Consigli per la redazione e l'utilizzo delle lettere di congedo

Come dipendente laborioso, lei è orgoglioso del suo impegno nel lavoro. A volte, però, alcune circostanze possono costringerla a fare un passo indietro. A seconda della politica di congedo del suo datore di lavoro, potrebbe essere in grado di prendersi un periodo di ferie, pur avendo la certezza che il suo lavoro la aspetterà al suo ritorno.

La redazione di una lettera di congedo è un passo fondamentale per richiedere un periodo di ferie. Questo documento formale spiega il motivo per cui ha bisogno di un congedo e delinea anche la durata del congedo - e quando si prevede che riprenderà il lavoro.

Per dare un'idea del processo, spesso confuso, di prendere un congedo, abbiamo sviluppato una guida che approfondisce i requisiti per la notifica ai datori di lavoro. Vi spieghiamo:

• Componenti essenziali di una lettera di congedo
• In che modo un modello di lettera di congedo può essere d'aiuto
• Migliori pratiche per l'utilizzo delle lettere di congedo

Ogni richiesta di congedo sarà un po' diversa, in base alla situazione specifica che richiede l'assenza. Detto questo, ogni lettera dovrebbe includere questi elementi essenziali:

• Il nome del supervisore. L'apertura della lettera di congedo deve evidenziare il nome della persona responsabile dell'approvazione del congedo. In genere, questo sarà incluso sia nella sezione di apertura (che fa riferimento anche al nome e all'indirizzo dell'organizzazione) sia nel saluto: "Egregio Signor/Signora ____."
• Un riassunto del piano di congedo. Questa sezione deve fornire una panoramica concisa del motivo per cui sta richiedendo il congedo e di come potrebbe essere l'assenza dal lavoro. Anche se questa spiegazione dovrebbe eliminare tutte le domande sulla necessità di un congedo, non dovrebbe superare alcune brevi frasi. 
• Le date proposte per il congedo. Quando è previsto l'inizio e la fine del congedo? Se possibile, includa date specifiche. 
• Un ringraziamento e una firma. La lettera dovrebbe concludersi con una dimostrazione di gratitudine per aver preso in considerazione la sua richiesta. Utilizzi il saluto di chiusura "sinceramente," seguito dalla sua firma. 

Le lettere di congedo più efficaci sono brevi e concise. Senza una guida, tuttavia, può essere facile condividere troppi dettagli o cadere in un linguaggio troppo disinvolto.

Un modello di lettera di congedo la terrà sotto controllo, assicurandosi di comunicare al suo datore di lavoro solo i dettagli più essenziali. Un modello è utile anche dal punto di vista della formattazione; se viene seguito attentamente, evita che la lettera appaia disordinata.

Il modo in cui procederà potrebbe avere un ruolo enorme nell'onorare i termini di un congedo richiesto - e nella facilità con cui sarà in grado di gestire il processo di rientro in seguito. Queste best practice dovrebbero aiutarla:

• Capire i suoi diritti legali. I datori di lavoro non sono obbligati a fornire permessi retribuiti, anche se molti scelgono di farlo nella speranza di attirare i migliori talenti. Molte aziende, tuttavia, sono tenute ad offrire un congedo non retribuito in determinate condizioni, come identificato nel Family and Medical Leave Act (FMLA). Esamini attentamente questi requisiti prima di richiedere un congedo.
• Prima parli con il suo datore di lavoro. La tempistica di presentazione della lettera di congedo è importante. Molti dipendenti scoprono di avere più successo se avvisano il datore di lavoro della loro intenzione di prendersi un periodo di ferie prima di inviare una lettera formale. La lettera serve come follow-up ufficiale per confermare tutto ciò che è stato discusso in precedenza di persona.

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