contratti di fotografia.

Una sfida che un fotografo spesso affronta è quella di vedersi chiedere di fare delle foto "improvvisate" ad un evento che non sono incluse nel contratto. Ci sono modi in cui questo può essere gestito, tra cui:

• Addendum al contratto - potrebbe utilizzare un addendum al contratto per avvisare il cliente prima di un evento dei componenti aggiuntivi che potrebbero essere resi disponibili durante l'evento a fronte di un compenso specifico. Il cliente verrebbe informato durante l'evento, se chiede un'aggiunta, che è coperta dall'addendum al contratto e deve accettare verbalmente l'aggiunta. Subito dopo la conclusione dell'evento, farebbe bene a chiedere al cliente di siglare gli articoli che ha autorizzato e di avvisarlo dei costi aggiuntivi. È necessario prendere accordi per il pagamento.
• Foglio di servizio separato - un'altra opzione possibile è quella di avere con sé un foglio di servizio aggiuntivo quando parte per partecipare ad un evento fotografico. Se il cliente richiede servizi aggiuntivi durante l'evento, questo foglio conterrà le specifiche e i costi associati ai servizi aggiuntivi.

L'ultima cosa che vuole fare come fotografo è aggiungere tempo ad un evento e non essere compensato per il tempo impiegato. Inoltre, non vuole ritrovarsi a scattare foto per un cliente che non facevano parte del contratto originale, senza aver ottenuto un accordo dal cliente sulla sua disponibilità a pagare i servizi aggiuntivi.

Spesso ci sono ragioni per cui è necessario modificare un contratto. Le regole della sede possono cambiare, i problemi legati al tempo possono rendere necessario un cambiamento, oppure la data dell'evento può essere posticipata. Si assicuri di avere un'area nel suo modello di contratto per la fotografia di eventi per delineare come possono essere gestiti questi tipi di cambiamenti e quali sono le scadenze per modificare le date.

I clienti spesso tendono a pensare che i fotografi indipendenti prenotino solo un evento al giorno. Tuttavia, se il loro evento è uno di più eventi programmati in un giorno, è importante che lei lo chiarisca in anticipo, in modo che siano consapevoli che la tempistica non può essere modificata per adattarsi ai cambiamenti del loro programma o della loro richiesta.

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Quando lei e il suo cliente avrete definito tutti i dettagli finali del contratto, dovrete finalizzare l'accordo per garantire che sia vincolante per entrambe le parti. Fortunatamente, questo non richiederà sempre la partecipazione a un secondo o terzo incontro faccia a faccia. Grazie alla tecnologia e alla legalità della firma elettronica, è più facile che mai utilizzare Nitro per finalizzare tutti i suoi contratti! Inizi la sua prova gratuita di Nitro oggi stesso.